Как забить товар в 1С: подробная инструкция по работе с номенклатурой

Фраза «забить товар в 1С» на практике означает создание карточки номенклатуры — базовой единицы учёта товара, услуги или материала. Без корректно заполненной карточки невозможно оформить поступление, продажу, перемещение на склад или выставить счёт покупателю. От качества заполнения справочника зависят правильность себестоимости, остатков, отчётов и печатных форм.

Инструкция ниже ориентирована на типовые конфигурации: «1С:Управление торговлей 11», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Управление нашей фирмой». В этих решениях справочник называется «Номенклатура», а интерфейс построен на общих принципах. В «1С:Бухгалтерии» логика похожа, но набор реквизитов проще. Конкретные названия разделов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации и настроек прав пользователя.

Перед массовым вводом товаров стоит потратить время на подготовку: определить виды номенклатуры, единицы измерения, структуру групп и правила наименования. Это избавит от дублей, путаницы в отчётах и переделки справочника на сотнях позиций.

Что подготовить перед созданием карточки товара

Номенклатура в 1С — это не просто название товара. Карточка связывает между собой единицы измерения, ставки НДС, группы учёта, характеристики (размеры, цвета), серии и упаковки. Если эти настройки не продуманы заранее, документы будут заполняться с ошибками, а отчёты — показывать неверные данные.

Минимальный набор информации, который нужно собрать до начала работы: точное наименование товара по прайсу поставщика, артикул, единица измерения (штука, килограмм, метр, упаковка), ставка НДС, штрихкод при наличии и принадлежность к товарной группе. Для товаров с вариациями — перечень характеристик: размеров, цветов, объёмов.

Также проверьте права доступа. Пользователь должен иметь право добавления и изменения элементов справочника «Номенклатура». Если кнопка «Создать» неактивна или справочник не отображается в меню, обратитесь к администратору 1С — самостоятельно менять роли в рабочей базе небезопасно.

Где находится справочник номенклатуры

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» путь выглядит так: раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В «1С:Управление нашей фирмой» — раздел «Товары и услуги» → «Номенклатура». В «1С:Бухгалтерии 8» — «Справочники» → «Номенклатура».

Список номенклатуры обычно выстроен иерархически: позиции распределены по группам (папкам). Группы не влияют на учёт напрямую, но упрощают поиск и позволяют строить отчёты по категориям. Создайте структуру групп до ввода товаров — например, по направлениям каталога или по поставщикам.

Быстрый способ найти нужную функцию — строка поиска в правом верхнем углу окна программы (в конфигурациях на управляемых формах). Введите слово «номенклатура», и система покажет ссылку на справочник и связанные документы.

Пошаговое создание карточки товара

Основной сценарий — ручное создание одной позиции. Он подходит, когда товаров немного или нужно завести единичную новинку.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (например, «Товар» или «Услуга»)
3. 3
   Заполните наименование и рабочее наименование для документов
4. 4
   Укажите единицу измерения, артикул, ставку НДС
5. 5
   При необходимости добавьте штрихкод, характеристики и упаковки
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Поле «Вид номенклатуры» определяет поведение карточки: будет ли позиция храниться на складе, вестись ли учёт по характеристикам и сериям, какие счета учёта подставляются в документы. Типовые виды уже преднастроены в конфигурации: «Товар», «Услуга», «Работа», «Материал». Если стандартного вида не хватает, его можно создать в разделе настроек НСИ, но делать это стоит осознанно — вид номенклатуры влияет на проводки и отчёты.

Наименование заполняется в двух полях: «Наименование» (краткое, для списков) и «Рабочее наименование» или «Наименование для печати» (полное, выводится в счетах, накладных и УПД). Следите, чтобы печатное наименование совпадало с тем, как товар указан в документах поставщика, — это упрощает сверку и снижает вопросы при проверках.

Единица измерения выбирается из классификатора ОКЕИ. Если товар продаётся коробками, а учитывается в штуках, создайте упаковку с коэффициентом пересчёта — тогда в документах можно будет указывать и коробки, и штуки с автоматическим пересчётом количества.

Характеристики, серии и штрихкоды

Характеристики нужны, когда один товар существует в нескольких вариантах: футболка разных размеров, краска разных цветов, кабель разной длины. Вместо десяти отдельных карточек создаётся одна номенклатура с включённым учётом по характеристикам. Остатки, цены и продажи тогда ведутся по каждому варианту отдельно, а отчёты можно смотреть и в разрезе характеристик, и сводно по товару.

Учёт по характеристикам включается в виде номенклатуры или непосредственно в карточке — в зависимости от настроек конфигурации. Важно: если по позиции уже есть движения (поступления, продажи), включить или отключить характеристики без корректировки документов не получится. Поэтому решение принимайте до первого оприходования товара.

Серии применяются для товаров со сроками годности, партийного учёта или гарантийных обязательств — продукты, косметика, лекарства, техника. Штрихкоды вводятся в табличной части карточки или через сканер: курсор ставится в поле штрихкода, сканер считывает код, программа сохраняет его за позицией. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок.

Массовая загрузка товаров из файла

Когда позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная обработка «Загрузка данных из файла» (обычно доступна прямо из списка номенклатуры по кнопке «Ещё» или из раздела «НСИ и администрирование»). Она принимает файлы Excel или CSV с колонками: наименование, артикул, единица измерения, штрихкод, цена и т.д.

Порядок работы: подготовьте файл, где каждая строка — один товар, а колонки имеют понятные заголовки. Откройте обработку, выберите файл, сопоставьте колонки реквизитам справочника, запустите проверку сопоставления. Программа покажет, какие строки распознаны, а какие содержат ошибки — например, отсутствующую единицу измерения. Только после проверки выполняйте загрузку.

Прайсы поставщиков часто содержат лишние пробелы, объединённые ячейки и несколько листов. Очистите файл заранее: одна таблица, один лист, без формул и итоговых строк. Для регулярной загрузки прайсов в торговых конфигурациях предусмотрены отдельные механизмы регистрации цен поставщиков — они не дублируют номенклатуру, а привязывают цены к уже существующим позициям.

Как проверить, что товар заведён правильно

После создания карточки выполните контрольную проверку, прежде чем оформлять документы. Откройте тестовое поступление или заказ поставщику, подберите новую позицию и убедитесь, что подставляются верные единица измерения, ставка НДС и цена. Документ можно не проводить — достаточно посмотреть заполнение.

Для складского товара проверьте видимость в отчёте «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах»: позиция должна отбираться в отчёт (даже с нулевым остатком — через настройку отбора). Если товара нет в списке доступных для подбора в документе поступления, чаще всего причина в виде номенклатуры «Услуга» или в отборе по группе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подбор в документ поступления

Норма

Позиция находится поиском, подставляются единица измерения и НДС

Тревожный признак

Товар не находится или поля пустые — проверьте вид номенклатуры

Отображение в складских отчётах

Норма

Позиция отбирается в ведомости по товарам

Тревожный признак

Позиция отсутствует — вероятно, выбран вид «Услуга»

Сканирование штрихкода

Норма

По штрихкоду находится нужная карточка и характеристика

Тревожный признак

Срабатывает другая позиция или ничего не находится — штрихкод не записан или продублирован

Частые вопросы

Можно ли изменить карточку товара после того, как по ней прошли продажи?

Текстовые поля (наименование, описание) и штрихкоды менять можно свободно. Ключевые настройки — вид номенклатуры, единицу измерения, признак учёта по характеристикам — менять нельзя или крайне нежелательно: это исказит остатки и себестоимость. Правильный путь — создать новую карточку, а старую пометить как неиспользуемую.

Чем номенклатура отличается от вида номенклатуры?

Вид номенклатуры — это шаблон настроек: тип позиции (товар, услуга), правила учёта по характеристикам и сериям. Номенклатура — конкретная позиция, созданная по этому шаблону. Один вид объединяет множество карточек с одинаковым поведением в учёте.

Как завести товар, который продаётся в разных упаковках?

Создайте одну карточку с базовой единицей измерения (например, штука), затем на закладке упаковок добавьте «Коробка» с коэффициентом (сколько штук внутри). В документах можно будет выбирать нужную упаковку, а программа автоматически пересчитает количество в базовых единицах.

Что делать, если в справочнике обнаружились дубли товара?

Дубли нельзя просто удалить, если по ним есть документы. Используйте типовую обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «НСИ и администрирование»): она заменит все ссылки на дубли ссылкой на основную карточку, после чего лишние элементы можно пометить на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию.

Обязательно ли заполнять штрихкод?

Нет, это необязательный реквизит. Он нужен, если используется сканер штрихкодов на кассе, складе или при инвентаризации. Если торговое оборудование не применяется, карточка полноценно работает и без штрихкода.

Можно ли загрузить товары сразу с ценами?

Да, но цены хранятся отдельно от карточки — в регистре цен. Сначала загружается номенклатура, затем цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (его тоже можно заполнить из файла). Загружать цены «внутрь» карточки типовыми средствами не требуется.