Справочники и Данные · 11 мин
Где в 1С находится справочник физических лиц
Где находится справочник физических лиц в 1С:Бухгалтерии, ЗУП и Управлении торговлей. Пути через меню, поиск, создание карточки, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Справочник «Физические лица» — один из базовых объектов практически любой типовой конфигурации 1С: в нём хранятся ФИО, даты рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные сотрудников, контрагентов-физлиц, подписантов и ответственных лиц. Проблема в том, что прямого пункта «Физические лица» в главном меню часто нет, и расположение справочника зависит от конфигурации — в 1С:Бухгалтерии, ЗУП и Управлении торговлей путь отличается.
В большинстве конфигураций справочник спрятан внутри разделов «Справочники», «НСИ и администрирование» или «Кадры», а доступ к нему зависит от прав пользователя. Если нужного пункта не видно, это почти всегда вопрос прав или настройки состава команд интерфейса, а не отсутствия самого справочника в базе.
Ниже — конкретные пути для основных типовых конфигураций, универсальные способы поиска через «Все функции» и строку поиска, а также разбор ситуаций, когда справочник не отображается или заполнен с ошибками.
Где искать справочник в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 справочник доступен из раздела «Справочники» в главной панели разделов. Откройте «Справочники» и в группе «Сотрудники и зарплата» (либо в общем списке) найдите пункт «Физические лица». Если панель функций настроена в виде списка, пункт будет виден сразу; если разделов много, воспользуйтесь строкой поиска в верхней части окна программы.
Альтернативный путь — раздел «Зарплата и кадры», где также может присутствовать ссылка «Физические лица» в панели навигации. Точный состав команд зависит от релиза конфигурации и включённой функциональности: если учёт зарплаты в программе отключён, часть кадровых команд скрывается.
Обратите внимание: справочник «Сотрудники» и справочник «Физические лица» — разные объекты. Сотрудник всегда ссылается на физическое лицо, но одно физлицо может быть связано с несколькими сотрудниками (например, при работе по совместительству или повторном приёме). Данные документов удостоверяющих личность, ИНН и СНИЛС хранятся именно в карточке физического лица и связанных регистрах сведений.
Где находится справочник в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 справочник физических лиц — центральный объект кадрового учёта. Откройте раздел «Кадры» в панели разделов и выберите команду «Физические лица» в панели навигации. Если команды нет, откройте «Кадры» → «Сотрудники», затем в карточке любого сотрудника перейдите по ссылке на поле «Физическое лицо» — так вы попадёте в нужную карточку напрямую.
Через карточку физического лица в ЗУП доступны личные данные, документы, образование, состав семьи, воинский учёт и другие блоки — они открываются по гиперссылкам в шапке формы. Это удобнее, чем искать каждый вид данных отдельно по разделам.
Если пункт «Физические лица» не отображается в разделе «Кадры», проверьте настройку панели навигации: нажмите на значок настройки (шестерёнка) в правом верхнем углу панели навигации и включите нужную команду, либо используйте «Настройка навигации» в меню раздела.
Путь в Управлении торговлей, ERP и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация справочник расположен в разделе «НСИ и администрирование». Откройте этот раздел, затем перейдите в подраздел «НСИ» (нормативно-справочная информация) и найдите «Физические лица» в блоке кадровых или общих справочников.
В этих конфигурациях физические лица используются шире, чем в бухгалтерии: они выступают контактными лицами партнёров, подписантами документов, экспедиторами, ответственными за склады. Поэтому справочник может быть заполнен не только сотрудниками, но и внешними людьми, и при поиске нужной карточки пользуйтесь фильтром по наименованию.
Если раздела «НСИ и администрирование» нет в панели разделов, проверьте, не работаете ли вы в ограниченном интерфейсе (например, «Менеджер по продажам»), где часть разделов скрыта настройками роли. Переключить интерфейс или расширить права может администратор базы.
Где искать в разных конфигурациях
Раздел «Справочники» → «Физические лица» или раздел «Зарплата и кадры». Ограничение: при отключённом учёте зарплаты часть команд скрыта.
Раздел «Кадры» → «Физические лица». Если команды нет — настройте панель навигации через значок шестерёнки.
«НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Физические лица». Ограничение: раздел может быть недоступен в узких ролевых интерфейсах.
«Все функции» → «Справочники» → «Физические лица». Требуется право отображения команды «Все функции».
Универсальный способ: «Все функции» и строка поиска
Команда «Все функции» показывает полный список объектов конфигурации независимо от настроек интерфейса. Откройте главное меню (круглая кнопка со стрелкой в левом верхнем углу окна) и выберите «Все функции». В дереве раскройте ветку «Справочники» и найдите «Физические лица». Двойной щелчок откроет список.
Если пункта «Все функции» в главном меню нет, его нужно включить: «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду "Все функции"». После этого команда появится в главном меню. Для её использования также нужны соответствующие права — в некоторых базах «Все функции» доступна только администраторам.
Второй быстрый способ — поле поиска в верхней части окна (в новых версиях платформы это строка глобального поиска). Введите «физические лица» и выберите справочник из результатов. Поиск работает по командам интерфейса, данным и справочникам, и часто это самый быстрый путь, если вы не помните структуру разделов.
- 1Откройте «Сервис» → «Параметры» и включите отображение команды «Все функции».
- 2Нажмите кнопку главного меню (стрелка в круге слева вверху) и выберите «Все функции».
- 3В дереве раскройте «Справочники» и найдите «Физические лица».
- 4Откройте список двойным щелчком и проверьте, что записи отображаются.
Как создать и проверить карточку физического лица
Новая карточка создаётся кнопкой «Создать» в форме списка справочника. Минимальный набор — ФИО; далее заполняются пол, дата рождения, ИНН, СНИЛС, страховой номер. В ЗУП и Бухгалтерии при вводе ИНН и СНИЛС работает форматный контроль: программа отклонит заведомо некорректные значения, что снижает риск ошибок при сдаче отчётности.
Паспортные данные вносятся через гиперссылку «Документы удостоверяющие личность» или «Личные данные» в карточке. Укажите вид документа, серию, номер, дату выдачи и кем выдан. Поскольку данные периодические, при смене паспорта не редактируйте старую запись, а добавляйте новую с актуальной датой — иначе в старых документах и отчётах «подтянутся» новые данные задним числом.
После заполнения проверьте результат: откройте связанный документ (например, приём на работу или договор) и убедитесь, что ФИО и реквизиты подставляются корректно. В ЗУП дополнительно полезно проверить формирование любой печатной формы с личными данными, например карточки Т-2.
Как проверить корректность карточки
Программа принимает значения без предупреждений о формате
Сообщение о неверном контрольном числе или длине
Создана новая периодическая запись, старая сохранена в истории
Старая запись перезаписана — история документов потеряна
Одно физлицо — одна карточка, сотрудники ссылаются на неё
Несколько карточек одного человека с разным написанием ФИО
ФИО и реквизиты заполняются автоматически
Поля пустые или подставляются устаревшие данные
Почему справочник не видно и что с этим делать
Самая частая причина — отсутствие прав. Если у пользователя нет права «Чтение» на справочник «Физические лица», команда не отобразится ни в разделах, ни в «Все функциях». Проверить это может администратор: в настройках профиля группы доступа или роли пользователя должно быть разрешение на справочник.
Вторая причина — настройка командного интерфейса. В разделе откройте меню настройки навигации (шестерёнка) и проверьте, не перенесена ли команда «Физические лица» в список скрытых. Верните её в видимые команды перетаскиванием или кнопкой «Добавить».
Третья ситуация — работа в тонком или веб-клиенте с ограниченным интерфейсом. В некоторых ролях (например, «Продавец» в УТ) разделы с НСИ полностью скрыты. Здесь помогает только смена роли или расширение профиля доступа — самостоятельно без административных прав это не обойти, и пытаться не стоит: изменение прав через конфигуратор без понимания модели ролей может нарушить разграничение доступа для всей базы.
Типичные ошибки при работе со справочником
Чаще всего проблемы возникают не с поиском справочника, а с качеством данных внутри него. Дубли карточек одного человека приводят к тому, что часть документов оформлена на одну запись, часть — на другую, и отчётность по НДФЛ или страховым взносам собирается неполностью.
Другая распространённая ошибка — перезапись периодических сведений вместо добавления новой записи. Из-за этого в старых документах и кадровых отчётах отображаются актуальные паспортные данные вместо действовавших на дату документа.
Ответы на частые вопросы
Почему в списке сотрудников есть человек, а в справочнике физических лиц его нет?
Такого в штатной ситуации быть не должно: сотрудник всегда ссылается на физическое лицо. Скорее всего, вы ищете по написанию ФИО, которое отличается от записи в карточке (например, с инициалами или в другом порядке). Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке в поле «Физическое лицо» — так вы попадёте в нужную карточку напрямую.
Как объединить две карточки одного человека?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (в типовых конфигурациях она находится в разделе администрирования, в блоке обслуживания или корректировки данных). Обработка заменит ссылки во всех документах на выбранную «правильную» карточку и пометит дубль на удаление. Перед запуском сделайте резервную копию базы.
Можно ли удалить карточку физического лица?
Удалить карточку, на которую есть ссылки из документов или справочника «Сотрудники», штатно нельзя — платформа блокирует такое удаление. Если человек больше не работает, карточку оставляют в базе: она нужна для корректного отображения архивных документов и отчётности прошлых периодов.
Где хранятся паспортные данные, если в карточке их не видно?
Они хранятся в периодических регистрах сведений, связанных с физическим лицом. В карточке откройте гиперссылку «Документы удостоверяющие личность» (в ЗУП и Бухгалтерии) или аналогичный блок личных данных — там отображается вся история с датами, с которых действует каждая запись.
Команды «Все функции» нет в главном меню — что делать?
Включите её отображение: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"». Если после этого команда не появилась или не открывается, значит, её использование запрещено вашей ролью — обратитесь к администратору базы для выдачи прав.
Чем справочник «Физические лица» отличается от «Контактных лиц»?
«Физические лица» — общий справочник людей для кадрового учёта, подписей и ответственных лиц. «Контактные лица» (в УТ, ERP, КА) — это представители партнёров и клиентов, привязанные к конкретному контрагенту. Один и тот же человек может быть заведён в обоих справочниках, но для разных целей учёта.
Что важно запомнить
Справочник «Физические лица» есть в любой типовой конфигурации 1С: в Бухгалтерии ищите его в разделе «Справочники», в ЗУП — в разделе «Кадры», в УТ/ERP/КА — в «НСИ и администрирование». Универсальный путь — «Все функции» → «Справочники». Если команда не видна, проверяйте права и настройку панели навигации, а не пытайтесь править конфигурацию. Работайте с карточками аккуратно: не плодите дубли и не перезаписывайте периодические данные.