Как в 1С внести товар в базу: пошаговое руководство

Чтобы продавать, перемещать и инвентаризировать товар в 1С, его сначала нужно внести в базу: создать карточку номенклатуры, заполнить обязательные реквизиты и, при необходимости, оприходовать остатки на склад. В типовых конфигурациях — «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP», «Розница» — логика одинаковая: справочник «Номенклатура» хранит описание товара, а количество и стоимость появляются только через складские документы.

Ошибка на этапе ввода товара оборачивается проблемами позже: дубли карточек ломают отчёты по остаткам, неверная ставка НДС искажает декларации, а неправильно выбранный тип номенклатуры не даёт оформить документы. Поэтому вносить товар стоит по понятному порядку действий, а не «как получится».

Ниже разобраны ручное создание карточки, заполнение ключевых полей, оприходование остатков, массовая загрузка из Excel, а также проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8.3.

Что подготовить перед внесением товара

Прежде чем создавать карточку, соберите минимальный набор данных: точное наименование товара, артикул или код поставщика, единицу измерения, ставку НДС, штрихкод (если используется сканер) и закупочную цену. Если товар подлежит маркировке или относится к алкогольной продукции, понадобятся дополнительные сведения — коды ТН ВЭД, признаки маркировки, данные по ЕГАИС.

Проверьте свои права: пользователю нужна роль, позволяющая добавлять элементы в справочник «Номенклатура» и проводить складские документы. В разделённых по ролям базах кладовщик может не иметь права создавать номенклатуру — тогда карточки заводит менеджер или администратор.

Создание карточки товара вручную

Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в «Управлении торговлей» — «Нормативно-справочная информация»), найдите справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать». В зависимости от настроек программа предложит выбрать вид номенклатуры — например, «Товар», «Услуга» или «Набор». Для складского товара выбирайте тип «Товар», иначе документы отгрузки и оприходования будут вести себя некорректно.

Заполните поля карточки и нажмите «Записать и закрыть». Если товары однотипные, удобно создавать новые карточки копированием существующей (кнопка «Скопировать» или F9) — так не придётся заново выбирать вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры с типом «Товар»
3. 3
   Заполните наименование, артикул, единицу измерения и ставку НДС
4. 4
   Добавьте штрихкод, если используется сканер
5. 5
   Запишите карточку и проверьте её в списке

Какие поля обязательны, а какие можно заполнить позже

Обязательный минимум — наименование, вид номенклатуры и единица измерения. Ставка НДС, артикул, производитель, штрихкод и описание заполняются по необходимости, но ставку НДС лучше указать сразу: она подставляется в документы продажи, и пустое значение приведёт к ручным правкам в каждом чеке и накладной.

Внесение остатков: оприходование товара на склад

Созданная карточка — это только описание товара. Чтобы программа видела количество на складе, оформите документ. При старте работы в новой базе используется «Ввод начальных остатков» (в «Управлении торговлей» — раздел «НСИ и администрирование» → «Начальное заполнение»). В работающей базе для разового поступления без поставщика подходит документ «Оприходование товаров» (раздел «Склад»).

В документе укажите склад, добавьте строки с товарами, количеством и учётной ценой, затем проведите документ. После проведения товар появится в отчётах по остаткам. Если цена неизвестна, оприходование по нулевой стоимости исказит себестоимость — укажите хотя бы ориентировочную закупочную цену.

Массовая загрузка товаров из Excel

Если товаров десятки или сотни позиций, вносить их по одному нерационально. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «НСИ и администрирование» → «Загрузка данных из файла» или через «Администрирование»). Она позволяет вставить скопированный из Excel диапазон и сопоставить колонки с реквизитами номенклатуры.

Подготовьте файл заранее: одна строка — один товар, колонки без объединённых ячеек и промежуточных итогов. Минимальный набор колонок — наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС. Перед загрузкой в рабочую базу потренируйтесь на копии или загрузите пробную партию из 5–10 строк и проверьте результат.

Учёт особенностей: штрихкоды, маркировка, комплекты

Для работы со сканером штрихкоды вносятся в карточке товара на вкладке «Штрихкоды» либо загружаются из файла вместе с номенклатурой. Один товар может иметь несколько штрихкодов — например, для разных упаковок. Если товар маркируемый («Честный знак»), в карточке нужно включить соответствующий признак и указать код ТН ВЭД — без этого обмен с системой маркировки будет выдавать ошибки.

Наборы и комплекты заводятся отдельным видом номенклатуры: карточка набора сама не хранится на складе, а при продаже списывает входящие в неё товары. Не путайте набор с обычным товаром — иначе остатки комплектующих не будут уменьшаться.

Проверка результата после внесения

После создания карточек и оприходования убедитесь, что всё встало корректно. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и сверьте количество и сумму с ожидаемыми. Затем создайте пробный документ продажи или перемещения и проверьте, что товар подбирается, цена и ставка НДС подставляются автоматически.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в справочнике

Норма

Товар открывается, заполнены единица измерения и ставка НДС

Тревожный признак

Карточка не записывается или поля пустые

Остаток на складе

Норма

Отчёт показывает количество и сумму после оприходования

Тревожный признак

Остаток нулевой или удвоенный

Подбор в документах

Норма

Товар находится поиском, цена и НДС подставляются

Тревожный признак

Товар не находится или НДС приходится вводить вручную

Частые вопросы

Можно ли внести товар без указания цены?

Да, карточка номенклатуры вообще не хранит цену — цены задаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры», а себестоимость формируется документами поступления и оприходования. Без установленной цены продажи товар будет подставляться в документы с нулевой ценой, поэтому цены стоит задать до начала торговли.

Что делать, если товар завели дважды с разными наименованиями?

Используйте обработку поиска и удаления дублей (в типовых конфигурациях — раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей»). Она заменит один из дублей во всех документах и пометит его на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы.

Как внести товар, если база только создана и в ней ничего нет?

Начните с настройки: создайте организацию, склад и виды номенклатуры, затем заведите карточки товаров и введите начальные остатки через «Начальное заполнение» или «Помощник ввода начальных остатков». Оприходование в пустой базе тоже работает, но стартовые остатки корректнее вводить специальным инструментом.

Можно ли загрузить товары из прайса поставщика?

Да, если прайс можно привести к табличному виду в Excel или CSV. Скопируйте данные в обработку загрузки, сопоставьте колонки реквизитам и загрузите. Артикулы и коды поставщика сохранятся в карточках, что упростит последующие заказы.

Почему товар есть в справочнике, но не виден при продаже?

Чаще всего причины две: на складе нет остатка (товар не оприходован) либо в настройках документа включён отбор по виду номенклатуры или складу, к которому товар не относится. Проверьте отчёт по остаткам и параметры подбора в документе.