Как завести новую номенклатуру в 1С

Номенклатура — это центральный справочник учётных конфигураций 1С: в нём хранятся товары, услуги, работы и материалы, с которыми работает компания. От того, насколько правильно заведена карточка номенклатуры, зависят корректность складского учёта, расчёт себестоимости, выставление счетов и формирование налоговой отчётности. Ошибка в одном реквизите — например, в ставке НДС или в виде номенклатуры — потом «размножается» по всем документам.

Инструкция ниже написана на примере конфигураций с интерфейсом «Такси»: 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия 8.3. Названия разделов могут немного отличаться, но логика везде одинаковая: сначала настраивается вид номенклатуры, затем создаётся карточка, заполняются обязательные реквизиты, после чего товар можно использовать в документах.

Перед заведением новой позиции убедитесь, что её ещё нет в базе. Дубли номенклатуры — одна из самых распространённых проблем: они ломают остатки, искажают отчёты по продажам и мешают инвентаризации. Используйте поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду, прежде чем создавать новую карточку.

Где находится справочник номенклатуры

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP справочник открывается через раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура». В 1С:Бухгалтерии путь короче: «Справочники» → «Номенклатура». Если раздела не видно, проверьте права пользователя — возможно, учётной записи не назначена роль на просмотр и редактирование нормативно-справочной информации.

Список номенклатуры обычно организован в виде иерархии: папки (группы) и карточки внутри них. Папки влияют только на удобство навигации и не участвуют в учёте, поэтому структуру групп можно менять без последствий для документов. Разумно сразу договориться внутри компании о единой структуре папок — например, по категориям товара или по поставщикам.

Для быстрого доступа справочник можно добавить в избранное (звёздочка в панели навигации) или открыть через поиск в правом верхнем углу окна программы: достаточно начать вводить слово «номенклатура».

Проверка на дубли перед созданием

Прежде чем нажимать «Создать», выполните поиск по справочнику. Введите в строку поиска часть наименования, артикул или отсканируйте штрихкод сканером. Поиск в 1С работает по вхождению подстроки, поэтому достаточно ввести фрагмент названия без служебных слов.

Если похожая позиция нашлась, сравните карточки: возможно, товар уже заведён, но с другим написанием наименования или в другой папке. Использовать существующую карточку почти всегда правильнее, чем создавать новую. Если дубли уже накопились, в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), но работать с ней стоит аккуратно и только после резервной копии.

Выбор вида номенклатуры

Вид номенклатуры — это шаблон, который определяет поведение карточки: является ли позиция товаром или услугой, ведётся ли по ней складской учёт, учитываются ли характеристики и серии. При нажатии «Создать» программа предложит выбрать вид из списка: «Товар», «Услуга», «Работа», «Набор» и другие — состав зависит от конфигурации и настроек.

От вида номенклатуры зависят счета учёта, статистика по продажам и доступность реквизитов. Например, если завести услугу с видом «Товар», программа будет ожидать складские движения, которых нет, и отчёты по остаткам начнут показывать отрицательные значения. Обратная ситуация — товар с видом «Услуга» — не попадёт на склад.

Сравнение вариантов

Товар

Материальная позиция со складским учётом и остатками. Подходит для всего, что физически хранится и отгружается. Требует указания единицы измерения и ведения складского учёта.

Услуга

Нематериальная позиция без складского учёта. Подходит для работ, доставки, монтажа. Не попадает в отчёты по остаткам склада.

Набор (комплект)

Позиция, состоящая из нескольких товаров. Цена может формироваться из состава. Подходит для комплектов, но требует настройки вариантов комплектации.

Если ни один типовой вид не подходит, администратор может создать новый вид номенклатуры в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ» → «Виды номенклатуры». Это разумно, когда в компании есть группы позиций с особыми правилами учёта — например, товары с сериями или прослеживаемые товары.

Заполнение карточки: обязательные реквизиты

После выбора вида откроется форма новой карточки. Минимальный набор, без которого позицию нельзя корректно использовать в документах:

• Наименование — рабочее название для внутреннего поиска. Договоритесь о едином формате: например, «Кабель ВВГнг 3х2,5 (м)», а не «кабель ввг купленный у петрова».
• Наименование для печати — то, что увидит покупатель в счёте и накладной. Обычно заполняется автоматически из рабочего наименования, но его стоит проверить.
• Единица измерения — штуки, метры, килограммы и т.д. Выбирается из классификатора ОКЕИ, от неё зависит корректность печатных форм.
• Ставка НДС — критичный реквизит для счетов-фактур и отчётности. Ошибка здесь приведёт к неверному расчёту налога во всех последующих документах.
• Артикул и производитель — не обязательны, но сильно упрощают поиск и предотвращают дубли.

Если товар подлежит маркировке или прослеживается (например, обувь, шины, отдельные категории по решениям регуляторов), в карточке нужно включить соответствующие признаки и при необходимости указать код ТН ВЭД. Эти данные используются при обмене с «Честным ЗНАКом» и при формировании УПД.

1. 1
   Проверьте справочник на дубли: поиск по наименованию, артикулу, штрихкоду
2. 2
   Откройте «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» и нажмите «Создать»
3. 3
   Выберите подходящий вид номенклатуры (товар, услуга, набор)
4. 4
   Заполните наименование, наименование для печати, единицу измерения
5. 5
   Укажите артикул, ставку НДС, при необходимости — производителя и код ТН ВЭД
6. 6
   Нажмите «Записать», затем установите цену через документ «Установка цен номенклатуры»
7. 7
   Создайте тестовый документ и проверьте, что позиция подставляется корректно

Назначение цены и проверка результата

Сама по себе карточка номенклатуры не содержит цены — цены хранятся отдельно и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «CRM и маркетинг» или «Закупки», в зависимости от конфигурации). Создайте документ, добавьте новую позицию, укажите вид цены и значение, проведите документ.

Если цена не установлена, в документах продажи позиция подставится с нулевой ценой или без цены — это частая причина «потерянных» продаж по нулю. Проверить установленную цену можно прямо из карточки по ссылке «Цены» или через отчёт по ценам номенклатуры.

Финальная проверка: создайте черновик реализации или счёта, добавьте новую позицию и убедитесь, что подставляются правильные цена, ставка НДС, единица измерения и счета учёта. Черновик после проверки можно просто не проводить.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в документе продажи

Норма

Подставляются цена, ставка НДС и единица измерения

Тревожный признак

Цена нулевая или ставка НДС неверная

Отчёт по остаткам склада

Норма

Товаровый вид отображается в отчётах по складу

Тревожный признак

Позиция не видна на складе — вероятно, выбран вид «Услуга»

Печатная форма счёта

Норма

Наименование для печати читаемо и понятно покупателю

Тревожный признак

В печать выходит служебное или сокращённое название

Типичные ошибки при заведении номенклатуры

Большинство проблем с номенклатурой возникает не из-за сложности программы, а из-за спешки и отсутствия внутренних правил. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Отдельная проблема — массовая загрузка номенклатуры из Excel или от поставщика без предварительной проверки файла. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла», она удобна, но перед загрузкой большого прайса сделайте тест на 5–10 позициях в копии базы и проверьте, как сопоставились колонки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли удалить ошибочно созданную номенклатуру?

Можно, только если по ней нет ни одного проведённого документа. Пометьте карточку на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если движения есть, программа не даст удалить позицию — в этом случае используйте пометку на удаление как признак неиспользуемой позиции или обработку объединения дублей.

Чем вид номенклатуры отличается от группы (папки)?

Папка — это просто способ упорядочить список, она ни на что в учёте не влияет. Вид номенклатуры определяет тип учёта: товар или услуга, складские движения, характеристики, счета учёта. Менять папку можно свободно, а вид номенклатуры у карточки с оборотами — только с пониманием последствий.

Как завести товар с размерами или цветами?

Используйте механизм характеристик: в виде номенклатуры включите использование характеристик, а в карточке создайте нужные значения (размер, цвет). Каждая характеристика учитывается на складе отдельно, при этом карточка товара остаётся одной — это исключает раздувание справочника.

Почему новая позиция не видна в документе продажи?

Чаще всего карточка не записана, помечена на удаление или у пользователя ограничены права. Также проверьте, не включён ли в подборе фильтр по группе или складу. Если позиция создана в другой информационной базе (например, в тестовой), её нужно перенести через синхронизацию или обмен.

Можно ли загрузить номенклатуру из Excel списком?

Да, в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» в карточке списка номенклатуры или в разделе «Закупки». Подготовьте файл с колонками наименования, артикула, цены, сопоставьте колонки с реквизитами и сначала загрузите несколько строк для проверки. Перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы.

Кто должен заводить номенклатуру — менеджер или бухгалтер?

Единого правила нет, но практика показывает: заводить карточки должен ограниченный круг сотрудников по единому регламенту. Если право создания есть у всех менеджеров, база быстро зарастает дублями и «мусорными» наименованиями. Оптимально — один-два ответственных за справочник и настроенные права доступа.