Справочники и Данные · 8 мин
Как завести самозанятого контрагента в 1С
Как создать карточку самозанятого контрагента в 1С: реквизиты, договор ГПХ, счета и акты, обмен чеками, типичные ошибки и проверка корректности учета.
Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход) в 1С оформляется как обычный контрагент, но с рядом особенностей: у него нет КПП, часто нет расчётного счёта в привычном виде, а главным подтверждающим документом является чек из приложения «Мой налог». Если завести такого контрагента неправильно, программа будет некорректно формировать платёжные поручения, книгу покупок и отчётность по НДФЛ.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) для работы с самозанятыми предусмотрены специальные настройки: вид контрагента «физическое лицо», признак «самозанятый», а также механизм обмена чеками с ФНС. Ниже разобран порядок создания карточки, заполнения реквизитов, оформления договора и типовые ошибки, которые приводят к вопросам налоговой.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 редакция 3.0, но логика действий аналогична и в других конфигурациях на платформе 8.3.
Проверка статуса самозанятого перед заведением карточки
Прежде чем создавать контрагента, убедитесь, что исполнитель действительно применяет режим НПД. Статус проверяется по ИНН на сайте ФНС или через сервис проверки контрагентов, встроенный в 1С (при подключённом сервисе 1С:Контрагент). Проверку нужно выполнять не только при заключении договора, но и на дату каждой оплаты.
Если на момент оплаты человек утратил статус самозанятого, заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить страховые взносы как по обычному договору ГПХ. Это самая частая причина доначислений при проверках, поэтому дату проверки статуса стоит фиксировать (скриншотом или отчётом сервиса).
Дополнительно сверьте, что исполнитель не был вашим сотрудником в течение последних двух лет — в этом случае выплаты ему не могут облагаться НПД, и оформлять его как самозанятого нельзя.
Создание карточки контрагента
Откройте раздел Справочники → Контрагенты и нажмите «Создать». В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо» — это принципиально: самозанятый не является ни юридическим лицом, ни ИП (даже если у него есть статус ИП на НПД, обычно его заводят по факту применяемого режима).
Заполните основные поля:
- ФИО — строго как в паспорте и как в справке о постановке на учёт НПД;
- ИНН — обязательное поле, по нему выполняется проверка статуса и обмен чеками;
- поле КПП остаётся пустым — у физических лиц его нет;
- адрес и телефон — по данным договора.
После ввода ИНН программа при подключённом сервисе проверки автоматически подтянет данные и может предложить установить признак самозанятого. Если автозаполнение недоступно, отметьте признак вручную — в карточке контрагента или в настройках договора есть соответствующий флажок (в разных релизах он называется «Самозанятый» или «Плательщик НПД»).
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС или через 1С
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо»
- 3Введите ФИО и ИНН, оставьте КПП пустым
- 4Установите признак «Самозанятый» в карточке или договоре
- 5Создайте договор ГПХ с типом «С физическим лицом»
- 6Проверьте, что в документах не начисляются НДФЛ и взносы
Настройка договора с самозанятым
В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и создайте новый. Вид договора — «С поставщиком» или «Прочее» в зависимости от характера работ. В поле «Тип договора» / «Вид взаиморасчётов» укажите, что это договор с физическим лицом — от этого зависит, попадут ли выплаты в учёт по НДФЛ и взносам.
Ключевой момент: при корректно установленном признаке самозанятого программа исключает выплаты по этому договору из регистров учёта НДФЛ и страховых взносов. Если признак не установлен, 1С при проведении документа «Начисление» или выплаты может потребовать оформить договор ГПХ в кадровом учёте с начислением налогов.
В тексте самого договора (бумажного) обязательно зафиксируйте, что исполнитель является плательщиком НПД, прилагает справку о постановке на учёт и обязуется предоставлять чек по каждой оплате. Это защищает заказчика при спорах с налоговой.
Регистрация поступления услуг и счетов
Поступление работ или услуг от самозанятого оформляется стандартным документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В документе выбирается созданный контрагент и договор, указывается сумма и счёт затрат (например, 26, 44 или 20 в зависимости от характера услуг).
НДС в документе не выделяется — самозанятые не являются плательщиками НДС. В поле ставки НДС выберите «Без НДС», иначе программа сформирует запись в книге покупок, которую придётся сторнировать.
Счёт-фактуру от самозанятого не регистрируют: он не обязан его выставлять. Основанием для расхода служат акт (если вы его формируете) и чек НПД. Проверьте, что в проводках документа нет счёта 19 и нет записей по НДФЛ за контрагента.
Оплата и получение чека из «Мой налог»
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Самозанятые чаще всего получают деньги на карту физического лица — в этом случае в платёжном поручении указываются его карточные реквизиты, а в назначении платежа рекомендуется писать «Оплата по договору №… от …, НДС не облагается».
Чек самозанятый обязан сформировать в приложении «Мой налог» в момент получения оплаты и передать вам. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии доступен прямой обмен с ФНС: чек можно получить и прикрепить к документу оплаты через сервис взаимодействия с «Мой налог», не запрашивая файл у исполнителя.
Если чек прислали в PDF или ссылкой, сохраните его в присоединённых файлах документа оплаты. Чек должен содержать наименование вашей организации и ИНН — чек, выписанный «на физлицо», не подтверждает расход организации.
Проверка корректности учёта
После проведения всех документов откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 или 76 с отбором по контрагенту: задолженность должна закрываться оплатой, без «висящих» остатков. Затем сформируйте отчёт по НДФЛ и убедитесь, что выплаты самозанятому туда не попали.
Дополнительно проверьте книгу покупок: записей по этому контрагенту быть не должно. Если запись появилась — почти наверняка в документе поступления указана ставка НДС вместо «Без НДС».
Как проверить результат
Вид «Физическое лицо», заполнен ИНН, стоит признак самозанятого
Вид «Юридическое лицо» или «ИП», пустой ИНН
Ставка «Без НДС», нет проводок по счёту 19
Выделен НДС, есть запись в книге покупок
Не попадает в отчёты по НДФЛ и взносам
Сумма появилась в регистре учёта НДФЛ
В чеке указаны наименование и ИНН вашей организации
Чек выписан на физлицо или отсутствует
Что важно запомнить
Самозанятый заводится как физическое лицо с ИНН и признаком НПД, договор оформляется как ГПХ без налогов, каждая оплата закрывается чеком с реквизитами вашей организации, а статус исполнителя проверяется на дату каждой выплаты.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли завести самозанятого без ИНН?
Технически карточку создать можно, но без ИНН невозможно проверить статус НПД, получить чек через обмен с ФНС и корректно заполнить платёжное поручение. ИНН у самозанятого запрашивайте обязательно — он указан в справке о постановке на учёт.
Чем самозанятый отличается в 1С от обычного физлица по договору ГПХ?
Обычное физлицо по ГПХ облагается НДФЛ и взносами — выплаты проходят через кадрово-расчётные документы. Самозанятый платит налог сам через «Мой налог», поэтому его выплаты исключаются из учёта НДФЛ и взносов, а подтверждением расхода служит чек НПД.
Нужно ли подавать на самозанятого отчётность в ФНС?
Нет. На выплаты самозанятым заказчик не сдаёт 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения — налоговый агент отсутствует. Ответственность за уплату налога несёт сам исполнитель.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек повторно — это его обязанность по закону о НПД. При подключённом обмене с «Мой налог» чек можно получить напрямую из ФНС. Если чек так и не предоставлен, расход рискованно принимать в налоговом учёте: остаётся только акт и платёжный документ.
Может ли самозанятый одновременно быть сотрудником организации?
Трудиться по трудовому договору и одновременно иметь статус НПД человек может, но получать оплату за услуги от своего же работодателя как самозанятый — нет, если трудовые отношения были в последние два года. Такие выплаты облагаются НДФЛ и взносами.
Как оформить возврат оплаты самозанятому?
Возврат денег оформляется документом поступления на расчётный счёт с видом операции «Возврат от поставщика». Самозанятый при этом аннулирует чек в «Мой налог» — попросите подтверждение аннулирования и приложите его к документу возврата.