Как добавить новую организацию в 1С 8.3 Бухгалтерия базовая

Добавление новой организации в 1С:Бухгалтерию 8.3 базовой версии — типовая задача, которая возникает, когда компания открывает дочернюю структуру, второе юридическое лицо или ИП начинает вести учет по нескольким направлениям. В базовой версии конфигурации есть важное ограничение: в одной информационной базе можно вести учет только по одной организации. Поэтому «добавить организацию» здесь означает либо создание новой организации в справочнике с последующим переключением на нее, либо создание отдельной информационной базы.

Прежде чем приступать, определите сценарий: вы заменяете текущую организацию (например, реорганизация или смена ИП), либо хотите вести несколько юрлиц параллельно. В первом случае достаточно одной базы, во втором для базовой версии потребуется отдельная информационная база на каждое юридическое лицо. Ниже разобраны оба пути с точными действиями.

Работа выполняется в режиме «1С:Предприятие», права администратора или полные права пользователя обязательны. Перед любыми изменениями структуры справочников рекомендуется сделать резервную копию базы через «Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование» или простым копированием файла 1Cv8.1CD для файловой базы.

Ограничения базовой версии: что можно и что нельзя

Базовая версия 1С:Бухгалтерии 8.3 — самая доступная редакция, и у нее есть жесткие лицензионные ограничения. Главное из них в контексте этой темы: в одной информационной базе ведется учет только по одной организации. Технически справочник «Организации» позволяет создать несколько элементов, но типовая логика документов и отчетов рассчитана на одну активную организацию.

Другие ограничения базовой версии, влияющие на работу: один пользователь в базе одновременно (нет многопользовательского режима), нет работы в клиент-серверном варианте, нет изменения конфигурации. Если вам нужно вести несколько юрлиц в одной базе с переключением между ними, потребуется версия ПРОФ или КОРП.

Сравнение вариантов

Одна база, замена организации

Подходит при реорганизации или смене ИП. Старая организация остается в справочнике для истории, новая становится основной. Ограничение — параллельный учет двух юрлиц невозможен.

Отдельная база на каждую организацию

Подходит для ведения нескольких юрлиц в базовой версии. Каждая база — полностью изолированный учет со своей учетной политикой. Минус — нужно переключаться между базами и обновлять каждую отдельно.

Переход на версию ПРОФ

Подходит, если организаций несколько и нужен единый учет в одной базе. Требует покупки другой лицензии и апгрейда.

Проверка перед началом работы

Откройте раздел «Главное → Организации» (в некоторых релизах — «Справочники → Организации»). Если в списке уже есть одна организация — это нормально для базовой версии. Посмотрите, какая организация указана как основная: она подставляется по умолчанию во все новые документы.

Также проверьте текущий релиз конфигурации через «Администрирование → О программе». Интерфейс и расположение команд могут незначительно отличаться между релизами, но общая логика добавления организации сохраняется: справочник, кнопка «Создать», заполнение реквизитов.

Подготовьте данные новой организации заранее: ИНН, КПП (для юрлица), ОГРН или ОГРНИП, полное и сокращенное наименование, юридический и фактический адреса, данные руководителя, систему налогообложения. Если ИНН под рукой, большинство реквизитов заполнится автоматически из сервиса 1С при наличии интернет-поддержки.

Добавление организации через справочник

Основной способ — стандартное создание элемента справочника. Откройте «Главное → Организации» и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой организации.

В поле «ИНН» введите ИНН организации или ИП и нажмите кнопку «Заполнить» (или «Заполнить реквизиты по ИНН»). Если у вас подключена интернет-поддержка 1С, программа автоматически подтянет наименование, КПП, ОГРН, юридический адрес и данные руководителя из официальных источников. Без интернет-поддержки все поля заполняются вручную.

Проверьте и при необходимости скорректируйте: вид организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), сокращенное наименование для печатных форм, адреса, телефоны. Для ИП укажите фамилию, имя, отчество и свидетельство о регистрации.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы
2. 2
   Откройте «Главное → Организации»
3. 3
   Нажмите «Создать»
4. 4
   Введите ИНН и нажмите «Заполнить» для автозаполнения реквизитов
5. 5
   Проверьте вид организации, наименование, адреса, КПП и ОГРН
6. 6
   Добавьте банковский счет в табличной части или через ссылку «Банковские счета»
7. 7
   Нажмите «Записать и закрыть»
8. 8
   Настройте учетную политику новой организации
9. 9
   Проверьте, что организация подставляется в новый документ

Настройка учетной политики и параметров

Созданная организация без учетной политики не готова к работе: документы будут проводиться с ошибками, а отчетность сформируется некорректно. Откройте карточку организации и перейдите по ссылке «Учетная политика» или откройте «Главное → Настройки → Учетная политика».

Укажите систему налогообложения: общая (ОСНО), упрощенная (УСН доходы или доходы минус расходы), патент или НПД для ИП. Для УСН дополнительно задайте порядок признания расходов. Установите применяемые способы оценки МПЗ (по средней или ФИФО), признаки применения ПБУ 18/02, настройки налога на прибыль и НДС.

Отдельно заполните функциональность программы: «Главное → Настройки → Функциональность». Включите только нужные разделы учета (торговля, склад, зарплата, основные средства) — лишние включенные опции перегружают интерфейс и добавляют обязательные поля в документы.

Банковские счета, касса и подписи

Для корректных печатных форм и платежных документов добавьте расчетный счет. В карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте новый: укажите БИК банка (банк подставится из классификатора), номер счета, валюту. Первый созданный счет становится основным и подставляется в счета на оплату и платежные поручения.

Проверьте ответственных лиц: «Главное → Организации → Ответственные лица». Укажите руководителя, главного бухгалтера и, при необходимости, кассира с датами назначения. Именно эти данные попадают в подписи на счетах, актах, накладных и в отчетность. Для ИП руководителем указывается сам предприниматель.

Если планируется обмен с банком (клиент-банк или DirectBank), настройте его после добавления счета через «Банк и касса → Обмен с банком». Для сдачи отчетности из программы потребуется подключение 1С-Отчетности с сертификатом электронной подписи новой организации.

Создание отдельной базы для второй организации

Если нужно вести второе юрлицо параллельно, в базовой версии создается новая информационная база. Запустите стартер 1С (окно выбора баз), нажмите «Добавить» и выберите «Создание новой информационной базы».

Далее выберите создание базы из шаблона — в списке шаблонов найдите установленную конфигурацию «Бухгалтерия предприятия (базовая)» нужного релиза. Если шаблонов нет, их можно установить с дистрибутива или диска ИТС. Укажите имя базы и каталог размещения, завершите мастер.

При первом запуске новой базы откроется помощник начальной настройки: укажите организацию, систему налогообложения, параметры учета. Лицензия базовой версии привязана к компьютеру, а не к базе, поэтому несколько баз на одном рабочем месте работают под одной лицензией — но в каждой по-прежнему только одна организация.

Удобно давать базам говорящие имена с названием организации, например «Бухгалтерия — ООО Вега» и «Бухгалтерия — ИП Соколов». Когда баз несколько, это избавляет от ошибочного ввода документов не в ту базу — самая частая проблема при ведении нескольких юрлиц в базовой версии.

Проверка результата и типичные ошибки

После добавления организации проверьте результат на практике. Создайте тестовый документ, например «Счет на оплату покупателю»: организация должна подставиться автоматически, в печатной форме должны быть корректные наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты.

Сформируйте пробную печатную форму счета и платежного поручения. Сверьте подписи ответственных лиц и номер счета. Если организация на УСН — откройте «Отчеты → Книга учета доходов и расходов» и убедитесь, что она формируется без ошибок по новой организации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка организации в документ

Норма

Новая организация выбирается или подставляется по умолчанию

Тревожный признак

Поле «Организация» пустое или подставляется старая при смене основной

Печатная форма счета

Норма

Корректные ИНН, КПП, адрес, банк и подписи

Тревожный признак

Пустые реквизиты, старые подписи, неверный счет

Учетная политика

Норма

Запись существует на текущую дату с нужной системой налогообложения

Тревожный признак

Документы не проводятся с ошибкой об отсутствии учетной политики

Отчетность

Норма

Регламентированные отчеты создаются по новой организации

Тревожный признак

Отчет не формируется или тянет данные другой организации

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в базовой 1С:Бухгалтерии 8.3 вести две организации в одной базе?

Нет, это лицензионное и функциональное ограничение базовой версии: одна информационная база — одна организация. Для параллельного учета нескольких юрлиц создайте отдельную базу на каждое либо перейдите на версию ПРОФ, где многоорганизационный учет в одной базе поддерживается.

Что делать, если реквизиты по ИНН не заполняются автоматически?

Автозаполнение работает только при активной интернет-поддержке 1С (подключена учетная запись портала 1С). Проверьте подключение в «Администрирование → Обмен электронными документами → Интернет-поддержка пользователей». Если подписки нет, заполните реквизиты вручную по свидетельству о регистрации и выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Как сменить основную организацию в базе?

Откройте «Главное → Организации», выделите нужную организацию и установите ее основной (команда «Использовать как основную» или флажок в карточке, в зависимости от релиза). После этого она будет подставляться по умолчанию во все новые документы. Старые документы при этом не изменятся.

Нужна ли отдельная лицензия на вторую базу в базовой версии?

Отдельная программная лицензия на каждую базу не требуется: лицензия базовой версии привязывается к компьютеру, и на нем можно создавать несколько информационных баз. Ограничение остается прежним — в каждой базе одна организация и один одновременно работающий пользователь.

Почему после добавления организации не проводятся документы?

Наиболее вероятная причина — не заполнена учетная политика на дату документа. Откройте «Главное → Настройки → Учетная политика» и создайте запись для новой организации с нужной системой налогообложения. Также проверьте, что в функциональности включены разделы учета, которыми вы пользуетесь.

Можно ли скопировать данные старой организации в новую?

Штатного копирования организации со всеми настройками нет, но справочники (номенклатуру, контрагентов) можно перенести между базами через встроенную обработку «Выгрузка и загрузка данных XML» или универсальный обмен. Остатки на дату начала учета в новой базе вводятся помощником ввода начальных остатков: «Главное → Помощник ввода остатков».