Как настроить личные данные сотрудников в 1С

Личные данные сотрудников в 1С хранятся не в карточке сотрудника, а в отдельном справочнике «Физические лица». Это принципиально: один человек может быть сотрудником нескольких организаций или работать в одной компании дважды — сначала по основному договору, потом по совместительству. Если путать сотрудника и физическое лицо, база быстро заполняется дублями, а отчёты в ПФР и ФНС начинают расходиться.

В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия состав личных данных примерно одинаков: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, документ удостоверения личности, адреса, телефоны, семейное положение, сведения об инвалидности и льготах. Часть этих данных обязательна для регламентированной отчётности — без СНИЛС не пройдёт персонифицированная отчётность, без ИНН и паспортных данных не сформируется 6-НДФЛ и справка о доходах.

Ниже разобрана практическая последовательность: где находятся нужные справочники, как завести физическое лицо и сотрудника, как вести историю изменений ФИО и документов, как ограничить доступ к персональным данным и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где хранятся личные данные: физлицо и сотрудник

В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» — там два отдельных списка: «Сотрудники» и «Физические лица». В 1С:Бухгалтерия (ред. 3.0) они находятся в разделе «Зарплата и кадры». Справочник «Физические лица» содержит паспортные и персональные сведения, а справочник «Сотрудники» — трудовые отношения: организацию, подразделение, должность, вид занятости.

Карточка сотрудника обязательно ссылается на элемент справочника «Физические лица». Поэтому правильный порядок при приёме на работу такой: сначала проверьте, есть ли человек в справочнике физлиц, затем создайте сотрудника и привяжите его к существующему физлицу. Если пропустить проверку, появится дубль физлица, и программа будет считать НДФЛ и страховые взносы по двум «разным» людям.

Для поиска дублей используйте стандартный поиск по ФИО и дате рождения в списке физлиц. В ЗУП при создании физлица программа сама подсвечивает похожие записи — не игнорируйте это предупреждение, даже если сотрудник настаивает, что в базе его ещё нет.

Заполнение карточки физического лица

Откройте карточку физлица и заполните обязательный минимум. Поле ФИО вводится через специальную форму (кнопка с многоточием рядом с полем): фамилия, имя, отчество вводятся отдельно, и программа автоматически фиксирует дату начала действия записи. Дата рождения и пол нужны для пенсионного учёта и статистических отчётов.

ИНН и СНИЛС вводите внимательно — программа проверяет контрольные суммы этих номеров и подсвечивает ошибку, но не проверяет принадлежность номера конкретному человеку. СНИЛС вводится в формате «XXX-XXX-XXX XX». Если у сотрудника нет ИНН, поле можно оставить пустым, но тогда в отчётности по НДФЛ это будет отражено, и придётся подтверждать личность паспортными данными.

Документ удостоверения личности заполняется в блоке «Удостоверение личности» или через ссылку «Все документы»: вид документа (обычно «Паспорт гражданина РФ»), серия, номер, дата выдачи, кем выдан. Код подразделения вводите в формате XXX-XXX — он используется в некоторых формах отчётности. Храните скан-копии документов в присоединённых файлах только при наличии согласия сотрудника и защищённого доступа.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Физические лица» и проверьте отсутствие дублей по ФИО и дате рождения
2. 2
   Создайте физлицо: заполните ФИО через форму, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС
3. 3
   Внесите документ удостоверения личности с серией, номером, датой и органом выдачи
4. 4
   Заполните адреса регистрации и фактического проживания, контактные телефоны
5. 5
   Создайте сотрудника, привяжите его к физлицу и оформите документ «Приём на работу»
6. 6
   Проверьте, что в карточке сотрудника подтянулись данные физлица без расхождений

Адреса, контакты и дополнительные сведения

Адреса хранятся в табличной части «Контактная информация»: адрес регистрации (по прописке), фактический адрес, почтовый адрес, телефоны, email. Адрес вводится через адресный классификатор (ФИАС/ГАР) — нажмите кнопку выбора и подберите населённый пункт и улицу из справочника. Это важно: адрес, введённый вручную произвольной строкой, может не распознаться при выгрузке отчётности.

Если классификатор не загружен, программа предложит загрузить его из интернета или с диска ИТС. Для регионов, где у вас работают сотрудники, загрузите соответствующие ветки классификатора — это разовая настройка, экономящая время в дальнейшем.

Дополнительные сведения — семейное положение, состав семьи, образование, воинский учёт, инвалидность, статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) — заполняются по мере необходимости. Статус налогоплательщика критичен для расчёта НДФЛ: для нерезидентов ставка отличается, и ошибка здесь приведёт к неправильному удержанию налога. Сведения об инвалидности и льготах влияют на стандартные вычеты и пониженные тарифы взносов.

История изменений: переходы на новые ФИО и документы

ФИО и документы удостоверения личности в 1С хранятся с историей. При смене фамилии не редактируйте старую запись — откройте форму ФИО и добавьте новую строку с датой, с которой действует новая фамилия. Аналогично при замене паспорта: добавьте новый документ, указав дату выдачи, — программа сама определит, какой документ актуален на нужную дату.

История нужна не для формальности: при формировании справок за прошлые периоды, повторной печати приказов и корректировке отчётности программа подставляет данные, действовавшие на дату документа. Если перезаписать старую фамилию новой, перепечатанный приказ о приёме на работу выйдет с ошибкой.

Права доступа и защита персональных данных

Персональные данные регулируются законом № 152-ФЗ, поэтому доступ к ним в базе нужно разграничить. В типовых конфигурациях это делается через профили групп доступа: «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей» → «Профили групп доступа». Кадровику обычно достаточно ролей на кадровый учёт без права изменения начислений, расчётчику — на расчёт зарплаты с ограниченным просмотром паспортных данных.

В ЗУП есть механизм ограничения доступа на уровне записей (RLS): можно разрешить пользователю видеть только сотрудников своей организации или подразделения. Включается это в настройках параметров учёта и требует проверки производительности на больших базах.

Отдельно настройте журнал регистрации и резервное копирование. База с персональными данными должна копироваться регулярно, а носители с копиями — храниться с ограниченным доступом. Передача выгрузок базы сторонним специалистам без обезличивания — прямое нарушение требований к защите персональных данных.

Загрузка данных из файлов и проверка результата

Если сотрудников много, данные можно загрузить из Excel. В ЗУП есть типовая обработка загрузки, также распространена универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа» с диска ИТС. Перед загрузкой приведите файл к структуре: одна строка — одно физлицо, колонки соответствуют полям справочника. Загружайте сначала в тестовую копию базы и сверяйте контрольные итоги: количество загруженных записей, отсутствие дублей по СНИЛС.

После заведения данных проверьте результат по контрольным точкам: сформируйте любой кадровый отчёт (например, «Штатное расписание» или список сотрудников с личными данными), убедитесь, что СНИЛС и ИНН отображаются без предупреждений, а в карточке сотрудника корректно подтягивается актуальный документ. Тестовое формирование отчёта по НДФЛ без отправки покажет, какие записи неполные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по НДФЛ или список сотрудников

Норма

Нет предупреждений о незаполненных СНИЛС, ИНН, адресах

Тревожный признак

Красные подсветки и сообщения о незаполненных данных

Поиск дублей в справочнике «Физические лица»

Норма

Один человек — одна запись физлица

Тревожный признак

Несколько записей с одинаковыми ФИО и датой рождения

Карточка сотрудника

Норма

Подтянуты данные физлица, актуальный документ на текущую дату

Тревожный признак

Пустые поля или устаревший паспорт после замены документа

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — дубли физлиц при повторном приёме уволенного сотрудника. Всегда ищите человека в справочнике физлиц перед созданием нового. Вторая распространённая проблема — редактирование ФИО вместо добавления записи в историю, из-за чего «ломаются» документы прошлых периодов.

Третья группа ошибок — адреса произвольным текстом и некорректные коды подразделений в паспортах. Они не мешают расчёту зарплаты, но вызывают отказ при приёме электронной отчётности. Четвёртая — избыточные права: когда все пользователи видят паспортные данные всех сотрудников, это и риск утечки, и нарушение требований к защите персональных данных.

Частые вопросы

Сотрудник уволился и устраивается снова. Создавать новое физлицо?

Нет. Найдите существующее физлицо в справочнике и создайте нового сотрудника (или используйте документ «Приём на работу» с привязкой к нему). Так сохранится непрерывная история по НДФЛ и взносам, а в отчётности человек будет проходить как одно физическое лицо.

Обязательно ли указывать ИНН, если у сотрудника его нет?

ИНН не является обязательным реквизитом для трудоустройства. Поле можно оставить пустым — в отчётности по НДФЛ личность будет идентифицирована по паспортным данным. Но если ИНН есть, лучше указать: это снижает количество уточнений от налоговой.

Как изменить фамилию сотрудницы после замужества?

Откройте карточку физлица, перейдите в форму ФИО (кнопка с многоточием) и добавьте новую запись с датой начала действия. Старую запись не удаляйте. Затем добавьте новый паспорт в список документов — программа будет использовать актуальные данные по дате.

Можно ли ограничить пользователю доступ к зарплате, оставив кадровые данные?

Да. В профилях групп доступа кадровику назначаются роли кадрового учёта без ролей расчёта зарплаты. В ЗУП состав ролей гибкий: можно разрешить просмотр личных данных и приказов, но закрыть начисления, ведомости и расчётные листки.

Программа подсвечивает СНИЛС красным. Что делать?

Красная подсветка означает, что номер не прошёл проверку контрольной суммы. Сверьте номер с карточкой СНИЛС посимвольно — чаще всего это опечатка при вводе. Если номер введён верно по документу, уточните у сотрудника, не менялся ли номер, и при необходимости запросите подтверждение в ПФР/СФР.

Нужно ли хранить в базе сканы паспортов?

Типовая функциональность позволяет прикреплять файлы к карточке физлица, но это не обязательно. Если храните сканы, ограничьте доступ к присоединённым файлам и зафиксируйте согласие сотрудника на обработку данных. Для расчёта и отчётности достаточно реквизитов документа без скан-копии.