Как создавать справочники в 1С:Бухгалтерия

Справочники — фундамент любой учётной базы в 1С:Бухгалтерия. Именно в них хранятся контрагенты, номенклатура, договоры, банковские счета, статьи затрат и другие повторно используемые данные. Если справочники заполнены правильно, документы создаются в пару кликов, а отчёты собираются без ручных правок. Если же в справочниках дубли, пустые реквизиты и устаревшие записи — ошибки начинают множиться в каждом документе.

Работа со справочниками в 1С:Бухгалтерия 8.3 устроена одинаково: у каждого справочника есть форма списка, форма элемента и набор реквизитов. Различаются только состав полей и правила заполнения. Ниже разобраны основные справочники конфигурации, порядок создания элементов, настройка реквизитов и типичные ошибки, которые приводят к проблемам в учёте.

Где находятся справочники и какие из них нужны чаще всего

Основной вход — раздел «Справочники» в панели разделов. Здесь собраны контрагенты, номенклатура, договоры, банковские счета, склады, статьи затрат и другие списки. Часть справочников также доступна из раздела «Главное» — например, «Организации» и «Физические лица». Если какого-то справочника нет в видимом списке, откройте его через «Все функции» (меню с круглой стрелкой в левом верхнем углу) — там перечислены все объекты конфигурации.

На практике чаще всего бухгалтер работает с пятью справочниками: «Контрагенты», «Номенклатура», «Договоры контрагентов», «Банковские счета» и «Статьи затрат». Для зарплатного учёта добавляются «Сотрудники», «Виды начислений и удержаний», для основных средств — справочник «Основные средства». Часть справочников подчинённая: например, договоры и банковские счета привязаны к конкретному контрагенту и не существуют отдельно от него.

Как создать новый элемент справочника

Общий порядок одинаков для всех справочников. Откройте раздел «Справочники», выберите нужный список, например «Контрагенты». Нажмите кнопку «Создать» в командной панели формы списка. Откроется форма нового элемента — заполните обязательные поля (они обычно выделены или отмечены, а программа не даст записать элемент без них) и нажмите «Записать и закрыть».

Перед созданием нового элемента выполните поиск по списку: введите часть названия, ИНН или артикул в строку поиска формы списка. Если элемент уже существует — используйте его, а не создавайте дубликат. Дубли контрагентов приводят к раздвоению взаиморасчётов: по одному элементу долг есть, по другому — переплата, и акт сверки не сходится.

1. 1
   Откройте раздел «Справочники» и выберите нужный список
2. 2
   Используйте поиск, чтобы убедиться, что такой элемент ещё не создан
3. 3
   Нажмите «Создать» и заполните обязательные реквизиты
4. 4
   Проверьте корректность ключевых данных: ИНН, счета, ставки НДС
5. 5
   Нажмите «Записать и закрыть» и убедитесь, что элемент появился в списке

Создание контрагента: автозаполнение по ИНН и ручной ввод

Самый удобный способ завести контрагента — заполнение по ИНН. В форме нового контрагента введите ИНН и нажмите кнопку «Заполнить» — программа подтянет наименование, КПП, юридический адрес и руководителя из открытых данных. Это работает при активном интернет-подключении и доступе к сервисам 1С. Автозаполнение сокращает время ввода и снижает риск опечаток в реквизитах.

Если автозаполнение недоступно, введите данные вручную: вид контрагента (юридическое лицо, ИП, физическое лицо), полное и сокращённое наименование, ИНН, КПП, адрес. Для физических лиц и иностранных организаций состав полей отличается — например, у иностранного контрагента вместо ИНН указывается страна регистрации и налоговый номер по её правилам.

После записи контрагента сразу заведите его договор и банковский счёт — они открываются по гиперссылкам прямо из формы контрагента. Договор создаётся с указанием вида (с покупателем, с поставщиком, прочий), валюты и срока действия. Именно от вида договора зависит, в каких документах он будет доступен для выбора.

Создание номенклатуры и настройка счетов учёта

Номенклатура создаётся в разделе «Справочники» — «Номенклатура». Нажмите «Создать» и выберите вид номенклатуры: товар, услуга, материал, оборудование. Вид определяет поведение позиции в учёте: услуги не требуют складского учёта, товары и материалы — требуют. Затем заполните наименование, единицу измерения (выбирается из классификатора ОКЕИ), артикул и ставку НДС.

Ключевой момент — счета учёта номенклатуры. По умолчанию они подставляются из настройки «Счета учёта номенклатуры» по виду позиции, но для отдельных элементов или групп можно задать индивидуальные счета. Если счёт учёта настроен неверно, проводки по поступлению и списанию сформируются на неправильных счетах, и исправлять это придётся ручными операциями или перепроведением документов.

Для группировки позиций используйте папки (группы) номенклатуры: «Материалы», «Товары для перепродажи», «Услуги». Группы создаются кнопкой «Создать группу» в форме списка. Грамотная иерархия упрощает поиск и позволяет настраивать счета учёта сразу для группы, а не для каждой позиции отдельно.

Подчинённые справочники: договоры, счета, единицы измерения

Подчинённые справочники существуют только внутри элемента-владельца. Договоры и банковские счета контрагентов — классический пример: чтобы создать договор, откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Договоры». Элемент такого справочника нельзя выбрать для другого владельца — это встроенная защита от путаницы.

При создании банковского счёта контрагента укажите банк — его можно выбрать из справочника «Банки», который обновляется из классификатора БИК. Если нужного банка нет, добавьте его через кнопку подбора из классификатора, а не вручную: так БИК, корсчёт и наименование будут корректными. Неверный БИК — частая причина возврата платёжных поручений банком.

У собственной организации тоже есть подчинённые списки: банковские счета, подразделения, ответственные лица. Их заполнение выполняется один раз при начале работы и затем только дополняется. Проверьте, что у организации указан основной банковский счёт — он подставляется в платёжные документы и счета на оплату автоматически.

Групповое изменение и обслуживание справочников

Когда нужно изменить реквизит сразу у многих элементов — например, перенести позиции в другую группу или поменять ставку НДС — используйте обработку «Групповое изменение реквизитов». Она находится в разделе «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных». Выберите справочник, задайте отбор элементов, укажите реквизит и новое значение, затем выполните изменение.

Для борьбы с уже существующими дублями предусмотрена обработка «Поиск и удаление дублей» (там же, в разделе «Администрирование»). Она находит элементы с совпадающими реквизитами, позволяет выбрать основной и автоматически заменяет ссылки на дубли во всех документах. Перед запуском обязательно сделайте резервную копию базы: замена ссылок — операция массовая, и отменить её в один клик нельзя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Новый элемент в списке

Норма

Элемент виден в форме списка, открывается, все реквизиты на месте

Тревожный признак

Элемент не сохранился или реквизиты пустые — проверьте заполнение обязательных полей

Выбор в документе

Норма

Элемент доступен для выбора в документе и подставляет нужные счета и ставки

Тревожный признак

Элемент не отображается в подборе — проверьте вид договора, пометку удаления или отбор в документе

Отчёты после изменений

Норма

Оборотно-сальдовая ведомость и анализ счёта формируются без незаполненных субконто

Тревожный признак

В отчётах пустые субконто или старые значения — документы нужно перепровести

Ограничения и частные сценарии

Не все справочники можно создавать свободно: часть из них предопределена конфигурацией (например, виды налогов или отдельные классификаторы), и добавлять туда произвольные элементы не нужно — это может нарушить логику отчётности. Перед добавлением элемента в системный справочник проверьте, нет ли там уже подходящего предопределённого значения.

Если прав у пользователя недостаточно, кнопка «Создать» будет недоступна или запись не сохранится. В этом случае обратитесь к администратору базы — права на справочники настраиваются через профили групп доступа в разделе «Администрирование». Самостоятельно расширять себе права через конфигуратор без понимания ролевой модели не стоит.

Для загрузки больших массивов данных — например, прайса из нескольких сотен позиций — ручное создание непрактично. Используйте встроенную загрузку из табличного документа (Excel): в форме списка номенклатуры есть команда «Загрузить данные из файла». Подготовьте файл с колонками «Наименование», «Артикул», «Цена», сопоставьте колонки реквизитам и выполните загрузку с предварительным просмотром результата.

Частые вопросы

Как удалить ненужный элемент справочника?

Выделите элемент в списке и нажмите Delete или кнопку «Пометить на удаление». Элемент будет помечен, но физически останется в базе. Окончательное удаление выполняется через «Администрирование» — «Удаление помеченных объектов»: программа проверит ссылки, и если элемент используется в документах, удалить его не даст — сначала нужно убрать ссылки или заменить элемент.

Почему созданный договор не виден в документе?

Чаще всего не совпадает вид договора с типом документа: договор «С поставщиком» не выбирается в реализации. Также проверьте организацию в договоре — если в базе несколько организаций, договор привязан к одной из них. Реже причина в пометке на удаление или в том, что договор заведён на другого контрагента.

Можно ли создать свой справочник, которого нет в конфигурации?

Да, но только через конфигуратор, и это уже доработка, а не пользовательская операция. Для большинства задач хватает штатных справочников и механизма «Дополнительные реквизиты и сведения» — он позволяет добавить к существующим элементам собственные поля без изменения конфигурации. Создание нового объекта метаданных стоит поручать специалисту по 1С.

Как восстановить случайно удалённый элемент?

Если элемент только помечен на удаление — снимите пометку тем же способом, которым ставили. Если объект удалён физически через «Удаление помеченных объектов», восстановить его штатными средствами нельзя: поможет только откат на резервную копию с последующим переносом нужных данных. Поэтому перед удалением помеченных объектов всегда делайте копию базы.

Чем отличается дополнительный реквизит от дополнительного сведения?

Дополнительный реквизит становится частью формы элемента и доступен в отборах и отчётах как обычное поле. Дополнительное сведение хранится отдельно, в форме отображается по кнопке «Ещё», и в стандартных отборах участвует ограниченно. Для данных, по которым нужно отбирать и анализировать, выбирайте дополнительный реквизит.

Как быстро завести много контрагентов из списка в Excel?

Штатной массовой загрузки контрагентов в типовой 1С:Бухгалтерия нет — в отличие от номенклатуры. Варианты: использовать обработку загрузки данных из табличного документа из состава библиотеки стандартных подсистем, если она доступна в вашей версии, либо заводить контрагентов по одному через автозаполнение по ИНН — при наличии списка ИНН это занимает считанные секунды на каждого.