Как добавить номенклатуру в 1С Бухгалтерия

Номенклатура — один из базовых справочников в 1С Бухгалтерия: без него нельзя оформить поступление товаров, счет на оплату, акт выполненных работ или накладную. Ошибки при создании карточек приводят к неверным счетам учета, лишним позициям-дублям и проблемам при формировании отчетности, поэтому добавлять позиции стоит осознанно, а не «как получилось».

Способ добавления зависит от задачи. Одну-две позиции быстрее создать вручную через справочник или прямо из документа. Если нужно завести десятки или сотни товаров, рациональнее использовать загрузку из табличного файла (Excel). Ниже разобраны все рабочие сценарии для конфигурации «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0».

Что нужно подготовить перед созданием номенклатуры

Перед созданием первой карточки проверьте настройки функциональности программы. Перейдите в «Главное» → «Функциональность» и убедитесь, что на закладке «Торговля» включены нужные опции: «Товары», «Услуги», «Комплектация», «Возвратная тара» — в зависимости от того, с чем работает организация. Если опция отключена, соответствующие виды номенклатуры будут недоступны.

Также заранее продумайте структуру групп (папок) справочника. Например: «Материалы», «Товары для перепродажи», «Услуги», «Оборудование». Группы не влияют на учет напрямую, но упрощают поиск позиций и настройку счетов учета по группам номенклатуры. Менять структуру после того, как заведены тысячи позиций, трудоемко.

Как создать номенклатуру через справочник вручную

Основной путь: откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура». Если нужно, сначала создайте группу кнопкой «Создать группу», затем зайдите в нее и нажмите «Создать». Откроется форма новой карточки.

Заполните поля карточки:

• Вид номенклатуры — ключевое поле. Выберите «Товары», «Материалы», «Услуги», «Оборудование» и т.д. От вида зависят счета учета (10, 41, 20 и другие).
• Наименование — краткое название для списков. Поле «Полное наименование» заполняется автоматически и используется в печатных формах — при необходимости отредактируйте его так, как позиция должна выглядеть в документах.
• Единица измерения — выбирается из классификатора ОКЕИ (штуки, кг, м и т.д.).
• Артикул — внутренний код поставщика или свой, необязательное поле.
• Ставка НДС — задается в карточке или подставляется из документа.
• Номенклатурная группа — актуально для услуг и производства, влияет на аналитику счетов 20 и 90.

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Проверить результат просто: создайте тестовый документ «Поступление (акты, накладные)», добавьте новую позицию и убедитесь, что счета учета в табличной части подставились ожидаемые.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Номенклатура»
2. 2
   При необходимости создайте группу кнопкой «Создать группу»
3. 3
   Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры
4. 4
   Заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть»
6. 6
   Проверьте подстановку счетов учета в тестовом документе

Как добавить позицию прямо из документа

На практике номенклатуру чаще всего заводят «на лету» — при вводе поступления или реализации. В табличной части документа нажмите «Добавить», в поле «Номенклатура» начните вводить название. Если такой позиции нет, программа предложит создать новую — откроется упрощенная форма карточки.

Этот способ быстрее, но у него есть ограничение: легко не заметить, что вид номенклатуры выбран неверно, и позиция попадет не на тот счет. Поэтому после массового ввода документов полезно открыть справочник и проверить новые карточки — особенно вид номенклатуры и единицу измерения.

Также из документа поступления есть полезный прием: если поставщик прислал электронный документ (УПД через ЭДО), номенклатура может создаться автоматически при загрузке документа — программа предложит сопоставить позиции поставщика с вашим справочником.

Как загрузить номенклатуру из Excel массово

Когда нужно завести большой прайс, используйте встроенную обработку загрузки. Откройте справочник «Номенклатура», нажмите кнопку «Загрузить» (или «Ещё» → «Загрузить данные из файла», в зависимости от версии). Откроется помощник загрузки.

Порядок работы с помощником:

1. Скопируйте данные из Excel (столбцы: наименование, артикул, цена и т.д.) и вставьте в таблицу помощника, либо откройте файл напрямую.
2. Сопоставьте столбцы файла с полями справочника: укажите, какой столбец — наименование, какой — артикул, цена, штрихкод.
3. Проверьте строки, которые программа пометила как дубли — по умолчанию совпадающие позиции не создаются заново.
4. Нажмите «Загрузить» и дождитесь завершения.

После загрузки обязательно проверьте выборочно несколько карточек: правильно ли распознались единицы измерения и вид номенклатуры. Помощник задает вид по умолчанию для всех загружаемых строк — если в файле смешаны товары и услуги, загружайте их отдельными порциями.

Как настроить счета учета и проверить результат

Счета учета настраиваются в разделе «Справочники» → «Номенклатура» по ссылке «Счета учета номенклатуры» (также доступны из «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» непосредственно не задаются — используется именно регистр счетов). Правила можно задать на разных уровнях: для конкретной карточки, для вида номенклатуры, для группы или общее правило «по умолчанию».

Приоритет работает от частного к общему: сначала проверяется правило для конкретной номенклатуры, затем для её вида, затем общее. Если счета в документах подставляются не те, которые вы ожидаете, — почти всегда дело в лишнем или конфликтующем правиле в этом регистре.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид номенклатуры в карточке

Норма

Соответствует сути позиции (товар — «Товары», услуга — «Услуги»)

Тревожный признак

Услуга заведена как товар — в документах появятся складские счета

Счета учета в тестовом документе

Норма

Подставляются 41.01 для товаров, 10.01 для материалов и т.п.

Тревожный признак

Счета пустые или явно не соответствуют типу позиции

Дубли в справочнике

Норма

Каждая позиция существует в одном экземпляре

Тревожный признак

Несколько карточек с одинаковым наименованием и разным написанием

Единица измерения

Норма

Совпадает с единицей в первичных документах поставщика

Тревожный признак

В прайсе «упак», в карточке «шт» — расходятся количества и суммы

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространенная ошибка — дубли номенклатуры. Они появляются, когда разные пользователи заводят одну и ту же позицию с малейшими отличиями в написании («Тетрадь А4, 96 л.» и «Тетрадь А4 96л»). Дубли размывают складские остатки и обороты по аналитике. Периодически проверяйте справочник поиском и объединяйте дубли через обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание»).

Вторая частая проблема — неверный вид номенклатуры. Например, услугу завели как товар: в реализации появится счет 41 вместо счета затрат, а при проведении документа могут возникнуть ошибки, если складской учет для этой позиции не предполагался. Исправить вид можно прямо в карточке, но уже проведенные документы придется перепровести.

Третья ошибка — удаление номенклатуры, которая используется в документах. Программа не даст удалить такую позицию физически, но пометка на удаление возможна и приведет к ошибкам при перепроведении старых документов. Вместо удаления просто прекратите использовать позицию.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить вид номенклатуры после того, как по позиции уже есть документы?

Да, вид меняется прямо в карточке — программа не блокирует изменение. Но учтите: уже проведенные документы сохранят старые счета учета. Чтобы проводки обновились, документы нужно перепровести, а за закрытые периоды это делать небезопасно — корректируйте учет через операции, введенные вручную.

Почему в документе не подставляются счета учета для новой позиции?

Чаще всего не заполнен регистр «Счета учета номенклатуры» ни для вида, ни общим правилом. Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Счета учета номенклатуры» и задайте правило хотя бы для вида номенклатуры. Также проверьте, что в карточке выбран вид — без него правила не сработают.

Как найти и убрать дубли номенклатуры?

Используйте штатную обработку: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей». Укажите справочник «Номенклатура» и критерий поиска (например, совпадение наименования). Обработка заменит дубли во всех документах на выбранную «правильную» карточку и пометит лишние на удаление.

Можно ли загрузить номенклатуру вместе с ценами и штрихкодами?

Да. Помощник загрузки из файла позволяет сопоставить столбцы с ценами и штрихкодами. Цены загружаются в регистр «Цены номенклатуры» на указанную дату и тип цен, штрихкоды — в соответствующий регистр. Перед загрузкой убедитесь, что нужный тип цен создан в разделе «Склад» → «Настройки» или «Справочники» → «Типы цен номенклатуры».

Что делать, если один и тот же товар поставщики называют по-разному?

Заведите одну карточку номенклатуры с вашим стандартным наименованием, а наименования поставщиков храните в регистре «Номенклатура поставщиков» — он открывается из карточки по соответствующей ссылке. Тогда при загрузке документов и счетов программа будет автоматически находить нужную позицию по наименованию контрагента.

Обязательно ли заполнять номенклатурную группу?

Для товаров и материалов — нет, это поле влияет только на аналитику. Для услуг и производственной деятельности номенклатурная группа важна: по ней собираются затраты на счете 20 и выручка на счете 90. Если ведете учет по нескольким направлениям деятельности, заполняйте группу обязательно.