Справочники и Данные · 10 мин
Как правильно создавать номенклатуру в 1С
Как создать номенклатуру в 1С: виды номенклатуры, заполнение карточки, единицы измерения, характеристики, группы, типичные ошибки и проверка результата.
Номенклатура — один из базовых справочников в любой конфигурации 1С: от «Управления торговлей» до «Комплексной автоматизации» и «ERP». От того, насколько грамотно заведены позиции, зависит корректность остатков на складах, себестоимости, отчётов по продажам и обменов с сайтом. Ошибки на этапе создания карточки товара потом приходится исправлять в сотнях документов.
Правильное создание номенклатуры начинается не с кнопки «Создать», а с решения организационных вопросов: как делить позиции на группы, нужны ли характеристики и серии, какие единицы измерения использовать. Только после этого имеет смысл заполнять карточки — вручную или загрузкой из файла.
Ниже разобран практический порядок работы: от подготовки структуры справочника до проверки результата. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации на управляемых формах (УТ 11, КА 2, ERP 2, УНФ), но общие принципы применимы и к другим решениям.
Подготовка: что настроить до создания первой карточки
Главная ошибка новичков — начинать заводить товары «как попало», без продуманной структуры. Через месяц справочник превращается в свалку из дублей, и найти нужную позицию становится невозможно. Поэтому первый шаг — определить иерархию групп: например, «Товары → Категория → Подкатегория». Глубину вложенности лучше ограничить тремя уровнями, иначе навигация станет неудобной.
Второй шаг — создать виды номенклатуры. Вид номенклатуры в УТ 11 и ERP определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор), шаблоны наименований, настройки учёта характеристик и серий. Например, для товаров с размерами (одежда, обувь) создают отдельный вид с включёнными характеристиками, а для услуг — вид без складского учёта.
Третий шаг — проверить классификатор единиц измерения. В типовых конфигурациях он уже заполнен по общероссийскому классификатору (ОКЕИ), но перед загрузкой данных убедитесь, что нужные единицы (шт, кг, м, упак) присутствуют и имеют корректные коды — это важно для ЭДО и печатных форм.
Создание карточки номенклатуры вручную
Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (в УНФ — «Каталоги» → «Номенклатура») и нажмите «Создать». Программа предложит выбрать вид номенклатуры — от этого выбора зависит набор полей карточки. Если видов много, удобно настроить вид по умолчанию, чтобы не выбирать его каждый раз.
Заполните ключевые поля: рабочее наименование (внутреннее, по нему ищут сотрудники) и наименование для печати (идёт в документы для контрагентов). Если настроен шаблон наименований в виде номенклатуры, печатное наименование сформируется автоматически из рабочего. Артикул заполняйте по единому правилу — например, только латиницей без пробелов, чтобы не возникало дублей вида «А-101» и «А101».
Укажите единицу хранения и, если товар продаётся упаковками, добавьте упаковки с коэффициентами пересчёта. Например, базовая единица — штука, упаковка «Коробка 12 шт» с весом и объёмом. Это позволит оформлять документы сразу в коробках, а остатки будут корректно храниться в штуках.
- 1Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид номенклатуры с нужным типом (товар, услуга, работа)
- 3Заполните рабочее наименование, артикул и единицу измерения
- 4Укажите ставку НДС, группу и при необходимости упаковки
- 5При использовании характеристик создайте их в одноимённой закладке
- 6Запишите карточку и проверьте её через документ поступления
Типы номенклатуры: товар, услуга, работа, набор
Тип позиции влияет на то, как она ведёт себя в учёте. Товар участвует в складском учёте и формирует остатки, услуга — нет, она только отражается в продажах и затратах. Если услугу ошибочно создать как товар, в отчётах по складу появятся «висячие» отрицательные остатки, которые придётся разбирать вручную.
Наборы и комплекты используются, когда из нескольких позиций собирают одну продающуюся единицу. В УТ 11 набор продаётся как единое целое, а списание комплектующих настраивается вариантом учёта. Перед применением наборов проверьте на тестовой базе, как они отражаются в себестоимости и отчётах по продажам — поведение отличается в зависимости от конфигурации.
Выбор типа номенклатуры
Подходит для всего, что хранится на складе и списывается в момент продажи. Требует корректных единиц измерения и при необходимости характеристик.
Для работ и услуг без складского остатка. Не участвует в складских отчётах, проверяйте правильность отражения в затратах.
Для продажи нескольких позиций под одним наименованием. Ограничение: сложнее анализировать себестоимость и остатки комплектующих.
Характеристики, серии и упаковки
Характеристики позволяют не плодить отдельные карточки на каждый размер или цвет: одна позиция «Футболка базовая» и характеристики «S / M / L». Включаются они на уровне вида номенклатуры, причём есть два режима: общие характеристики для всего вида или индивидуальные для каждой карточки. Для товаров с уникальными наборами параметров используйте индивидуальные.
Серии нужны там, где требуется прослеживаемость партий: сроки годности, номера производственных партий, сертификаты. Учёт серий — ресурсоёмкая настройка, включайте её только там, где она реально необходима: избыточное использование серий замедляет проведение документов и усложняет работу склада.
Важно определиться со схемой до начала ввода остатков. Перевести товар с учёта «без характеристик» на учёт с характеристиками после того, как по нему прошли документы, — трудоёмкая операция: потребуется корректировка остатков и перепроведение.
Массовое создание: загрузка из Excel и обработок
Если позиций десятки или сотни, ручной ввод неэффективен. В типовых конфигурациях есть встроенная загрузка из табличного документа: в УТ 11 это обработка «Загрузка данных из файла», доступная из списка номенклатуры по кнопке «Ещё». Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, группа.
Перед загрузкой почистите данные: уберите лишние пробелы, приведите наименования к единому регистру, проверьте отсутствие дублей по артикулам. Загружайте сначала небольшую партию из 5–10 строк и проверяйте результат, а только потом — весь массив. Обязательно сделайте архивную копию базы перед массовой загрузкой.
Для регулярного обмена с поставщиками или сайтом лучше настроить типовой обмен (например, в формате CommerceML) или использовать регламентные загрузки через настраиваемые обработки. Разовые «самодельные» загрузки без контроля дублей — главный источник засорения справочника.
Проверка результата и типичные ошибки
После создания карточек проверьте их в боевом сценарии: оформите тестовое поступление, перемещение и реализацию, затем откройте отчёт «Остатки товаров на складах». Позиция должна корректно приходоваться, списываться и отображаться с нужной единицей измерения и характеристикой. Для услуг проверьте, что они не появляются в складских отчётах.
Отдельно проверьте печатные формы: наименование в ТОРГ-12 или УПД должно быть читаемым и соответствовать требованиям контрагентов, а коды единиц измерения — соответствовать ОКЕИ, иначе документы могут не пройти через операторов ЭДО.
Как проверить результат
Товар отображается с правильной единицей и характеристикой
Остаток не появляется или позиция заведена как услуга
Наименование и единица измерения корректны для контрагента
Обрезанное наименование, неверный код единицы по ОКЕИ
Позиция находится по артикулу и наименованию без дублей
Несколько карточек одного товара с разным написанием
Когда стоит привлечь специалиста
Самостоятельно безопасно выполнять: создание групп, видов номенклатуры, отдельных карточек, загрузку небольших партий на тестовой копии. Это штатные операции, которые не требуют изменения конфигурации.
Помощь специалиста по 1С оправдана при миграции справочника из старой программы (например, из «1С:Торговля и склад 7.7» или Excel-учёта), при настройке обменов с сайтом и маркетплейсами, а также когда требуется доработка карточки — дополнительные реквизиты, шаблоны наименований, проверки заполнения. Ошибки в этих сценариях дороже стоимости настройки.
Что важно запомнить
Сначала структура (группы, виды, единицы), потом карточки. Тип позиции и характеристики определяйте до ввода остатков. Массовую загрузку делайте партиями после чистки данных, результат всегда проверяйте через документы и отчёты по остаткам.
Частые вопросы
Можно ли изменить тип номенклатуры с товара на услугу после создания карточки?
Технически — через смену вида номенклатуры, но только если по позиции нет движений в документах. Если движения есть, корректный путь — создать новую карточку с нужным типом, старую пометить на удаление и закрыть по ней остатки корректировкой.
Чем характеристики отличаются от дополнительных реквизитов?
Характеристики участвуют в складском учёте: остатки ведутся в разрезе каждой характеристики. Дополнительные реквизиты — это справочная информация (цвет упаковки, страна бренда), которая не влияет на остатки и используется для поиска и отборов.
Как найти и объединить дубли номенклатуры?
В типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она ищет похожие элементы по наименованию и реквизитам и заменяет ссылки в документах на выбранную карточку. Перед запуском сделайте копию базы.
Нужно ли заполнять штрихкоды каждой позиции?
Если используется сканер штрихкодов на складе или в рознице — да, штрихкоды хранятся в регистре «Штрихкоды номенклатуры» и могут привязываться к характеристикам и упаковкам. Без торгового оборудования заполнение штрихкодов не обязательно.
Как перенести номенклатуру из одной базы 1С в другую?
Для однотипных конфигураций используйте типовую синхронизацию данных или обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Для разных конфигураций потребуется настройка правил конвертации — эту задачу лучше поручить специалисту, так как нужно сопоставить виды номенклатуры, единицы и характеристики.