Справочники и Данные · 11 мин
Как в 1С занести физическое лицо: пошаговая инструкция
Как в 1С занести физическое лицо в справочник: заполнение ФИО, ИНН, паспортных данных, адресов и связь с сотрудниками и контрагентами. Пошаговая инструкция.
Справочник «Физические лица» — базовый элемент почти любой конфигурации 1С: «Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой». В нём хранятся персональные данные людей, которые затем привязываются к сотрудникам, контрагентам, подотчётным лицам и документам. Без карточки физлица нельзя оформить приём на работу, начислить зарплату или указать подписанта в печатной форме.
Типичная ошибка начинающих пользователей — создавать физическое лицо как контрагента или, наоборот, пытаться вести кадровый учёт без справочника физлиц. В результате появляются дубли, разрывы в отчётах и проблемы при выгрузке данных в налоговую. Правильный подход: сначала создаётся карточка физического лица, а уже на её основе — сотрудник или контрагент с типом «Физическое лицо».
Ниже разобрано, где находится справочник в разных конфигурациях, какие поля обязательны, как избежать дублей и что проверить после сохранения карточки.
Где находится справочник «Физические лица» в разных конфигурациях
Путь к справочнику зависит от конфигурации, но логика одинаковая: физические лица относятся к нормативно-справочной информации. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники» — при создании сотрудника программа предложит создать или выбрать физическое лицо. Также справочник доступен через «Настройка» → «Физические лица» или через поиск в верхней строке.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 справочник находится в разделе «Справочники» → «Физические лица». В «Управлении нашей фирмой» — в разделе «Компания» или «Настройки» → «Физические лица». Если пункт не виден, воспользуйтесь полнотекстовым поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу и введите «Физические лица».
В файловых базах с ограниченными правами доступа справочник может быть скрыт. Если вы не видите раздел, проверьте права пользователя: нужна роль, разрешающая чтение и добавление персональных данных. Обычно это права кадровика, расчётчика или полные права.
Как создать новое физическое лицо: пошагово
Откройте справочник «Физические лица» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой карточки. Порядок заполнения в типовых конфигурациях примерно одинаковый, отличаются только названия закладок.
- 1Откройте справочник «Физические лица» и нажмите «Создать»
- 2Введите ФИО полностью в поле «Фамилия, имя, отчество» — программа сама разобьёт его на части
- 3Укажите пол и дату рождения, если они требуются для кадрового учёта
- 4Заполните ИНН и СНИЛС по документам сотрудника
- 5Добавьте документ, удостоверяющий личность: вид, серию, номер, кем и когда выдан
- 6Запишите карточку кнопкой «Записать и закрыть» и проверьте отсутствие дублей
Поле ФИО — ключевое. Вводите данные так, как они указаны в паспорте, без сокращений. Программа автоматически разделит строку на фамилию, имя и отчество; если разбиение неверное (например, двойная фамилия), откройте расширенную форму ФИО по ссылке рядом с полем и исправьте вручную.
После записи карточки программа может предложить сразу создать сотрудника или контрагента на основании физлица. Соглашайтесь, если это ваш сценарий, — так данные не придётся вводить повторно.
Какие данные заполнять: обязательные и дополнительные поля
Строго обязательное поле в большинстве конфигураций — только ФИО. Однако для кадрового учёта, расчёта зарплаты и отчётности в ИФНС и фонды потребуется полный набор персональных данных. Заполняйте карточку сразу по документам, иначе позже придётся возвращаться и исправлять уже проведённые кадровые документы.
| Поле | Обязательность | Для чего используется |
|---|---|---|
| ФИО | Обязательно | Идентификация, печатные формы, отчётность |
| Дата рождения | Для кадрового учёта | Возрастные льготы, отчёты, воинский учёт |
| ИНН | Для отчётности | 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, сведения в ИФНС |
| СНИЛС | Для отчётности | СЗВ, персонифицированный учёт |
| Документ, удостоверяющий личность | Для кадрового учёта | Приём на работу, кассовые документы |
| Адреса (регистрация, фактический) | Рекомендуется | Уведомления, отчётность, воинский учёт |
| Телефон, e-mail | По необходимости | Контактная информация, рассылки |
Документ, удостоверяющий личность, вводится через отдельную форму: укажите вид документа (паспорт гражданина РФ, вид на жительство и т.д.), серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Эти данные попадают в кадровые приказы и расходные кассовые ордера, поэтому ошибки в серии или номере приведут к замечаниям при проверках.
История изменений ФИО и документов ведётся автоматически: если человек сменил фамилию, не редактируйте старое значение «в лоб», а добавьте новую запись с датой изменения. Тогда документы, оформленные до смены фамилии, сохранят корректные данные.
Как избежать дублей физических лиц
Дубли физлиц — одна из самых частых проблем в базах 1С. Они возникают, когда один и тот же человек вводится повторно с опечаткой в фамилии, другим написанием отчества или при приёме на работу повторно после увольнения. Следствия: раздвоение стажа, ошибки в персонифицированной отчётности, невозможность корректно собрать данные по ИНН.
Перед созданием новой карточки выполните поиск по справочнику: введите фамилию в строку поиска списка. Если человек уже работал в организации, его карточка почти наверняка существует — достаточно создать нового сотрудника на существующее физлицо.
Если дубли уже завелись, используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит совпадения по ФИО и реквизитам и позволяет объединить карточки с автоматической заменой ссылок во всех документах. Перед объединением сделайте резервную копию базы.
Связь физического лица с сотрудниками и контрагентами
Карточка физлица сама по себе не порождает ни трудовых отношений, ни расчётов. Чтобы человек появился в штатном расписании и расчётах, создайте на его основе сотрудника: в карточке физлица нажмите «Оформить» → «Приём на работу» или создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники», указав ссылку на физлицо.
Если физическое лицо выступает контрагентом (например, подрядчик по договору ГПХ или самозанятый), создайте контрагента с видом «Физическое лицо» и свяжите его с карточкой физлица. В 1С:Бухгалтерии это делается в карточке контрагента через поле выбора физического лица. Такая связь позволяет программе корректно формировать отчётность по НДФЛ и страховым взносам по договорам ГПХ.
Как выбрать действие
Особенности для отдельных сценариев
Иностранный гражданин
Для иностранца в поле документа выберите соответствующий вид: паспорт иностранного гражданина, разрешение на работу, патент или вид на жительство. ИНН у иностранца может отсутствовать — это допустимо, но СНИЛС для работающих по трудовому договору обязателен. Гражданство указывается в отдельном поле карточки и влияет на миграционный учёт.
Физлицо в 1С:Бухгалтерии без кадрового учёта
Если зарплата ведётся во внешней программе, а в бухгалтерии нужны только выплаты, достаточно минимальной карточки: ФИО, при наличии — ИНН. Полный набор документов можно не вводить, но при выгрузке 2-НДФЛ или 6-НДФЛ из этой базы данные всё равно потребуются — учтите это заранее.
Удобно завести внутреннее правило: карточку физлица всегда создаёт и заполняет один ответственный сотрудник (кадровик), а бухгалтеры и менеджеры только выбирают готовые карточки. Это резко снижает количество дублей и ошибок в персональных данных.
Проверка результата и типичные ошибки
После записи карточки откройте её повторно и проверьте ключевые поля. Затем убедитесь, что физлицо корректно подтягивается в документы: создайте черновик кадрового приказа или РКО и посмотрите, какие данные подставились автоматически.
Как проверить результат
Совпадает с паспортом, разбито на фамилию, имя, отчество
ФИО одной строкой в поле фамилии или с опечаткой
Введены, проходят контрольную проверку программы
Программа подсвечивает поле как ошибочное
По фамилии находится одна карточка
Несколько похожих карточек одного человека
В приказ и РКО подтягиваются ФИО и реквизиты паспорта
Поля документа пустые или с устаревшими данными
Если ошибка обнаружилась в данных, которые уже попали в проведённые документы, исправляйте карточку физлица, а затем перепроведите затронутые документы. Персональные данные в типовых документах подтягиваются из карточки при перепроведении, поэтому ручная правка каждого документа обычно не требуется.
Что важно запомнить
Физическое лицо создаётся один раз в справочнике «Физические лица», а сотрудники и контрагенты лишь ссылаются на него. Заполняйте карточку по документам, проверяйте дубли до сохранения, а изменения ФИО и паспорта оформляйте через историю, а не перезаписью.
Частые вопросы о занесении физических лиц в 1С
Можно ли занести физическое лицо, не создавая сотрудника?
Да. Справочник «Физические лица» независим: карточку можно создать и сохранить без приёма на работу. Сотрудник понадобится только когда человек начнёт фигурировать в кадровых и расчётных документах. Для контрагентов-физлиц и подписантов карточки физлица достаточно.
Что делать, если у человека нет ИНН?
Оставьте поле пустым — это не блокирует запись карточки. Однако для сдачи отчётности по НДФЛ ИНН желателен, а в некоторых формах его отсутствие потребует указания полных паспортных данных и адреса. Попросите сотрудника оформить ИНН и внесите его позже — история изменений сохранится.
Как изменить фамилию сотрудника после замужества?
Откройте карточку физлица, перейдите по ссылке истории изменения ФИО и добавьте новую запись с датой, с которой действует новая фамилия. Аналогично добавьте новый паспорт в историю документов. Документы, проведённые до этой даты, сохранят прежние данные, новые будут формироваться уже с новой фамилией.
Почему программа не даёт сохранить карточку физлица?
Чаще всего не заполнено обязательное поле ФИО или программа обнаружила похожую карточку и требует подтверждения. Реже причина — некорректный формат ИНН или СНИЛС: проверьте количество цифр (ИНН физлица — 12, СНИЛС — 11) и контрольные суммы, которые программа рассчитывает автоматически.
Как удалить ошибочно созданное физическое лицо?
Если на карточку нет ссылок из документов, пометьте её на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если ссылки есть, прямое удаление невозможно — используйте обработку «Поиск и удаление дублей», чтобы объединить карточку с правильной, либо оставьте пометку удаления: помеченные объекты не мешают отчётности.
Нужно ли заносить физлицо отдельно в каждой базе, если баз несколько?
Да, если базы не связаны обменом. При типовой синхронизации между ЗУП и Бухгалтерией физические лица переносятся автоматически вместе с сотрудниками и документами. Настройте синхронизацию через раздел «Администрирование» → «Синхронизация данных», чтобы не вводить карточки вручную дважды.