Справочники и Данные · 11 мин
Как создать продавца в 1С: полная инструкция
Как создать продавца в 1С: заведение физлица, сотрудника, пользователя и прав доступа. Настройка в УТ 11, рознице и БП, типичные ошибки и проверка результата.
Продавец в 1С — это не одна запись, а связка из нескольких объектов: физическое лицо, сотрудник, пользователь информационной базы и, в зависимости от конфигурации, настройки рабочего места и прав доступа. Если заполнить только часть этой цепочки, продавец либо не сможет войти в программу, либо не будет выбираться в документах продажи, либо его продажи не попадут в отчёты по выработке.
Точный порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Розница» и «1С:Управление торговлей 11» логика схожа, а в «1С:Бухгалтерии» понятия «продавец» как отдельной роли нет — там достаточно пользователя с правами на оформление реализаций. Ниже разобран универсальный сценарий для торговых конфигураций на управляемых формах, с отметками о различиях.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права администратора или хотя бы права на добавление пользователей и сотрудников. Обычный кассир или менеджер по продажам этих операций выполнить не сможет — кнопки создания будут недоступны.
Что именно нужно создать: разбираемся в объектах
В типовых конфигурациях 1С «продавец» распадается на четыре сущности. Физическое лицо — карточка человека с ФИО и личными данными. Сотрудник — привязка физлица к организации и должности, именно сотрудник подставляется в документы продажи и отчёты по комиссионным. Пользователь — учётная запись для входа в базу с логином, паролем и ролями. Настройки рабочего места — привязка продавца к магазину, кассе ККМ и складу.
Частая ошибка новичков — создать только пользователя и ждать, что он появится в поле «Продавец» чека или реализации. Этого не произойдёт: документы работают со справочником сотрудников (или физических лиц), а не с пользователями. Обратная ситуация тоже встречается: сотрудник заведён, документы оформляются, но человек не может войти в программу, потому что учётная запись пользователя не создана.
Шаг 1. Создание физического лица и сотрудника
Откройте раздел «НСИ и администрирование» (в УТ 11 и Рознице) или «Справочники» и найдите справочник «Физические лица». Создайте новый элемент, укажите ФИО полностью — именно в таком виде имя попадёт в документы и печатные формы. Дату рождения и ИНН заполняйте, если они требуются для кадрового учёта или отчётности.
Далее перейдите в справочник «Сотрудники» и создайте нового сотрудника, выбрав только что заведённое физлицо. Укажите организацию, подразделение (магазин, отдел продаж) и должность. В торговых конфигурациях подразделение важно: от него зависит, в каких отчётах по продажам появится сотрудник и к какому складу он привязан по умолчанию.
В «1С:Розница» часто достаточно карточки физического лица — кассиры и продавцы выбираются именно из этого справочника. В УТ 11 для расчёта комиссионных и отчёта «Выработка сотрудников» нужен именно сотрудник с заполненным подразделением.
- 1Откройте справочник «Физические лица» и создайте карточку с полным ФИО
- 2Создайте сотрудника, свяжите его с физлицом, укажите организацию и подразделение
- 3Создайте пользователя базы с ролями продавца или кассира
- 4Свяжите пользователя с физлицом в настройках
- 5Проверьте вход и пробную продажу
Шаг 2. Создание пользователя и назначение прав
Перейдите в «НСИ и администрирование → Настройка пользователей и прав → Пользователи». Нажмите «Создать» и заполните карточку: укажите физическое лицо (это свяжет учётную запись с сотрудником), задайте имя для входа — логин, под которым продавец будет входить в базу. Если логин оставить пустым, программа подставит имя автоматически, но лучше задать понятное вроде «ivanov» или «prodavec3».
Установите пароль и при необходимости включите требование смены пароля при первом входе. Если в базе используется аутентификация операционной системы, можно привязать учётную запись Windows — тогда продавец войдёт без ввода пароля под своей учёткой компьютера.
Ключевой момент — роли и группы доступа. В типовых конфигурациях есть готовые профили: «Продавец», «Кассир», «Менеджер по продажам», «Кассир ККМ». Включите пользователя в соответствующую группу доступа на закладке «Права доступа» или назначьте профиль напрямую. Не давайте продавцу полные права «для удобства» — это открывает доступ к закупочным ценам, удалению документов и настройкам базы.
Шаг 3. Настройка рабочего места продавца
Для работы в розничной точке пользователя нужно привязать к конкретному магазину и кассе. В «1С:Розница» откройте «Администрирование → Настройка пользователей и прав → Персональные настройки» и задайте для пользователя основной магазин и рабочее место кассира. В карточке рабочего места проверьте привязку к кассе ККМ и эквайринговому терминалу, если оплата картой пробивается из 1С.
В УТ 11 аналогичная настройка находится в разделе «Настройки РМК и оборудования». Укажите для пользователя кассу ККМ, склад и организацию по умолчанию — тогда при открытии рабочего места кассира эти значения подставятся автоматически, и продавец не сможет случайно оформить продажу «не той» кассы.
Если продавец работает в оптовой торговле через документы «Реализация товаров и услуг», проверьте, что у него есть доступ к нужному складу и соглашениям с клиентами — ограничения на уровне записей могут скрывать часть данных даже при правильной роли.
Различия между конфигурациями
Хотя общая логика одинакова, расположение команд и состав объектов различаются. Сводная картина по популярным конфигурациям:
| Конфигурация | Что создавать | Особенности |
|---|---|---|
| 1С:Розница 2.3 / 3 | Физлицо + пользователь + рабочее место кассира | Продавец в чеке — физлицо; обязательна привязка к магазину и кассе |
| Управление торговлей 11 | Физлицо + сотрудник + пользователь | Сотрудник нужен для комиссионных и отчёта «Выработка сотрудников» |
| 1С:Бухгалтерия 8 | Пользователь с правами на продажи | Отдельной роли «продавец» нет; физлицо нужно только для подписи в документах |
| УНФ (Управление нашей фирмой) | Сотрудник + пользователь | Сотрудник привязывается к пользователю в карточке сотрудника |
В файловой базе пользователи создаются через конфигуратор или список пользователей в режиме предприятия — оба способа равнозначны. В клиент-серверном варианте корректнее заводить пользователя из режима предприятия, чтобы сразу назначить группы доступа.
Если продавцов несколько и они работают посменно на одном компьютере, заводите каждому свою учётную запись. Работа под общим логином делает невозможным разбор расхождений по кассе: в отчётах все продажи будут на одном человеке.
Проверка результата
После завершения настройки выполните контрольный вход: закройте свой сеанс и войдите под учётной записью нового продавца. Интерфейс должен открыться с ограниченным набором разделов — продавец не должен видеть закупки, банк и администрирование.
Оформите пробную продажу: откройте РМК или документ реализации, проверьте, что продавец подставился автоматически или доступен для выбора, проведите документ и убедитесь, что продажа отразилась в отчёте по продажам с указанием этого сотрудника. После проверки пробный документ можно пометить на удаление или отменить проведение — в зависимости от того, влияет ли он на остатки и кассу.
Как проверить результат
Продавец входит под своим логином, видит только свои разделы
Ошибка «пользователь не найден» или видны все разделы базы
Продавец подставляется в документ, продажа видна в отчёте по сотруднику
Поле «Продавец» пустое или сотрудник не выбирается
Открывается рабочее место кассира с нужной кассой ККМ
Ошибка открытия смены или чужая касса
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — дубли физических лиц: при найме сотрудника заводят новую карточку, хотя человек уже есть в базе. Дубли ломают отчёты и кадровый учёт, поэтому перед созданием воспользуйтесь поиском по справочнику. Если дубль всё же появился, объедините карточки штатной обработкой «Поиск и удаление дублей».
Вторая частая ситуация — пользователь создан, но не связан с физлицом. Внешне всё работает, но в документах продавец не подставляется автоматически, а отчёты по выработке пустые. Лечится заполнением поля «Физическое лицо» в карточке пользователя. Третья ошибка — отсутствие прав на склад или кассу: продавец входит, но не может провести продажу. Проверьте группы доступа и настройки рабочего места.
Как уволить или заблокировать продавца
Обратная операция выполняется аккуратно: сотрудника и физлицо нельзя удалять, если по ним есть проведённые документы — программа не даст это сделать из-за ссылочной целостности. Правильный порядок: в карточке пользователя снимите флажок «Вход в программу разрешён» или удалите учётную запись, смените пароль, если он был известен только этому человеку, а сотрудника при необходимости пометьте как уволенного кадровым документом.
После блокировки проверьте активные сеансы в консоли кластера или через «Администрирование → Активные пользователи» и завершите их принудительно — иначе продавец продолжит работать до конца текущего сеанса.
Что важно запомнить
Продавец в 1С — это связка «физлицо + сотрудник + пользователь + рабочее место». Создавайте все элементы, назначайте профиль продавца вместо полных прав, привязывайте кассу и магазин, а результат проверяйте входом под новой учётной записью и пробной продажей.
Частые вопросы
Продавец создан, но не выбирается в чеке или реализации. Что делать?
Проверьте, что заведён именно сотрудник (или физлицо в Рознице), а не только пользователь. Затем убедитесь, что в карточке пользователя заполнено поле «Физическое лицо» — без этой связи программа не знает, кого подставлять в документ. Также проверьте, что сотрудник не помечен на удаление и привязан к нужному подразделению.
Можно ли создать продавца без прав администратора?
Нет. Создание пользователей, назначение ролей и настройка групп доступа требуют прав администратора или хотя бы права «Добавление и изменение пользователей». Попросите администратора базы выполнить эту часть, а карточку сотрудника при наличии прав можно завести самостоятельно.
Как дать продавцу доступ только к одному магазину?
Используйте группы доступа с ограничением по складу/магазину: в профиле группы доступа укажите разрешённые значения складов. Дополнительно задайте основной магазин в персональных настройках пользователя — тогда нужная касса и склад будут подставляться автоматически.
Нужно ли создавать отдельного пользователя для каждого кассира?
Да, это обязательная практика. Индивидуальные учётные записи позволяют видеть в отчётах, кто именно оформил продажу или возврат, и разбирать расхождения по кассе. Общий логин лишает вас этой возможности и усложняет расследование недостач.
Как временно отключить продавца, не удаляя его?
Откройте карточку пользователя и снимите флажок «Вход в программу разрешён» — учётная запись сохранится со всеми настройками, но войти под ней станет невозможно. Для возврата доступа достаточно снова включить флажок. Не забудьте завершить активные сеансы, если человек работал в момент блокировки.
Почему продавец не видит товары или цены в РМК?
Чаще всего причина в ограничениях доступа на уровне записей: профиль пользователя ограничивает склады или виды цен. Проверьте группы доступа и убедитесь, что нужный склад и вид цен разрешены. Вторая возможная причина — не настроено рабочее место: без привязки к магазину РМК не получает настройки ценообразования.