Справочники и Данные · 11 мин
Как правильно заполнить номенклатуру в 1С
Как правильно заполнить карточку номенклатуры в 1С: реквизиты, единицы измерения, ставки НДС, виды номенклатуры, типовые ошибки и проверка результата.
Номенклатура — один из базовых справочников любой конфигурации 1С: от него зависят корректность складского учёта, ценообразование, отчёты по продажам и даже расчёт налогов. Ошибка в карточке товара «размножается» по всем документам, где эта позиция используется, поэтому заполнять справочник нужно по единым правилам, а не «как получилось».
Материал ориентирован на типовые конфигурации: 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия 8. Названия реквизитов и расположение кнопок могут немного отличаться между версиями, но логика заполнения везде одинакова.
Перед началом работы договоритесь внутри компании о стандартах: как писать наименования, какие единицы измерения использовать, кто отвечает за создание новых позиций. Без такого регламента справочник быстро превращается в набор дублей вида «Гвоздь 50мм», «гвозди 50 мм» и «ГВОЗДЬ 50».
Где находится справочник и как создать новую позицию
В большинстве конфигураций справочник расположен в разделе «НСИ и администрирование» или «Справочники» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии путь короче: раздел «Справочники» → «Номенклатура». Если раздела не видно, проверьте права пользователя — возможно, доступ к справочнику ограничен ролью.
Новая позиция создаётся кнопкой «Создать». В УТ 11 и ERP перед открытием карточки программа может предложить выбрать вид номенклатуры — от этого выбора зависит набор полей, которые будут доступны дальше. Создавать позицию можно и прямо из документа (например, поступления товаров) кнопкой «Создать» в поле подбора — это удобно, но повышает риск дублей, поэтому сначала выполните поиск.
Перед созданием обязательно воспользуйтесь поиском: введите часть наименования или артикул в строку поиска списка. Если похожая позиция уже есть, сверьте артикул, производителя и единицу измерения. Дубли приводят к раздроблению остатков: один и тот же товар числится на складе под двумя карточками, и отчёты по остаткам врут.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и выполните поиск по наименованию и артикулу, чтобы исключить дубль
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры (товар, услуга, работа)
- 3Заполните наименование по принятому шаблону и рабочее наименование
- 4Укажите единицу измерения, артикул, производителя, ставку НДС
- 5Настройте характеристики, серии и упаковки, если они используются
- 6Запишите карточку и проверьте её в отчёте по остаткам или в тестовом документе
Вид номенклатуры: почему это первое и главное поле
Вид номенклатуры определяет тип позиции — товар, услуга, работа, набор, тара — и набор параметров учёта. От вида зависит, будет ли позиция храниться на складе, ведётся ли учёт по характеристикам и сериям, какие счета учёта подставятся в бухгалтерских документах.
Типичная ошибка — создавать услуги с видом «Товар». Такая позиция попадёт в складские отчёты, будет требовать склад при продаже и исказит оборотно-сальдовую ведомость. Обратная ситуация тоже вредна: товар, заведённый как услуга, не появится в отчётах по остаткам.
Если в компании несколько направлений (опт, розница, производство), создайте отдельные виды номенклатуры под каждое: так проще настроить разные шаблоны наименований, группы доступа и правила учёта. Но не плодите виды без необходимости — каждый лишний вид усложняет настройку и обучение сотрудников.
Наименование, артикул и штрихкод: правила заполнения
Наименование — главное поле поиска, поэтому оно должно быть единообразным. Рабочий шаблон: тип товара + бренд + модель + ключевые характеристики. Например: «Кабель ВВГнг-LS 3х2,5 (бухта 100 м)». Избегайте сокращений, понятных только одному сотруднику, и лишних слов вроде «новый», «хороший», «по акции».
В карточке обычно два поля наименования: рабочее (внутреннее) и наименование для печати. Печатное попадёт в счета, накладные и УПД, поэтому оно должно совпадать с формулировкой из договора или первичных документов поставщика — это снимает вопросы при сверках и налоговых проверках.
Артикул заполняйте по данным поставщика или по внутренней системе кодирования, но не смешивайте оба подхода в одном поле. Штрихкоды (EAN-13, Code128) добавляйте на закладке или в регистре штрихкодов — они нужны для работы сканеров, маркировки и обмена с маркетплейсами. Один товар может иметь несколько штрихкодов для разных упаковок.
Единицы измерения, упаковки и весогабаритные данные
Единица хранения остатков — базовая единица, в которой товар числится на складе: штука, килограмм, метр. Выбирайте её по принципу «минимальная неделимая единица отпуска». Если кабель отпускается метрами, базовая единица — метр, даже если закупается он бухтами.
Упаковки (короб, паллета, бухта) настраиваются отдельно с указанием коэффициента пересчёта к базовой единице. Это позволяет в документах указывать «10 коробов», а программа сама пересчитает в штуки. Не заводите упаковки как отдельные позиции номенклатуры — это классическая причина дублей и путаницы в остатках.
Вес и объём единицы товара заполняйте, если используете транспортную логистику, расчёт загрузки машин или интеграцию со службами доставки. Эти данные не обязательны для проведения документов, но их отсутствие блокирует автоматический расчёт веса отгрузки.
Ставка НДС, счета учёта и налоговые реквизиты
Ставка НДС в карточке подставляется в документы продажи по умолчанию. Проверьте её особенно внимательно у позиций с льготным налогообложением: ошибка в ставке приведёт к неверным суммам в счетах-фактурах и декларации. Если товар облагается по разным ставкам в разных операциях, ориентируйтесь на основной сценарий, а исключения корректируйте в документе вручную.
В 1С:Бухгалтерии для номенклатуры важны счета учёта: счёт запасов (41, 10, 43), счёт доходов и расходов. Обычно они задаются не в самой карточке, а в регистре «Счета учёта номенклатуры» — по виду номенклатуры или по конкретной позиции. Настройте правила на уровне вида, чтобы не заполнять счета для каждой карточки отдельно.
Для импортных товаров заполните страну происхождения и номер ГТД — эти данные обязательны в накладных и счетах-фактурах при реализации. Для подакцизных и маркируемых товаров включите соответствующие признаки в карточке, иначе обмен с системами маркировки («Честный ЗНАК») будет работать с ошибками.
Характеристики, серии и дополнительные реквизиты
Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах: размер, цвет, объём. Правильный подход — одна карточка «Футболка» с характеристиками «S/M/L», а не три отдельные позиции. Учёт по характеристикам включается в виде номенклатуры, и после включения для позиции документы потребуют обязательного указания характеристики.
Серии применяются для товаров со сроком годности, партийного учёта или гарантийных обязательств: лекарства, продукты, техника с серийными номерами. Политику учёта серий настройте заранее — справочно, по сроку годности или по номеру серии. Включение серий «на всякий случай» замедляет работу складских документов, поэтому включайте их только там, где они реально нужны.
Дополнительные реквизиты и сведения позволяют добавить к карточке любые поля без доработки конфигурации: материал, сезон, поставщик по умолчанию. Используйте их для фильтров в отчётах и автоподбора. Но не дублируйте в допреквизитах данные, которые уже есть в штатных полях, — это создаёт два источника правды.
Как выбрать структуру карточки
Проверка результата и массовое заполнение
После создания карточки проверьте её в действии: создайте черновик документа поступления или реализации, подставьте позицию и убедитесь, что корректно подтягиваются единица измерения, ставка НДС, счета учёта и склад. Проведение документа не обязательно — черновик можно просто закрыть без сохранения.
Для заведения большого объёма позиций используйте штатную загрузку из Excel или обработку «Загрузка данных из табличного документа» (в УТ/ERP — «Помощник загрузки номенклатуры»). Перед загрузкой сделайте резервную копию базы и сначала загрузите 5–10 строк как тест. Проверьте, что не образовались дубли и корректно распознались числа и единицы измерения.
Периодически проверяйте справочник на дубли штатным поиском дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей») и следите за помеченными на удаление позициями. Помеченные элементы не должны попадать в новые документы — если попадают, найдите, кто их использует, и замените на актуальные карточки.
Как проверить результат
Единица, НДС и счета учёта заполняются автоматически
Поля пустые или подставляются неверные значения
Товар отображается одной строкой с корректным количеством
Один товар разбит на несколько похожих позиций
Позиция находится по любому разумному запросу
Находится только при точном вводе с учётом регистра и пробелов
Наименование в накладной совпадает с формулировкой поставщика
В печать выходит внутреннее сокращение
Что важно запомнить
Заполняйте номенклатуру по единому регламенту: сначала поиск дублей, затем вид номенклатуры, наименование по шаблону, единица измерения, ставка НДС и при необходимости характеристики с сериями. Не меняйте вид у позиций с движениями, не плодите дубли и проверяйте каждую новую карточку в тестовом документе.
Частые вопросы
Можно ли переименовать позицию, по которой уже есть документы?
Да, наименование — не критичный реквизит, его можно менять в любой момент: старые документы отобразят новое название, так как хранят ссылку на элемент справочника. Но учтите, что в уже распечатанных ранее бумажных документах останется старое название, а при повторной печати старой накладной выведется новое.
Что делать, если обнаружились дубли номенклатуры?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование». Она заменит все ссылки на дубль ссылкой на основную позицию во всех документах, после чего дубль можно пометить на удаление. Перед заменой сверьте остатки по обеим позициям — они объединятся.
Как запретить сотрудникам создавать номенклатуру?
Ограничьте права через роли: уберите право «Добавление» для справочника «Номенклатура», оставив только просмотр. Создание новых позиций поручите одному ответственному сотруднику или настройте заявки через механизм задач — это самый надёжный способ держать справочник чистым.
Нужно ли заводить услуги в справочник номенклатуры?
Да, услуги и работы тоже заводятся в этот справочник, но с соответствующим видом номенклатуры. Это позволяет выставлять акты и счета с подбором из списка, вести аналитику продаж услуг и использовать единые механизмы ценообразования.
Как загрузить номенклатуру из файла Excel?
В УТ 11 и ERP есть «Помощник загрузки номенклатуры», в других конфигурациях — универсальная обработка «Загрузка данных из табличного документа». Подготовьте файл с колонками (наименование, артикул, единица, НДС), сделайте резервную копию базы, загрузите тестовую порцию и проверьте результат, прежде чем загружать весь список.
Чем характеристики отличаются от дополнительных реквизитов?
Характеристики участвуют в учёте: по ним ведутся остатки, цены и движения в документах. Дополнительные реквизиты — это справочная информация для фильтров и отчётов, остатки по ним не хранятся. Если по варианту товара нужно видеть складской остаток — это характеристика, а не реквизит.