Как поменять паспортные данные в 1С ЗУП

Паспортные данные сотрудника в 1С:ЗУП хранятся в карточке физического лица, а не в карточке сотрудника. Это принципиальный момент: один человек может числиться в программе как несколько сотрудников (основное место работы, совместительство, подработка), но паспорт у него один, и редактировать его нужно именно на уровне физического лица. Если изменить данные «не там», в отчётах и персонифицированной отчётности останутся старые значения.

Замена паспорта — штатная ситуация: документ меняют по возрасту, при смене фамилии, при утрате или порче. В 1С:ЗУП предусмотрен механизм хранения истории документов, удостоверяющих личность, поэтому старый паспорт не нужно удалять — он сохраняется с указанием периода действия. Это важно для корректного формирования отчётов за прошлые периоды.

Ниже разобрано, где именно хранятся паспортные данные, как их изменить с сохранением истории, что проверить после правки и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С:ЗУП хранятся паспортные данные

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» сведения о документе, удостоверяющем личность, относятся к физическому лицу. Путь к ним: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного сотрудника → в шапке карточки нажать на ссылку с фамилией физического лица или перейти в группу «Личные данные». Альтернативный вариант — справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от версии и настроек интерфейса).

Такое разделение сделано намеренно. Если сотрудник оформлен в двух организациях или уволен и принят снова, паспортные данные остаются едиными. При смене паспорта достаточно один раз исправить данные физлица — изменения подтянутся во все связанные кадровые документы и отчёты.

Учтите: для редактирования карточки физического лица у пользователя должны быть соответствующие права. Обычно это роли кадровика или расчётчика. Если поля недоступны для изменения, обратитесь к администратору системы — самостоятельно расширять права небезопасно.

Как изменить паспортные данные с сохранением истории

Основной и правильный способ — добавить новый документ через механизм истории. В карточке физического лица найдите поле «Документ, удостоверяющий личность» — обычно оно отображается строкой вида «Паспорт РФ, серия … № …». Рядом с полем есть ссылка или команда «История» (в ряде версий — «Все документы» или гиперссылка на самом значении).

Откроется список документов с периодами действия. Нажмите «Добавить» и заполните данные нового паспорта: вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения. Обязательно укажите дату, с которой действует новый документ — как правило, это дата выдачи паспорта. Программа автоматически закроет период действия предыдущего документа.

После записи проверьте, что в списке истории две строки: старый паспорт с закрытым периодом и новый — действующий. Такой порядок гарантирует, что отчёты за прошлые периоды будут формироваться со старыми данными, а текущие — с новыми.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
2. 2
   В карточке сотрудника перейдите по ссылке на физическое лицо или откройте «Личные данные»
3. 3
   Найдите поле «Документ, удостоверяющий личность» и откройте историю документов
4. 4
   Нажмите «Добавить» и заполните серию, номер, дату выдачи, кем выдан, код подразделения
5. 5
   Укажите дату начала действия нового документа и запишите
6. 6
   Проверьте, что старый документ остался в истории с закрытым периодом

Как отредактировать текущий паспорт без истории

Когда допустимо простое исправление

Прямое редактирование текущей записи оправдано только при опечатке: неверно введена цифра серии, ошибка в названии органа, выдавшего документ, пропущен код подразделения. В этом случае документ тот же самый, меняется лишь правильность его отражения в базе, поэтому историю создавать не нужно — откройте текущую запись и исправьте поле.

Когда исправлять напрямую нельзя

Если сотрудник получил новый паспорт (замена по возрасту, смена фамилии, утрата), править старую запись нельзя. Иначе в отчётах за прошлые периоды — например, в персонифицированных сведениях или справках 2-НДФЛ за прошлый год — появятся данные документа, которого на тот момент не существовало. Это может вызвать вопросы при проверках и расхождения при сверке с ранее сданной отчётностью.

Смена фамилии вместе с паспортом

Частая ситуация — замена паспорта при вступлении в брак и смене фамилии. Здесь одной правки документа недостаточно: нужно также изменить ФИО физического лица. В карточке физлица поле ФИО тоже имеет историю — откройте её и добавьте новую запись с датой, с которой действует новая фамилия (обычно дата выдачи нового паспорта или дата регистрации брака, в зависимости от кадровой практики организации).

Дополнительно в кадровом учёте принято оформлять документ «Изменение фамилии» (в ряде версий — через кадровый приказ или личные данные сотрудника), чтобы изменение отразилось в учётных данных, печатных формах приказов и трудовых договорах. Проверьте, как это реализовано в вашей версии ЗУП: в одних конфигурациях достаточно истории ФИО у физлица, в других требуется отдельный кадровый документ.

После правок убедитесь, что новая фамилия отображается в списке сотрудников, в расчётных листках и в шапке карточки. Если где-то осталась старая — вероятно, изменение внесено не во все связанные объекты.

Влияние на отчётность и проверка результата

Паспортные данные попадают в персонифицированную отчётность (сведения о застрахованных лицах, ЕФС-1 и аналогичные формы), справки о доходах, а также в некоторые кадровые печатные формы. После смены документа сформируйте тестовый отчёт за текущий период и убедитесь, что в нём указан новый паспорт.

Затем сформируйте отчёт за прошлый период, когда действовал старый документ: там должны остаться прежние серия и номер. Если в прошлом периоде отображается новый паспорт — значит, данные были перезаписаны без истории, и это нужно исправить, восстановив старую запись вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

История документов физлица

Норма

Две записи: старый паспорт с закрытым периодом и новый действующий

Тревожный признак

Одна запись с перезаписанными серией и номером

Отчёт за текущий период

Норма

Указан новый паспорт

Тревожный признак

Подтягивается старый документ

Отчёт за прошлый период

Норма

Указан паспорт, действовавший на ту дату

Тревожный признак

В прошлом периоде отображается новый документ

Печатные формы и расчётные листки

Норма

Актуальные ФИО и данные

Тревожный признак

Где-то осталась старая фамилия или документ

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — перезапись старого паспорта новыми данными вместо добавления записи в историю. Вторая по частоте — правка карточки сотрудника вместо карточки физического лица, из-за чего при наличии нескольких сотрудников-записей данные расходятся. Третья — неверная дата начала действия нового документа: если поставить текущую дату вместо даты выдачи, отчёты за промежуточный период сформируются некорректно.

Отдельный случай — дубли физических лиц. Если при приёме на работу сотрудника завели повторно, в базе может оказаться две карточки физлица, и паспорт будет исправлен только в одной. Перед правкой проверьте справочник «Физические лица» на наличие дублей по ФИО и дате рождения; при обнаружении дублей их нужно объединять штатными средствами или с привлечением специалиста.

Частые вопросы

Нужно ли удалять старый паспорт из базы?

Нет. Старый документ должен остаться в истории с закрытым периодом действия. Он нужен для корректного формирования отчётов и справок за периоды, когда этот паспорт действовал, а также для возможных сверок с ранее сданной отчётностью.

Сотрудник принят повторно, а паспорт тянется старый. Что делать?

Скорее всего, при повторном приёме создан новый сотрудник, но привязан к тому же физическому лицу — тогда достаточно обновить документ в карточке физлица. Если же создано новое физическое лицо, это дубль: исправьте паспорт в актуальной карточке и займитесь объединением дублей.

Можно ли изменить паспортные данные задним числом?

Дату начала действия нового документа можно указать любую — например, фактическую дату выдачи паспорта, даже если данные вносятся позже. Именно так и следует поступать: программа корректно распределит документы по периодам.

Влияет ли смена паспорта на расчёт зарплаты?

Нет, паспортные данные не участвуют в расчётах. Они используются только в кадровом учёте, печатных формах и отчётности. Но при смене фамилии проверьте данные для банковских реестров, если зарплата перечисляется через зарплатный проект.

Какие права нужны для изменения паспортных данных?

Требуются права на редактирование справочника «Физические лица» — обычно это роли кадровика, расчётчика или полные права. Если поля заблокированы, запросите доступ у администратора 1С, а не пытайтесь обойти ограничение.

Что делать, если ошибка в паспорте уже ушла в сданную отчётность?

Сначала исправьте данные в базе правильным способом. Затем оцените, требуется ли корректирующая (уточнённая) отчётность за тот период — это зависит от вида формы и существенности ошибки. При сомнениях согласуйте подачу корректировки с ответственным за отчётность специалистом.