Справочники и Данные · 10 мин
Как сделать договор в 1С 8.3
Как создать договор с контрагентом в 1С 8.3: заполнение карточки, виды договоров, валюта, расчёты, печать и типичные ошибки. Пошаговая инструкция.
Договор в 1С 8.3 — это элемент справочника, который связывает все документы по контрагенту: счета, реализации, поступления и платежи. Без корректно созданного договора программа не сможет правильно вести взаиморасчёты, формировать акты сверки и отчёты по задолженности. Поэтому заводить договор нужно до оформления первого документа с контрагентом.
Механика работы с договорами в типовых конфигурациях (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация) похожа, но есть отличия в наборе полей и в том, где именно находится справочник. Ниже разобран универсальный порядок действий с уточнениями по конфигурациям.
Перед созданием договора убедитесь, что контрагент уже заведён в справочнике «Контрагенты» и у него заполнены ИНН, КПП и наименование. Если контрагента нет — сначала создайте его, иначе договор будет «висеть в воздухе».
Где находится справочник договоров в разных конфигурациях
Быстрее всего создать договор из карточки контрагента: откройте «Справочники — Контрагенты», найдите нужного партнёра и перейдите по ссылке «Договоры». В этом случае поле «Владелец» (контрагент) заполнится автоматически, что исключает ошибку привязки договора не к тому юрлицу.
Альтернативный путь — через общий список: «Справочники — Покупки и продажи — Договоры контрагентов» (в Бухгалтерии 3.0) или «CRM и маркетинг — Договоры с клиентами» / «Закупки — Договоры с поставщиками» (в Управлении торговлей 11). В УТ договоры с клиентами и поставщиками хранятся в разных справочниках, это важно учитывать при поиске.
Третий вариант — создание договора «на лету» прямо из документа: в поле «Договор» нажмите «Создать» или кнопку выбора и добавьте новый элемент. Это удобно при первичном вводе документов, но повышает риск дублей, если договор уже существовал.
Пошаговое создание договора в 1С:Бухгалтерии 8.3
Порядок действий в типовой Бухгалтерии предприятия 3.0 выглядит так. Откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Договоры». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового договора.
- 1Откройте карточку контрагента и перейдите по ссылке «Договоры»
- 2Нажмите «Создать» и выберите вид договора (с покупателем, с поставщиком и т.д.)
- 3Заполните номер, дату и наименование договора
- 4Укажите организацию, валюту расчётов и порядок оплаты
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что договор доступен в документах
В форме заполните ключевые поля. «Вид договора» определяет, в каких документах он будет доступен: «С покупателем» — в реализациях и счетах покупателям, «С поставщиком» — в поступлениях, «С комиссионером», «С комитентом» — для посреднических схем. «Номер» и «Дата» — реквизиты бумажного договора, они попадут в печатные формы и отчёты. «Организация» — от чьего имени заключён договор, если в базе ведётся несколько юрлиц.
Поле «Наименование» обычно заполняется автоматически из вида, номера и даты, но его можно изменить для удобства поиска — например, «Поставка № 15/04 от 15.04 (ООО Вектор)». Валюта по умолчанию — рубли; для валютных договоров выберите валюту, тогда программа будет считать курсовые разницы.
Виды договоров и когда какой выбирать
Выбор вида договора — не формальность: он влияет на доступность договора в документах и на схему учёта. Если в реализации не отображается нужный договор, первым делом проверьте его вид.
| Вид договора | Когда использовать | Особенности |
|---|---|---|
| С покупателем | Продажа товаров, работ, услуг | Доступен в счетах, реализациях, поступлениях оплаты от покупателей |
| С поставщиком | Закупка товаров и услуг | Доступен в поступлениях, счетах поставщиков, оплатах поставщику |
| С комиссионером (агентом) | Передача товара на реализацию посреднику | Учёт на счетах расчётов с комиссионером, отчёты комиссионера |
| С комитентом (принципалом) | Реализация чужого товара за вознаграждение | Товар учитывается на забалансовых счетах |
| Прочее | Договоры займа, кредита, аренды вне типовых схем | Не участвует в стандартных документах продажи и покупки |
В Управлении торговлей 11 логика шире: там договоры могут использоваться совместно с соглашениями с клиентами, а при определённых настройках соглашения вообще заменяют договоры как условия продаж. Проверьте в разделе «Настройки и справочники — Настройка CRM и маркетинга», включено ли использование договоров с клиентами.
Настройка расчётов, валюты и условий оплаты
В блоке расчётов укажите валюту договора и, если программа предлагает, порядок расчётов: «По договорам», «По заказам», «По накладным». В УТ 11 от этого зависит детализация взаиморасчётов: вариант «по договору в целом» проще, но не даёт точной картины по каждой отгрузке; расчёты по заказам и накладным подходят для контроля отгрузок и долгов по конкретным сделкам.
Для валютных договоров убедитесь, что в функциональности программы включён учёт в валюте и загружены курсы валют («Администрирование — Общие настройки — Валюты»). Без актуальных курсов документы по валютному договору либо не проведутся, либо посчитают рублёвые суммы по устаревшему курсу.
В ряде конфигураций в договоре можно задать срок оплаты, график платежей и банковские счета по умолчанию. Эти данные подставляются в печатные формы счетов и в платёжные документы, что экономит время при массовом выставлении счетов.
Удобно выработать единый шаблон наименования договоров, например «Вид + номер + дата», и придерживаться его во всех базах. Тогда поиск нужного договора в длинных списках занимает секунды, а дубли заметны сразу.
Печать текста договора из 1С
Сам справочник «Договоры» хранит реквизиты, а не текст соглашения. Чтобы распечатать сам текст договора, используются другие механизмы. В Управлении торговле и Комплексной автоматизации есть «Договоры» с возможностью хранения файла: прикрепите скан или Word-файл в карточку договора через скрепку «Присоединённые файлы» — документ будет доступен всем пользователям базы.
Для формирования текста договора из шаблона применяются типовые механизмы печати: в некоторых конфигурациях есть команда «Печать — Договор» в карточке или в документе счёта, где к тексту счёта прикладывается текст договора. Также распространена практика внешних печатных форм — шаблонов Word с автоподстановкой реквизитов контрагента, организации и договора.
Если требуется массово печатать договоры с автозаполнением, а типовых средств не хватает, задача решается подключением внешней печатной формы («Администрирование — Печатные формы, отчёты и обработки — Дополнительные отчёты и обработки»). Разработку шаблона лучше поручить специалисту по 1С, если в компании нет своего.
Типичные ошибки и как их избежать
Если договор создан с ошибкой в реквизитах, просто откройте его и исправьте — изменение номера, даты или наименования не ломает проведённые документы. А вот изменение вида договора или организации после того, как по нему есть документы, может привести к тому, что документы перестанут проводиться после перезаписи. Перед такой правкой проверьте, есть ли движения по договору.
Проверка результата и закрытие договора
После создания договора проверьте его работоспособность: создайте тестовый счёт или реализацию с этим контрагентом и убедитесь, что договор выбирается из списка и подставляется в документ. Затем сформируйте отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» или оборотно-сальдовую ведомость по счетам расчётов — договор должен отображаться в аналитике.
Как проверить результат
Договор виден и выбирается в счёте, реализации или поступлении
Договора нет в списке — проверьте вид, организацию и валюту
Договор отображается в ОСВ и актах сверки по счетам 60, 62, 76
Движения идут «без договора» или на другой договор
Номер и дата договора корректно выводятся в счёте и акте
Реквизиты пустые или с ошибкой — исправьте карточку договора
Когда договор прекращён, удалять его не нужно — пометьте его как недействующий (в УТ есть соответствующий статус) или просто не используйте в новых документах. История взаиморасчётов по старому договору должна остаться доступной для отчётов и проверок.
Что важно запомнить
Договор создаётся из карточки контрагента или справочника договоров за пару минут: вид, номер, дата, организация и валюта — обязательный минимум. Вид договора определяет его доступность в документах, а корректные реквизиты — правильность печатных форм и отчётов. Договоры с проведёнными документами не удаляют и не перепривязывают к другой организации.
Частые вопросы
Почему созданный договор не выбирается в документе?
Чаще всего не совпадает вид договора (например, «С поставщиком» вместо «С покупателем»), организация в шапке документа или валюта. Откройте карточку договора и сверьте эти три параметра с документом. Также проверьте, не помечен ли договор на удаление.
Можно ли вести несколько договоров с одним контрагентом?
Да, и это нормальная практика: у одного контрагента может быть договор поставки, договор аренды и договор комиссии одновременно. Каждый заводится отдельным элементом справочника со своим видом и реквизитами.
Как исправить ошибку в номере или дате договора?
Откройте карточку договора, исправьте поле и нажмите «Записать и закрыть». Проведённые документы при этом не пострадают — ссылка на договор остаётся той же, меняются только реквизиты. В уже распечатанных формах исправление, естественно, не отразится.
Где хранить скан подписанного договора в 1С?
Откройте карточку договора и используйте кнопку со скрепкой «Присоединённые файлы» — добавьте PDF или скан. Файл сохранится в базе (или в томах на диске, если так настроено) и будет доступен всем пользователям с правами на этот договор.
Чем договор отличается от соглашения в 1С:Управление торговлей?
Соглашение задаёт коммерческие условия продаж (цены, скидки, сроки), а договор — юридическую основу расчётов. В зависимости от настроек программы продажи могут вестись только по соглашениям, только по договорам или по их связке. Проверьте настройку использования договоров в разделе «CRM и маркетинг».
Что делать, если по ошибке завели два одинаковых договора?
Определите, по какому из них есть документы. Договор без движений пометьте на удаление. Если документы есть по обоим, перебросьте их на один договор (перевыберите договор в каждом документе и перепроведите), затем удалите лишний. Перед объединением сделайте резервную копию базы.