Как создать номенклатуру в 1С УНФ

Номенклатура в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) — центральный справочник, от которого зависят продажи, закупки, складской учет, производство и отчетность. Если карточка товара создана неправильно, ошибки проявятся позже: в документах не подставится нужная цена, остатки будут учитываться некорректно, а отчеты покажут искаженную себестоимость. Поэтому создавать номенклатуру стоит осознанно, а не «лишь бы быстрее».

Процесс создания карточки занимает пару минут, но требует понимания нескольких настроек: тип номенклатуры, категория (вид номенклатуры), единицы измерения, характеристики и серии. В этой статье разберем пошаговое создание карточки вручную, настройку учета по характеристикам, массовую загрузку из Excel и типичные ошибки, которые приводят к проблемам в учете.

Где находится справочник номенклатуры и что подготовить заранее

Справочник открывается через раздел «Компания» → «Номенклатура». В некоторых настройках интерфейса он также доступен из раздела «Продажи» или «Закупки» — ссылка ведет на тот же справочник. Перед созданием первой карточки убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение справочника, иначе кнопка «Создать» будет недоступна.

Чтобы не переделывать карточки после запуска учета, заранее определите:

• структуру групп (папок) номенклатуры — например, «Товары», «Материалы», «Услуги»;
• список единиц измерения, которые используются в компании;
• нужен ли учет по характеристикам (размеры, цвета) и по сериям (сроки годности, партии);
• какие ценовые группы и категории номенклатуры потребуются для ценообразования.

Особое внимание уделите справочнику «Категории номенклатуры» (виды номенклатуры). Именно категория определяет тип по умолчанию, счета учета, способ пополнения и другие параметры, которые подставляются в новую карточку автоматически. Правильно настроенная категория избавляет от ручного заполнения десятка полей в каждой позиции.

Создание карточки номенклатуры вручную: пошаговая инструкция

Ручное создание подходит для небольшого ассортимента и для случаев, когда нужно точно настроить конкретную позицию. Порядок действий следующий.

1. 1
   Откройте «Компания» → «Номенклатура» и нажмите «Создать» (или «Создать группу», если нужна папка).
2. 2
   Заполните наименование и рабочее наименование — второе выводится в документах и печатных формах.
3. 3
   Выберите категорию (вид номенклатуры) — из нее подтянутся тип и счета учета.
4. 4
   Проверьте тип номенклатуры: запас, услуга, работа, набор и т.д.
5. 5
   Укажите единицу измерения, артикул, производителя, ставку НДС.
6. 6
   При необходимости включите учет по характеристикам и сериям.
7. 7
   Заполните цены через документ «Установка цен номенклатуры», а не в самой карточке.
8. 8
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в тестовом документе.

После нажатия «Создать» откроется форма новой карточки. Минимально необходимые поля — наименование и категория. Наименование используется для поиска в списках, а рабочее наименование (полное) попадает в документы и печатные формы — удобно, когда короткое название отличается от официального.

Поле «Артикул» не обязательно, но настоятельно рекомендуется: по артикулу проще искать товар, сверяться с поставщиками и выгружать данные на сайт или в маркетплейсы. Ставка НДС в карточке подставляется в документы по умолчанию, но ее всегда можно изменить в конкретном документе.

Обратите внимание: цены не хранятся в карточке товара. Они устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Продажи» или «Настройка и администрирование» в зависимости от версии). Это позволяет вести историю изменения цен и несколько видов цен одновременно — закупочную, оптовую, розничную.

Типы номенклатуры: какой выбрать и чем это грозит при ошибке

Тип определяет, как программа обрабатывает позицию в документах и учете. Основные варианты:

Самая частая ошибка — создать услугу типом «Запас» или наоборот. Если услуга создана как запас, программа будет требовать склад при продаже и показывать ложные остатки. Если товар создан как услуга, он не попадет в складской учет, и контроль остатков станет невозможен.

Сменить тип у уже используемой в документах позиции проблематично: программа может запретить изменение или потребовать корректировки связанных данных. Поэтому тип выбирайте до начала работы с позицией в документах.

Учет по характеристикам и сериям: когда включать и как настроить

Характеристики нужны, когда один и тот же товар существует в вариантах: размеры одежды, цвета, объемы упаковки. Вместо десяти отдельных карточек «Футболка белая S», «Футболка белая M» создается одна позиция «Футболка», а варианты оформляются характеристиками. Это упрощает отчеты, ценообразование и выгрузку на сайт.

Чтобы включить характеристики, в карточке номенклатуры установите флажок «Использовать характеристики» (обычно на вкладке с параметрами учета или в настройках категории). После этого появится возможность создавать характеристики в подчиненном списке. Характеристики могут быть общими для категории или индивидуальными для конкретной позиции.

Серии применяются для учета по партиям: сроки годности продуктов и косметики, номерные серии техники, партии для отслеживания брака. Включаются флажком «Использовать серии». Учтите: после включения серий в документах прихода и расхода серию придется указывать обязательно — это увеличивает трудозатраты на оформление.

Массовое создание: загрузка номенклатуры из Excel

Если позиций десятки или сотни, вбивать их вручную нерационально. В УНФ есть встроенная обработка загрузки данных из табличных документов: «Компания» → «Загрузка данных из внешнего источника» (в некоторых версиях — через «Настройка и администрирование» → «Загрузка данных из файла»).

Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, категория, единица измерения, ставка НДС, цена. В обработке загрузки выберите вид загружаемых данных — «Номенклатура», укажите файл и сопоставьте колонки таблицы с полями справочника. Программа покажет предварительный результат и сообщит о строках с ошибками.

Практические рекомендации по загрузке:

• очистите файл от объединенных ячеек, формул и пустых строк — они ломают сопоставление;
• загружайте сначала 5–10 строк как тест, проверьте результат, потом загружайте весь объем;
• категории и единицы измерения лучше создать заранее, чтобы программа нашла их по наименованию;
• перед массовой загрузкой сделайте резервную копию базы.

Маршрут решения

Как выбрать способ создания

Позиций меньше 20–30 и нужен точный контроль настроекСоздавайте карточки вручную через «Создать»

Позиций сотни, данные есть в Excel или в прайсе поставщикаИспользуйте загрузку из внешнего источника с предварительной подготовкой файла

Товар имеет варианты (размер, цвет)Создайте одну карточку и включите учет по характеристикам

Нужно вести сроки годности или партииВключите учет по сериям до начала оприходования товара

Проверка результата: как убедиться, что карточка работает правильно

После создания карточки не ограничивайтесь тем, что она «появилась в списке». Проверьте ее в реальных сценариях работы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подстановка в документ продажи

Норма

Позиция выбирается, подставляются цена, ставка НДС и единица измерения

Тревожный признак

Цена пустая, программа требует склад для услуги или не находит позицию

Складской учет

Норма

Для запаса доступен выбор склада, остатки видны в отчете «Остатки товаров»

Тревожный признак

Товар не отображается в складских отчетах или остатки уходят в минус без контроля

Характеристики

Норма

В документе предлагается выбор характеристики, остатки ведутся по каждому варианту

Тревожный признак

Характеристика не запрашивается или все остатки висят на пустой характеристике

Печатные формы

Норма

В счете и накладной выводится корректное рабочее наименование

Тревожный признак

В печать выходит техническое или сокращенное название

Дополнительно полезно открыть отчет по остаткам и убедиться, что новая позиция ведет себя как ожидается: услуги в нем не появляются, а товары корректно отражаются после тестового прихода. Тестовые документы после проверки отмените проведением или удалите, чтобы не искажать реальный учет.

Продуманная система артикулов экономит массу времени позже. Например, префикс категории + порядковый номер («ТВР-000125») позволяет быстро находить позиции и замечать дубли еще на этапе ввода. Менять артикулы после запуска обмена с сайтом или маркетплейсом — значительно сложнее.

Частые вопросы по созданию номенклатуры в 1С УНФ

Можно ли поменять тип номенклатуры после того, как по позиции прошли документы?

Технически программа может разрешить изменение, но это рискованно: уже проведенные документы не пересчитаются автоматически, и данные учета станут противоречивыми. Безопасный путь — создать новую карточку с правильным типом, перенести остатки документом корректировки и закрыть старую позицию от использования.

Чем характеристики отличаются от отдельных карточек номенклатуры?

Характеристика — это вариант одной позиции (размер, цвет), а не самостоятельный товар. Отчеты по позиции с характеристиками можно смотреть и в целом, и в разрезе вариантов, а цены и описания задаются один раз. Отдельные карточки оправданы, только если у вариантов разные поставщики, штрихкоды с разным учетом или принципиально разные свойства.

Почему в документе продажи не подставляется цена?

Цены хранятся не в карточке, а устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» на конкретную дату и вид цен. Проверьте, что такой документ создан и проведен, вид цен в документе продажи совпадает с установленным, а дата документа не раньше даты установки цены.

Как избежать дублей при загрузке номенклатуры из Excel?

Перед загрузкой проверьте файл на повторяющиеся наименования и артикулы. В обработке загрузки настройте поиск существующих элементов по артикулу или наименованию — тогда совпадающие позиции обновятся, а не создадутся заново. После загрузки отсортируйте справочник по наименованию и просмотрите похожие строки.

Нужно ли заполнять штрихкод и где это делается?

Штрихкод обязателен, если используется сканер на кассе или складе. Он вводится в карточке номенклатуры на соответствующей вкладке или в подчиненном регистре штрихкодов; для позиций с характеристиками штрихкод задается для каждой характеристики отдельно. Если сканирование не используется, поле можно оставить пустым.

Можно ли удалить карточку номенклатуры, которая больше не нужна?

Если по позиции нет ни одного документа, она удаляется стандартно через пометку на удаление и обработку «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, удалить карточку нельзя — это нарушило бы целостность данных. Вместо удаления исключите позицию из подборов: переименуйте с пометкой «не использовать» или переместите в архивную группу.