Как создать контрагента в 1С:Документооборот

Справочник «Контрагенты» — один из ключевых в 1С:Документооборот: на него ссылаются внутренние, входящие и исходящие документы, договоры, мероприятия и задачи. От того, насколько корректно заполнена карточка контрагента, зависит автозаполнение реквизитов в документах, корректность адресации корреспонденции и отсутствие дублей в базе.

Механика создания контрагента немного отличается в зависимости от редакции и настроек программы: в части внедрений используется автоматическая проверка дублей и заполнение по ИНН через сервисы 1С, где-то карточка заполняется полностью вручную. Ниже разобраны оба сценария, а также создание физического лица, привязка контактных лиц и проверка результата.

Работа ведётся в разделе «Справочники» (в типовой поставке — блок «НСИ и администрирование» → «Контрагенты» либо панель навигации «Справочники» → «Контрагенты»). Для создания записи у пользователя должны быть права на добавление элементов справочника; обычно они есть у ролей, связанных с делопроизводством.

Где находится справочник контрагентов и какие права нужны

В типовой конфигурации список контрагентов открывается через раздел «Справочники» в панели разделов. Если раздела не видно, проверьте настройку интерфейса: «НСИ и администрирование» → «Настройка навигации» — возможно, раздел просто скрыт из панели. Альтернативный путь — через полнотекстовый поиск: введите в строку поиска слово «Контрагенты» и перейдите в справочник из результатов.

Если кнопка «Создать» недоступна или справочник открывается только на просмотр, проблема в правах. В этом случае обратитесь к администратору системы: ему нужно проверить профиль группы доступа пользователя и добавить право на добавление и изменение элементов справочника «Контрагенты». Самостоятельно менять права без согласования с администратором не стоит — это может нарушить принятую в организации модель разграничения доступа.

Создание контрагента — юридического лица

Основной сценарий — регистрация организации. В списке контрагентов нажмите кнопку «Создать». Если в вашей конфигурации предлагается выбор вида контрагента, укажите «Юридическое лицо». Откроется форма новой карточки.

Минимально необходимые поля: наименование (краткое, именно оно отображается в списках и документах), полное наименование, ИНН и КПП. Если в программе настроено автозаполнение реквизитов, после ввода ИНН появится предложение заполнить карточку по данным сервиса — согласитесь, и программа подставит наименование, адрес, КПП и руководителя. Проверьте подставленные данные на актуальность: сервис отражает сведения реестров, но они могут отставать от реальных изменений у контрагента.

Далее заполните юридический и фактический адреса через классификатор (кнопка выбора в поле адреса открывает форму ввода по ФИАС/КЛАДР), телефон и e-mail. Эти данные используются при оформлении исходящей корреспонденции и почтовых отправлений, поэтому заполняйте их аккуратно, без сокращений «на свой вкус».

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и выполните поиск по ИНН или наименованию, чтобы исключить дубль
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид «Юридическое лицо»
3. 3
   Введите ИНН и, если предложено, заполните реквизиты автоматически
4. 4
   Проверьте и дополните наименование, КПП, адреса, телефон и e-mail
5. 5
   Просмотрите список найденных программой похожих контрагентов и отклоните дублирование, если это новая организация
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте карточку в списке

Заполнение по ИНН и ручное заполнение: что выбрать

Автозаполнение по ИНН работает при подключённой интернет-поддержке и соответствующей настройке. Оно заметно сокращает время ввода и снижает риск опечаток в реквизитах. Однако способ не всегда доступен: в изолированных контурах без доступа к сервисам 1С карточку заполняют вручную по данным из договора или карточки организации, предоставленной контрагентом.

Сравнение вариантов

Заполнение по ИНН

Быстро, реквизиты из официальных реестров. Ограничение: требуется интернет-поддержка, данные могут быть не самыми свежими

Ручное заполнение

Подходит для закрытых контуров и нерезидентов. Ограничение: выше риск опечаток, нужно сверять с первичными документами

Загрузка из документа

Контрагент создаётся прямо из карточки входящего документа по кнопке создания. Удобно, но реквизиты всё равно нужно проверить

Для иностранных организаций автозаполнение обычно недоступно — такие карточки создают вручную, указывая страну регистрации и регистрационный номер по данным контрагента. Поле ИНН для нерезидента может оставаться пустым, это не ошибка.

Создание контрагента — физического лица

Физические лица заводятся как контрагенты, когда с ними заключаются договоры (например, ГПХ) или когда они выступают адресатами корреспонденции. При создании выберите вид «Физическое лицо» и заполните ФИО — этого достаточно для записи.

Дополнительно укажите ИНН физлица (если известен), адрес, телефон и e-mail. Обратите внимание: карточка контрагента-физлица и карточка сотрудника в справочнике «Пользователи»/«Сотрудники» — разные объекты. Сотрудника вашей организации не нужно дублировать в контрагентах, если он не выступает стороной договора как частное лицо.

Контактные лица и контактная информация

У контрагента-организации почти всегда есть конкретные люди, с которыми вы взаимодействуете: подписант, менеджер, секретарь. Для них в карточке контрагента предусмотрена таблица контактных лиц. Откройте карточку контрагента, перейдите к списку контактных лиц и нажмите «Создать».

В карточке контактного лица укажите ФИО, должность, рабочий телефон и e-mail. Должность важна: она подставляется в протоколы, письма и при автозаполнении адресатов. Если человек сменил должность или уволился, не удаляйте запись, если на неё есть ссылки в документах, — пометьте её как неактуальную или скорректируйте данные, чтобы история переписки сохранилась корректно.

Проверка на дубли и типичные ошибки

При записи карточки программа выполняет поиск похожих элементов — по ИНН и наименованию. Если система показала список возможных дублей, внимательно сравните реквизиты: совпадение ИНН почти всегда означает, что контрагент уже есть в базе, и создавать вторую карточку не нужно. Совпадение только по наименованию может быть ложным (одноимённые организации встречаются), поэтому ориентируйтесь на ИНН.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка в списке

Норма

Контрагент виден в списке, наименование читаемое, без сокращений-мусора

Тревожный признак

Запись не сохранилась или отображается с пустым наименованием

Реквизиты

Норма

ИНН/КПП и адрес совпадают с данными договора или выписки

Тревожный признак

Расхождения в цифрах ИНН, устаревший адрес

Дубли

Норма

Поиск по ИНН находит ровно одну карточку

Тревожный признак

Найдено две и более карточек с одинаковым ИНН

Использование в документе

Норма

Контрагент выбирается в поле «Контрагент» документа, реквизиты подставляются

Тревожный признак

Элемент недоступен для выбора или данные не подтягиваются

Что делать, если что-то пошло не так

Если карточка не записывается, программа обычно указывает причину: незаполненное обязательное поле или нарушение уникальности. Внимательно прочитайте сообщение об ошибке — в типовой конфигурации оно содержит конкретное поле, которое нужно исправить.

Если дубль уже создан и по нему есть документы, не удаляйте его вручную. Правильный путь — пометить лишнюю карточку на удаление и воспользоваться штатной обработкой поиска и замены дублей (доступна администратору), которая перенесёт ссылки из документов на основную карточку. Самостоятельная чистка без этой обработки оставит «битые» ссылки в документах.

Частые вопросы о контрагентах в 1С:Документооборот

Не вижу кнопку «Создать» в справочнике контрагентов. Что делать?

Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на добавление элементов справочника. Обратитесь к администратору 1С: он проверит профиль группы доступа и при необходимости добавит нужные права. Заодно уточните, не скрыт ли сам раздел «Справочники» в настройках навигации.

Автозаполнение по ИНН не срабатывает. В чём причина?

Чаще всего не настроена или не активна интернет-поддержка, либо у программы нет доступа к сервисам 1С (закрытый контур, ограничения прокси). Проверьте подключение интернет-поддержки в настройках программы или заполните карточку вручную по данным контрагента.

Можно ли создать контрагента прямо из входящего документа?

Да. В карточке документа в поле «Контрагент» или «Отправитель» можно ввести наименование и при отсутствии совпадений создать новый элемент справочника «на лету». После этого откройте созданную карточку и дополните её реквизитами — автоматически заполняется далеко не всё.

Как исправить ошибку в реквизитах уже созданного контрагента?

Откройте карточку из списка, внесите изменения и запишите. Исправления автоматически отразятся в новых документах. В уже созданных документах реквизиты могли быть зафиксированы на момент заполнения — проверьте критичные документы вручную.

Обнаружил две карточки одного контрагента. Как объединить?

Самостоятельно удалять одну из карточек не нужно: на неё могут ссылаться документы. Попросите администратора выполнить штатную обработку поиска и удаления дублей — она заменит ссылки во всех объектах на выбранную «правильную» карточку, после чего лишнюю можно будет пометить на удаление.

Нужно ли заводить иностранную организацию с ИНН?

Нет, у нерезидентов российского ИНН может не быть, и поле допустимо оставить пустым. Заполните наименование, страну регистрации и регистрационный номер по данным контрагента, а адрес и контакты внесите вручную — автозаполнение для иностранных организаций обычно недоступно.