Справочники и Данные · 10 мин
Как добавить новую организацию в базу 1С
Как добавить новую организацию в 1С: Бухгалтерия и другие конфигурации. Заполнение реквизитов, учетной политики, настройка налогов и проверка результата.
Добавление новой организации в базу 1С — типовая задача, которая возникает при открытии второй компании, создании филиала с отдельным учетом или разделении бизнеса на несколько юридических лиц. В большинстве конфигураций (1С: Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP, ЗУП) организация — это элемент справочника «Организации», и создать его можно без привлечения программиста.
Однако просто вписать название недостаточно. Чтобы по новой организации можно было выставлять документы, сдавать отчетность и вести учет, потребуется заполнить реквизиты, настроить учетную политику, систему налогообложения и, при необходимости, подключить ЭДО и сертификаты электронной подписи. Пропущенные настройки проявляются позже — в виде ошибок в отчетах и невозможности провести документы.
Ниже разобран полный порядок действий на примере 1С: Бухгалтерии 8.3 с пояснениями для других конфигураций, а также типичные ошибки и способы проверить, что все настроено правильно.
Где находится справочник организаций и что подготовить заранее
В 1С: Бухгалтерии 8.3 справочник открывается через раздел «Главное» → «Организации». В Управлении торговлей и ERP путь обычно «НСИ и администрирование» → «Организации», в ЗУП — «Настройка» → «Реквизиты организации». Если у вас нет права создавать элементы справочника, кнопка «Создать» будет недоступна — понадобятся права администратора или роль с правом изменения организаций.
Перед созданием карточки подготовьте данные: ИНН и КПП, ОГРН, полное и сокращенное наименование, юридический и фактический адреса, данные руководителя (ФИО, должность, основание полномочий), сведения о системе налогообложения и дату начала ведения учета в программе. Если организация уже работает и учет велся в другой программе, дополнительно понадобятся остатки на дату перехода — но это отдельная задача, выполняемая после создания карточки.
Для ИП набор реквизитов отличается: КПП у предпринимателя нет, вместо ОГРН указывается ОГРНИП, а вместо данных руководителя — ФИО самого предпринимателя. В карточке это задается переключателем «Юридическое лицо / Индивидуальный предприниматель».
Пошаговое создание карточки организации
Откройте справочник и нажмите «Создать». Программа предложит заполнить карточку вручную или автоматически по ИНН. Второй способ удобнее: введите ИНН и нажмите «Заполнить реквизиты» — 1С подтянет из сервиса ФНС наименование, КПП, ОГРН, адрес и данные руководителя. Автозаполнение работает при активной интернет-поддержке (ИТС).
Если автозаполнение недоступно, внесите данные вручную. Обязательный минимум: вид организации (юрлицо или ИП), ИНН, сокращенное и полное наименование, юридический адрес. Именно эти поля попадают в печатные формы счетов, актов и накладных, поэтому проверьте их по учредительным документам или выписке из ЕГРЮЛ.
После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Карточка появится в списке справочника, и организацию можно будет выбирать в документах. Но на этом настройка не заканчивается — дальше нужно задать учетные параметры.
- 1Откройте «Главное» → «Организации» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН и нажмите «Заполнить реквизиты» либо внесите данные вручную
- 4Проверьте наименование, КПП, ОГРН и адрес по выписке ЕГРЮЛ
- 5Запишите карточку и перейдите к настройке учетной политики и налогов
- 6Создайте тестовый документ по новой организации и проверьте печатную форму
Настройка учетной политики и системы налогообложения
Учетная политика создается отдельно для каждой организации и действует с указанной даты. Откройте карточку организации и перейдите по ссылке «Учетная политика» (или «Главное» → «Учетная политика» с выбором нужной компании). Создайте новую запись, укажите дату начала применения и задайте параметры: способ оценки МПЗ, методы начисления амортизации, порядок признания расходов.
Отдельно проверьте раздел «Налоги и отчеты» в карточке организации. Здесь указывается система налогообложения (общая, УСН, патент, АУСН), ставка налога на прибыль или УСН, признак плательщика НДС, коды налоговых органов. От этих настроек зависит, какие отчеты программа будет формировать и как рассчитывать налоги.
Если учет по новой организации начинается не с начала года, а компания уже работает, потребуется ввод начальных остатков (раздел «Главное» → «Помощник ввода остатков»). Дату ввода остатков устанавливают на последний день перед началом учета в 1С. Пропуск этого шага приведет к тому, что отчетность не сойдется с данными налоговой.
Банковские счета, касса и подписанты
Для выставления счетов и работы с банком у организации должен быть хотя бы один расчетный счет. В карточке организации откройте вкладку «Банковские счета» и добавьте счет: номер, банк (можно найти по БИК), валюта. Банк подтянется из классификатора, либо создайте его вручную с указанием БИК и корсчета.
Проверьте блок подписантов: руководитель и главный бухгалтер подставляются в печатные формы и отчетность. Если главбух отсутствует (например, учет ведет сам директор или аутсорсер), в настройках подписей укажите это, иначе в декларациях останутся пустые поля подписи.
Если планируется сдача отчетности прямо из программы, настройте 1С-Отчетность для новой организации: заявление на подключение, сертификат электронной подписи, коды ИФНС и фондов. Для обмена с контрагентами подключите ЭДО — учетная запись создается отдельно для каждой организации.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С: ЗУП после создания организации нужно дополнно заполнить учетную политику по зарплате, график работы, настройки взносов и территориальные условия — без этого расчет зарплаты и отчеты в фонды будут некорректны. Также проверьте дату начала учета в разделе «Настройка» → «Порядок учета зарплаты».
В Управлении торговлей и ERP организация влияет на распределение продаж, закупок и финансов. После создания задайте для нее подразделения, склады по умолчанию и соглашения с клиентами, иначе при оформлении документов придется каждый раз выбирать параметры вручную.
Во всех конфигурациях обратите внимание на разделение доступа: если в базе работают пользователи, которым должна быть видна только одна организация, настройте ограничение доступа на уровне записей (RLS) или профили групп доступа. Иначе сотрудники увидят документы всех компаний.
Сравнение вариантов
Подходит для родственных компаний с общими контрагентами и номенклатурой. Ограничение: все пользователи базы потенциально видят данные, нужна настройка прав.
Подходит для независимого бизнеса с обособленным учетом и своими пользователями. Минус: отдельное обновление, копирование и обслуживание.
Для филиалов на ОСНО учет ведется по головной организации с указанием КПП подразделения, а не через отдельную карточку.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки создайте тестовый документ — например, счет покупателю — и выведите печатную форму. Проверьте, что подставились правильные наименование, ИНН, КПП, адрес и банковские реквизиты. Затем откройте список отчетов («Отчетность, справки» → «1С-Отчетность») и убедитесь, что программа предлагает к сдаче именно те формы, которые соответствуют вашей системе налогообложения.
Если организация не появляется в документах, проверьте, не установлен ли в карточке признак «Пометка на удаление» и не действует ли у пользователя ограничение по организациям в настройках профиля. Если печатная форма выводится с пустыми реквизитами — вернитесь в карточку и проверьте заполнение адресов и банковского счета.
Как проверить результат
Карточка видна, без пометки удаления, доступна для выбора в документах
Организации нет в списке или она недоступна — проверьте права и пометку удаления
Все реквизиты заполнены и совпадают с выпиской ЕГРЮЛ
Пустые поля или старые данные — дозаполните карточку и банковский счет
В 1С-Отчетности предлагаются формы, соответствующие вашей системе налогообложения
Лишние или отсутствующие формы — проверьте настройки «Налоги и отчеты»
Частые вопросы
Можно ли добавить организацию, если нет интернет-поддержки ИТС?
Да. Автозаполнение по ИНН не сработает, но карточку можно заполнить полностью вручную по данным выписки ЕГРЮЛ и учредительных документов. На учет это не влияет.
Сколько организаций можно вести в одной базе?
Ограничений по количеству в типовых конфигурациях нет. Практический предел определяется удобством работы: при большом числе компаний замедляется выбор в документах и усложняется настройка прав пользователей.
Нужно ли создавать отдельную организацию для обособленного подразделения?
Нет. Филиалы и подразделения, не являющиеся отдельными юрлицами, учитываются внутри карточки головной организации с указанием своего КПП в документах. Отдельная карточка нужна только для самостоятельного юридического лица или ИП.
Как удалить ошибочно созданную организацию?
Если по ней нет документов — установите пометку удаления и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы есть, организацию удалить нельзя: либо удалите сначала все связанные объекты, либо оставьте карточку и снимите ее с использования, переименовав, например, в «Не используется».
Почему новая организация не видна в отчетности?
Чаще всего не настроен раздел «Налоги и отчеты» в карточке или не подключена 1С-Отчетность для этой организации. Проверьте систему налогообложения, коды налоговых органов и наличие действующего сертификата подписи.
Можно ли скопировать настройки с существующей организации?
Частично. Некоторые конфигурации позволяют копировать учетную политику при создании новой записи с похожими параметрами. Однако реквизиты, налоговые настройки и банковские счета всегда заводятся индивидуально под конкретную компанию.
Что важно запомнить
Создание организации — это не только карточка в справочнике, но и учетная политика, налоговые настройки, банковский счет и подписанты. Проверяйте результат тестовым документом и списком отчетности, а перед изменениями в рабочей базе делайте резервную копию.