Как сопоставить номенклатуру поставщика с номенклатурой в 1С

При загрузке прайсов, счетов и накладных от поставщиков в 1С почти всегда возникает одна и та же проблема: названия и коды товаров у контрагента не совпадают с вашими. Поставщик пишет «Кабель ВВГнг 3х2,5 (бухта 100м)», а в вашей базе этот товар называется «Кабель силовой ВВГнг-LS 3×2.5». Если соответствие не настроено, программа либо создаст дубли номенклатуры, либо вообще откажется загружать документ.

Решение — механизм сопоставления номенклатуры поставщика с вашей номенклатурой. В типовых конфигурациях (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Бухгалтерия предприятия 3.0) для этого существует отдельный регистр сведений, где каждой позиции поставщика привязывается ваша карточка товара. Один раз настроив соответствие, вы избавляетесь от ручной обработки при каждой следующей загрузке.

Ниже разобрано, где хранятся эти связи, как заполнить их вручную и автоматически, какие критерии сопоставления использовать и как проверить результат перед проведением документов.

Где в 1С хранится соответствие номенклатуры поставщика

В конфигурациях на базе УТ 11 (Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP Управление предприятием) соответствие хранится в регистре сведений «Номенклатура контрагентов» (в ряде версий — «Номенклатура поставщиков»). Каждая запись регистра содержит: владельца (поставщика), наименование, артикул и идентификатор позиции поставщика, а также ссылку на вашу номенклатуру и характеристику.

Ключевое поле — «Идентификатор номенклатуры поставщика». Именно по нему программа находит нужную запись при обмене по ЭДО или загрузке электронных документов. Если документ приходит в формате XML (УПД, товарная накладная в электронном виде), идентификатор из файла сопоставляется с идентификатором в регистре, и программа автоматически подставляет вашу номенклатуру.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного регистра нет — сопоставление выполняется в момент загрузки документа из файла или при получении электронного документа: программа показывает таблицу позиций поставщика и предлагает указать соответствие, которое запоминается для последующих загрузок.

Подготовка: что проверить перед сопоставлением

Прежде чем сопоставлять, убедитесь, что ваш справочник номенклатуры в порядке. Если в нём уже есть дубли одного и того же товара под разными названиями, сопоставление закрепит хаос: часть документов пойдёт на одну карточку, часть — на другую, и остатки «размажутся». Сначала сведите дубли штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»).

Второй шаг — проверьте заполненность артикулов и штрихкодов в ваших карточках. Автоматическое сопоставление работает именно по этим реквизитам: чем больше карточек с заполненными артикулами и штрихкодами, тем выше процент автоматической привязки. Если штрихкоды не ведутся, основным критерием станет наименование, а оно почти никогда не совпадает дословно.

Третий момент — определите источник данных поставщика: это может быть Excel-прайс, электронный документ из ЭДО, выгрузка с сайта или бумажная накладная. От формата зависит инструмент: для Excel удобна обработка «Загрузка данных из табличного документа», для ЭДО — штатный механизм сопоставления при получении документа.

Ручное сопоставление при загрузке документа

Самый частый сценарий — вы получили электронный документ (УПД, накладную) или загружаете его из файла. Программа открывает форму сопоставления, где слева — позиции поставщика, справа — поля для выбора вашей номенклатуры. Несопоставленные позиции подсвечиваются.

Для каждой позиции нажмите «Сопоставить» (или дважды кликните по строке) и выберите карточку товара из своего справочника. Если товара ещё нет, его можно создать прямо из этой формы — программа перенесёт наименование, артикул и единицу измерения поставщика в новую карточку. После заполнения всех строк нажмите «Записать соответствие» — связи сохранятся в регистре и сработают при следующих документах этого поставщика.

Обратите внимание на характеристики и упаковки: если ведёте учёт по характеристикам (размер, цвет), сопоставлять нужно не только номенклатуру, но и конкретную характеристику, иначе количество не попадёт в нужную аналитику.

1. 1
   Откройте полученный электронный документ или загрузите файл накладной
2. 2
   Дождитесь формы сопоставления: несопоставленные позиции будут выделены
3. 3
   Для каждой строки выберите свою номенклатуру или создайте новую карточку
4. 4
   Проверьте характеристики, упаковки и единицы измерения
5. 5
   Нажмите «Записать соответствие» и проведите документ
6. 6
   При следующем документе того же поставщика убедитесь, что позиции подставились автоматически

Автоматическое сопоставление по артикулу и штрихкоду

Когда позиций сотни или тысячи, ручная привязка неприемлема. В этом случае используйте автоматический поиск соответствий. В форме сопоставления есть команда «Найти» или «Подобрать автоматически» — программа ищет совпадения по штрихкоду, затем по артикулу, затем по точному наименованию.

Приоритет критериев важен. Штрихкод — самый надёжный признак: он уникален и одинаков у всех участников цепочки. Артикул надёжен, только если вы изначально заводили карточки с артикулами этого поставщика. Наименование — самый слабый критерий: «Кабель ВВГ 3х2,5» и «Кабель ВВГ 3*2.5» для программы — разные строки, поэтому по наименованию сопоставляется лишь часть позиций, и результат обязательно нужно просматривать глазами.

Для загрузки прайсов из Excel в УТ 11 используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа» (раздел «Продажи» или «Закупки» → «Сервис»). В ней вы указываете, какая колонка файла соответствует артикулу поставщика, какая — наименованию, и программа либо находит существующие соответствия, либо создаёт новые записи регистра с привязкой к найденной номенклатуре.

Сопоставление при обмене по ЭДО

При работе через оператора ЭДО сопоставление строится на идентификаторах. В электронном документе каждая позиция содержит код товара поставщика и, как правило, наименование с артикулом. При первом получении документа от нового поставщика программа не находит идентификаторы в регистре и открывает форму сопоставления.

После того как вы один раз привязали позиции и записали соответствие, все последующие документы этого поставщика загружаются полностью автоматически: программа по идентификатору находит запись в регистре и подставляет вашу номенклатуру. Поэтому при первичном сопоставлении не торопитесь — ошибка закрепится и будет тиражироваться в каждой новой накладной.

Если поставщик меняет каталог или коды (например, перешёл на новую товарную систему), старые идентификаторы перестанут находиться. Признак проблемы — вновь появившиеся несопоставленные позиции у «стабильного» контрагента. В этом случае запросите у поставщика актуальный каталог и выполните сопоставление заново, не удаляя старые записи: они могут понадобиться для корректировочных документов по прошлым отгрузкам.

Как проверить результат и избежать дублей

После сопоставления и загрузки проверьте три вещи. Первое — остатки: сформируйте отчёт по складу и убедитесь, что количество легло на те карточки, которые вы ожидали, а не на вновь созданные дубли. Второе — регистр соответствий: откройте «Номенклатура контрагентов» с отбором по поставщику и проверьте, что у одной позиции поставщика нет двух записей с разной вашей номенклатурой.

Третье — повторная загрузка. Возьмите следующий документ того же поставщика и убедитесь, что все позиции сопоставились автоматически. Если часть строк снова требует ручной привязки, значит, у этих позиций в документе другие идентификаторы или артикулы — уточните причину и дособоставляйте их.

Типичный источник дублей — создание новой карточки «на всякий случай» вместо поиска существующей. Перед созданием используйте поиск по артикулу и по части наименования: велика вероятность, что товар уже есть, но с другим написанием.

Контрольные точки

Как проверить результат

Повторная загрузка документа того же поставщика

Норма

Все позиции сопоставлены автоматически

Тревожный признак

Часть строк снова требует ручной привязки

Отчёт по складским остаткам

Норма

Количество легло на существующие карточки

Тревожный признак

Появились новые карточки-дубли с остатками

Регистр «Номенклатура контрагентов» по поставщику

Норма

Одна позиция поставщика — одна запись со связью

Тревожный признак

Дубли записей или записи без указания вашей номенклатуры

Типичные ошибки и ограничения механизма

Первая ошибка — сопоставление «в лоб» без учёта единиц измерения. Поставщик отгружает в коробах по 10 штук, а у вас учёт в штуках. Если не указать упаковку с коэффициентом пересчёта, количество в документе будет неверным. Всегда проверяйте колонку «Единица измерения» в форме сопоставления.

Вторая ошибка — привязка нескольких позиций поставщика к одной своей карточке без анализа. Иногда это оправданно (поставщик дробит товар по цветам, а вы ведёте одну позицию), но чаще это признак того, что вы не нашли нужную карточку. Помните об ограничении: обратная ситуация — одна позиция поставщика к нескольким вашим — штатно не поддерживается, такие случаи решаются через характеристики или разные упаковки.

Третья ошибка — игнорирование регистра при смене поставщика. Соответствия хранятся в разрезе контрагентов: привязка, сделанная для одного поставщика, не работает для другого, даже если товар тот же. Если вы работаете с несколькими дистрибьюторами одного производителя, сопоставление придётся выполнить для каждого из них.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сопоставить номенклатуру, если прайс поставщика только в Excel?

Да. В УТ 11, КА и ERP используйте обработку «Загрузка данных из табличного документа»: укажите соответствие колонок файла полям (наименование, артикул, штрихкод поставщика), и программа создаст записи регистра «Номенклатура контрагентов» с привязкой к найденной по артикулу или штрихкоду номенклатуре. Ненайденные позиции можно сопоставить вручную в той же форме.

Что делать, если у поставщика один товар, а у меня он заведён как несколько карточек?

Штатно одну позицию поставщика можно привязать только к одной вашей позиции. Практические решения: используйте характеристики номенклатуры (одна карточка — несколько характеристик) или пересмотрите структуру справочника, объединив дробные карточки в одну. Если разделение принципиально, при загрузке придётся вручную распределять строку документа.

Почему при следующем документе позиции снова не сопоставлены?

Чаще всего соответствие не было записано (забыли нажать «Записать соответствие») или поставщик изменил идентификаторы/артикулы в своих документах. Проверьте регистр «Номенклатура контрагентов»: если записей нет — повторите сопоставление с записью; если записи есть, но не срабатывают — сравните идентификатор из нового документа с тем, что хранится в регистре.

Нужно ли сопоставлять номенклатуру в 1С:Бухгалтерии так же, как в УТ?

Механика отличается. В Бухгалтерии 3.0 нет отдельного регистра номенклатуры контрагентов: соответствие устанавливается в момент загрузки электронного документа или файла и запоминается программой для этого контрагента. Принцип тот же — один раз привязать позиции и далее загружать автоматически, — но управлять списком соответствий централизованно сложнее.

Как массово исправить ошибочные сопоставления?

Откройте регистр «Номенклатура контрагентов» с отбором по поставщику, найдите неверные записи и либо отредактируйте ссылку на свою номенклатуру, либо удалите записи и выполните сопоставление заново. Если ошибочные связи уже повлияли на проведённые поступления, сначала исправьте документы (перезаполните товарные строки), иначе остатки останутся искажёнными.

Влияет ли сопоставление на печатные формы документов?

Нет. Соответствие влияет только на то, какая ваша номенклатура подставляется при загрузке данных от поставщика. В печатных формах ваших документов выводится наименование из вашего справочника. Наименование поставщика сохраняется в регистре справочно и может использоваться, например, при печати прайсов или в отчётах по закупкам.