Справочники и Данные · 10 мин
Как использовать номенклатуру в 1С
Как работать со справочником «Номенклатура» в 1С: создание карточек, виды номенклатуры, характеристики, единицы измерения, типовые ошибки и проверка результата.
Справочник «Номенклатура» — центральный список товаров, материалов, работ и услуг в 1С. От того, насколько правильно заполнены его карточки, зависят остатки на складе, себестоимость, проводки по счетам учета и корректность отчетов. Ошибка в одном реквизите карточки тиражируется на все документы, где эта позиция используется.
В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация) справочник устроен похожим образом: есть вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС, группа и набор реквизитов для учета. Различия касаются деталей — например, в УТ и ERP есть характеристики и упаковки, а в Бухгалтерии акцент сделан на счетах учета.
Ниже разобрана практическая работа со справочником: как создать карточку, настроить виды номенклатуры, использовать характеристики и упаковки, избежать дублей и проверить, что учет ведется правильно.
Где находится справочник и как он устроен
В 1С:Бухгалтерии справочник открывается через раздел «Справочники» → «Номенклатура». В Управлении торговлей и ERP — через «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» или раздел «Закупки» / «Продажи». Если пункт не виден, проверьте права пользователя и настройки функциональности: в некоторых конфигурациях складской и торговый учет включается отдельной опцией.
Карточка номенклатуры содержит несколько логических блоков: наименование (рабочее и для печати), вид номенклатуры, единица хранения, ставка НДС, артикул, производитель, а также закладки со счетами учета, ценами и дополнительными сведениями. Не все поля обязательны, но ключевые — вид, единица измерения и ставка НДС — определяют поведение позиции в документах.
Настройка видов номенклатуры перед началом работы
Первый шаг — не создание карточек, а настройка видов номенклатуры. Именно вид определяет, будет ли позиция храниться на складе, попадать в расчет себестоимости и на какие счета бухгалтерского учета она встанет по умолчанию. Если создать сотни карточек с неверным видом, исправлять придется каждую вручную или через групповую обработку.
Типовой минимум видов: «Товары» (перепродажа), «Материалы» (списание в производство или на затраты), «Продукция» (собственное производство), «Услуги» (без складского учета). В 1С:Бухгалтерии для вида задаются счета учета по умолчанию, в УТ — тип номенклатуры и настройки характеристик.
- 1Откройте список видов номенклатуры из карточки или настроек справочника
- 2Создайте вид, укажите тип: товар, услуга, работа, набор
- 3Для бухгалтерского учета задайте счета по умолчанию (например, 41 для товаров, 10 для материалов, 90.03 для услуг — по учетной политике)
- 4Укажите, используются ли характеристики и серии для этого вида
- 5Сохраните и проверьте на тестовой карточке: создайте позицию, проведите пробное поступление
- 6Проверьте проводки и попадание позиции в складской отчет
Создание карточки номенклатуры: пошагово
Нажмите «Создать» в списке справочника. Заполните наименование так, чтобы позицию можно было однозначно отличить от похожих — включайте в него ключевые параметры (размер, цвет, фасовку). Полное наименование для печати подставится в документы и счета-фактуры, поэтому оно должно соответствовать первичным документам поставщика.
Выберите вид номенклатуры — от него подтянутся настройки. Укажите единицу хранения остатков (штуки, килограммы, метры), ставку НДС и артикул. Если позиция закупается в одних единицах, а продается в других (короба и штуки), настройте упаковки — об этом ниже.
После сохранения проверьте карточку на тестовом документе: создайте поступление или реализацию с этой позицией и убедитесь, что цена, НДС и счета учета подставились правильно. Это занимает пару минут, но предотвращает массовые ошибки.
Характеристики, серии и упаковки
Характеристики нужны, когда один товар существует в вариантах: размеры одежды, цвета, объемы. Вместо десяти отдельных карточек создается одна номенклатура с набором характеристик. Включить их можно в настройках вида номенклатуры — режим «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие для вида».
Упаковки решают задачу разных единиц: поставщик отгружает коробами по 20 штук, а продажа идет поштучно. В карточке создается упаковка «короб» с коэффициентом пересчета, и в документах можно указывать количество в любой из единиц — программа пересчитает в единицы хранения автоматически.
Серии применяются для партионного учета: сроки годности, номера партий, сертификаты. Их включают в настройках склада и вида номенклатуры. Учтите, что после включения серий ввод остатков потребует указания серии по каждой партии — это увеличивает трудоемкость, поэтому включайте серии только там, где они действительно нужны.
Сравнение вариантов учета вариантов товара
Просто и понятно, но справочник разрастается, отчеты дробятся. Подходит при 2–3 вариантах
Одна карточка, варианты внутри нее, удобные отчеты по товару в целом. Требует включения настройки и дисциплины при вводе
Решают только задачу пересчета единиц (короб/штука), не заменяют характеристики по свойствам товара
Цены, счета учета и связанные данные
Цены в 1С хранятся не в карточке, а в регистре цен номенклатуры и устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» (в УТ/ERP) или через настройку типов цен. В карточке обычно видна только текущая цена для справки. Менять цену напрямую в карточке — плохая практика: история цен теряется, а документы могут подтягивать неактуальные значения.
В 1С:Бухгалтерии счета учета задаются на уровне вида номенклатуры или индивидуально в карточке. Проверьте, что товары попадают на счет товаров, материалы — на материальные счета, услуги — на счета реализации услуг согласно учетной политике. Ошибка в счетах приводит к неверным оборотно-сальдовым ведомостям и проблемам при закрытии месяца.
Как избежать дублей и бардака в справочнике
Самая распространенная проблема — дубли: «Гвоздь 5х120», «Гвоздь 5*120» и «Гвозди 5х120 мм» как три разные позиции. Дубли ломают остатки: товар приходуется на одну карточку, а списывается с другой, в результате по одной висит минус, по другой — излишек.
Перед созданием новой позиции используйте поиск по справочнику: введите часть наименования или артикул. Во многих конфигурациях при вводе наименования программа сама показывает похожие элементы. Периодически проводите ревизию: сворачивайте дубли через обработку «Поиск и удаление дублей» (в разделе «Администрирование») с заменой ссылок в документах.
Загрузка номенклатуры из Excel и проверка результата
Если позиций много, вводите их загрузкой из таблицы. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа» или штатная загрузка из Excel в списке справочника. Подготовьте файл с колонками: наименование, артикул, вид, единица измерения, ставка НДС, цена.
Перед загрузкой в рабочую базу выполните пробный прогон на копии или загрузите 5–10 строк и проверьте результат. После загрузки сверьте: количество созданных позиций, отсутствие дублей, корректность единиц измерения и ставок НДС на выборке из нескольких карточек.
Как проверить результат
Количество и суммы совпадают с фактическими данными, нет минусов
Отрицательные остатки или незнакомые позиции в отчете
Счета соответствуют учетной политике, НДС выделен корректно
Позиция встала не на тот счет или документ не проводится
По наименованию и артикулу находится одна карточка
Несколько похожих позиций с движениями по каждой
Типичные вопросы по работе с номенклатурой
Можно ли удалить карточку номенклатуры, по которой были документы?
Физически удалить нельзя — позиция используется в документах. Правильный путь: пометить на удаление, затем запустить «Удаление помеченных объектов». Программа покажет все ссылки на объект. Если позиция больше не используется, но история нужна, оставьте пометку или перенесите карточку в архивную группу.
Чем отличается номенклатура в Бухгалтерии от номенклатуры в УТ?
В Бухгалтерии справочник проще: акцент на счетах учета и НДС, нет полноценных характеристик и упаковок. В УТ и ERP добавляются характеристики, серии, упаковки, варианты обеспечения и расширенная работа с ценами. Логика видов номенклатуры при этом похожа.
Как изменить единицу измерения у позиции с остатками?
Напрямую менять небезопасно: остатки пересчитаны не будут. Корректная схема — списать остатки по старой карточке, создать новую позицию с правильной единицей и оприходовать остатки на нее. Либо используйте упаковки, если задача только в пересчете единиц.
Нужно ли заводить услуги в справочнике номенклатуры?
Да. Услуги и работы тоже оформляются как элементы номенклатуры с видом «Услуга» — тогда они корректно подставляются в акты, счета и отчеты по реализации. Для услуг не ведется складской учет, поэтому важно выбрать правильный тип, чтобы позиция не требовала склада.
Как быстро найти позицию в большом справочнике?
Используйте строку поиска в списке справочника — поиск идет по наименованию и артикулу. Дополнительно настройте отбор по группе, виду номенклатуры или производителю. Если поиск регулярно не находит нужное, это признак проблем с наименованиями: стандартизируйте их.
Что делать, если в документах подставляется неверная цена?
Проверьте, какой тип цен указан в документе или договоре, и есть ли действующая цена этого типа на дату документа. Цена действует с даты документа «Установка цен номенклатуры». Если цены нет или она устарела — создайте новый документ установки цен, а не правьте карточку.
Что важно запомнить
Сначала настройте виды номенклатуры, затем создавайте карточки. Контролируйте единицы измерения, ставки НДС и счета учета на тестовых документах. Боритесь с дублями, цены меняйте документами, а рискованные изменения делайте после резервной копии.