Как обновить справочники в 1С

Справочники в 1С — это нормативно-справочная информация, на которую опираются документы и отчёты: номенклатура, контрагенты, валюты, банки, ставки налогов, классификаторы ОКВЭД и ОКПО. Если справочник устарел, программа начинает считать неправильно: неверный курс валюты искажает суммы в документах, отсутствующий банк мешает создать платёжное поручение, а старая ставка НДС приводит к ошибкам в декларации.

Обновление справочников делится на два типа. Первый — автоматическое обновление классификаторов и курсов из интернета или из состава обновления конфигурации. Второй — ручное ведение прикладных справочников: номенклатуры, контрагентов, договоров. Оба типа требуют разного подхода и разных прав доступа.

Перед любыми массовыми изменениями справочников сделайте резервную копию информационной базы. Ошибка при загрузке классификатора или групповой обработке может изменить тысячи элементов, и откатить это вручную будет очень долго.

Какие справочники бывают и как они обновляются

В типовых конфигурациях 1С справочники условно делятся на три группы. Первая — регуляторные классификаторы: валюты, банки (БИК), ОКВЭД, ОКПО, страны мира, единицы измерения (ОКЕИ). Они поставляются фирмой «1С» в составе конфигурации или загружаются с сайтов регуляторов и обновляются централизованно.

Вторая группа — расчётные справочники, зависящие от внешних данных: курсы валют, ставки рефинансирования, нормы амортизации. Их нужно обновлять регулярно, потому что значения меняются ежедневно или ежемесячно.

Третья группа — прикладные справочники компании: номенклатура, контрагенты, склады, сотрудники, статьи расходов. Их ведёт сама организация, и «обновление» здесь означает добавление новых элементов, исправление реквизитов и пометку устаревших на удаление.

Обновление валют и курсов валют

Курсы валют — самый частый повод для обновления справочников. Откройте раздел «Справочники» (или «НСИ и администрирование») и перейдите в справочник «Валюты». Если валюты нет в списке, нажмите «Подобрать из классификатора» — откроется общероссийский классификатор валют, из которого валюта добавляется одним щелчком.

Для загрузки курсов нажмите кнопку «Загрузить курсы валют» в форме списка. Укажите период загрузки и отметьте нужные валюты. Программа получит курсы с сервера ЦБ через интернет. Если интернет-загрузка недоступна, курсы можно ввести вручную: откройте валюту, перейдите по ссылке «Курсы валют» и добавьте записи с датой и значением.

В большинстве типовых конфигураций есть регламентное задание «Загрузка курсов валют», которое обновляет курсы автоматически по расписанию. Проверьте его в разделе «Администрирование» → «Обслуживание» → «Регламентные и фоновые задания». Если задание отключено или завершается с ошибкой, курсы перестанут поступать, и документы начнут проводиться по старым значениям.

1. 1
   Откройте «Справочники» → «Валюты»
2. 2
   Нажмите «Загрузить курсы валют»
3. 3
   Укажите период и отметьте нужные валюты
4. 4
   Нажмите «Загрузить» и дождитесь сообщения о результате
5. 5
   Откройте валюту и проверьте, что появились записи курсов на нужные даты

Обновление классификатора банков

Справочник «Банки» (или «Классификатор банков») нужен для заполнения реквизитов контрагентов и создания платёжных поручений. Если при вводе БИК программа не находит банк или показывает устаревшие реквизиты, классификатор пора обновить.

Откройте справочник банков и нажмите «Подобрать из классификатора» или «Обновить классификатор». В типовых конфигурациях доступна загрузка классификатора БИК с сайта ЦБ или с диска ИТС. Загрузка может занять несколько минут — классификатор содержит тысячи записей.

Учтите ограничение: обновление классификатора добавляет и актуализирует банки, но не перезаписывает реквизиты, уже введённые у контрагентов вручную. Если у контрагента банковские реквизиты были заполнены вручную с ошибкой, проверьте и исправьте их отдельно в карточке контрагента.

Обновление прикладных справочников: номенклатура и контрагенты

Номенклатуру и контрагентов обновляют тремя способами. Первый — ручное редактирование карточек: подходит для точечных правок, когда нужно изменить несколько элементов. Откройте элемент, внесите изменения и запишите.

Второй способ — групповое изменение реквизитов. В типовых конфигурациях на «Библиотеке стандартных подсистем» есть обработка «Групповое изменение реквизитов» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных», или кнопка «Изменить выделенные» в форме списка справочника). Она позволяет массово поменять, например, ставку НДС, группу или признак «Архив» у выбранных элементов.

Третий способ — загрузка из табличного документа (Excel). Во многих конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» или «Загрузка номенклатуры из файла». Подготовьте файл с колонками, соответствующими реквизитам, сопоставьте колонки полям справочника и выполните загрузку. Ключевой момент — выбор поля поиска: по нему программа определяет, обновить существующий элемент или создать новый. Обычно это артикул, код или наименование.

Обновление справочников через обновление конфигурации

Часть классификаторов обновляется не отдельно, а вместе с обновлением конфигурации. Например, изменения форм отчётности, ставок налогов, кодов ОКВЭД и адресного классификатора фирма «1С» включает в релизы. Поэтому регулярное обновление конфигурации через «Администрирование» → «Обновление версии программы» — это тоже способ поддерживать справочники в актуальном состоянии.

При обновлении конфигурации отработают обработчики обновления, которые автоматически скорректируют служебные данные справочников: заполнят новые реквизиты, перенесут значения, пометят устаревшие элементы. Не прерывайте этот процесс — незавершённые обработчики оставляют данные в промежуточном состоянии.

Если база давно не обновлялась, обновляйтесь последовательно, на все промежуточные релизы, которые требует инструкция. Пропуск версий — частая причина ошибок в справочниках после обновления.

Способы обновления справочников

Штатная загрузка из интернета

Подходит для курсов валют, банков, классификаторов. Требует доступа в интернет и актуальной конфигурации

Групповое изменение реквизитов

Подходит для массовой правки одного-двух реквизитов у выбранных элементов. Не создаёт новые элементы

Загрузка из Excel

Подходит для первичного заполнения и массового обновления из прайсов. Требует аккуратной настройки поля поиска

Обновление конфигурации

Обновляет регуляторные данные и служебные реквизиты. Требует резервной копии и прав администратора

Проверка результата и типичные ошибки

После обновления справочника проверьте результат на контрольных примерах. Для валют откройте карточку валюты и убедитесь, что курс на текущую дату существует и совпадает с официальным. Для банков — найдите по БИК банк, который раньше не находился. Для номенклатуры — проверьте несколько загруженных позиций: заполнены ли ставка НДС, единица измерения и цена.

Проверьте дубли: отсортируйте список по наименованию или воспользуйтесь обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Дубли контрагентов и номенклатуры приводят к раздвоению оборотов в отчётах и ошибкам в документах.

Убедитесь, что документы, которые зависят от обновлённого справочника, пересчитались корректно. Например, после загрузки курсов валют перепроведите валютные документы за спорный период — иначе они останутся посчитанными по старому курсу.

Контрольные точки

Как проверить результат

Курс валюты на сегодня

Норма

Запись с текущей датой и корректным значением присутствует

Тревожный признак

Последний курс датирован прошлым периодом

Банк по БИК

Норма

Банк находится, реквизиты и корсчёт заполнены

Тревожный признак

Банк не найден или помечен как недействующий

Загруженная номенклатура

Норма

Реквизиты заполнены, дублей нет

Тревожный признак

Пустые ставки НДС, повторяющиеся наименования

Ограничения и когда нужен специалист

Массовые операции со справочниками требуют прав. Обычно загрузка классификаторов и групповое изменение доступны пользователям с ролями администратора или «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации». Если нужные кнопки не отображаются, проверьте права у администратора базы.

В клиент-серверных базах большие загрузки лучше выполнять в нерабочее время: массовая запись элементов блокирует таблицы и замедляет работу пользователей. Также учитывайте, что в распределённых базах и при обмене данными справочники могут обновляться централизованно в главном узле — ручная правка в подчинённом узле приведёт к конфликтам при следующем обмене.

К специалисту по 1С стоит обратиться, если нужно обновить справочники в самописной или сильно доработанной конфигурации, настроить автоматический обмен с внешними источниками, свернуть дубли с переносом ссылок из документов или восстановить данные после неудачной загрузки без резервной копии.

Частые вопросы

Как часто нужно обновлять курсы валют в 1С?

Если в программе есть валютные операции, курсы должны быть актуальны на дату каждого документа. Проще всего включить регламентное задание ежедневной загрузки. Если документы вводятся задним числом, загрузите курсы за весь нужный период одной операцией.

Почему кнопка «Загрузить курсы валют» не работает?

Чаще всего причины три: нет доступа в интернет с компьютера или сервера 1С, у пользователя недостаточно прав, либо конфигурация сильно устарела и сервис загрузки изменился. Проверьте журнал регистрации — там будет текст ошибки, по которому можно понять причину.

Можно ли удалить ненужные элементы справочника?

Напрямую удалять элементы, на которые есть ссылки в документах, нельзя — сначала ставится пометка на удаление, затем через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов» выполняется контроль ссылочной целостности. Если на элемент ссылаются документы, удалить его не получится, пока ссылки не будут убраны.

Как обновить ставку НДС сразу у всей номенклатуры?

Откройте список номенклатуры, выделите нужные элементы (или все через Ctrl+A), нажмите «Изменить выделенные» и задайте новое значение ставки НДС. Если такой кнопки нет, используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» из раздела «Администрирование». После изменения проверьте несколько карточек и цены, если они зависят от ставки.

Что делать, если после загрузки из Excel появились дубли?

Воспользуйтесь обработкой «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование» → «Обслуживание». Она найдёт совпадающие элементы и объединит их с автоматической заменой ссылок в документах. Перед объединением проверьте, какой элемент выбран основным, чтобы не потерять корректные реквизиты.

Нужно ли обновлять справочники после обновления конфигурации?

Обычно обработчики обновления делают это автоматически при первом запуске после обновления. Дождитесь завершения отложенных обработчиков (их статус виден в разделе «Администрирование» → «Результаты обновления программы») и только потом проверяйте справочники вручную.