Как в 1С создать базу товаров

База товаров в 1С — это справочник «Номенклатура», в котором хранятся карточки всех товаров, материалов и услуг компании. От того, насколько аккуратно он заполнен, зависят корректность документов закупки и продажи, остатки на складах, печать ценников и обмен с кассой или сайтом. Ошибки на этом этапе потом приходится вычищать вручную по сотням позиций.

Дальше разберём, как организовать структуру базы, создать карточки вручную и загрузить список из Excel, какие реквизиты обязательны и как проверить результат перед началом работы. Инструкция подходит для типовых конфигураций «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «ERP» и с небольшими отличиями — для «Розницы».

Подготовка: что настроить до создания карточек

Прежде чем заводить первый товар, убедитесь, что в программе включены нужные функциональные опции. В «Управлении торговлей» это раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Номенклатура». Здесь включаются характеристики, серии, упаковки, наборы и прочие возможности. Если планируете торговать товаром в разных вариантах (размер, цвет), характеристики нужно включить до ввода данных.

Второй шаг — проверить классификатор единиц измерения. Стандартные единицы (шт, кг, м) уже есть в типовой поставке, но если торгуете упаковками, коробами или паллетами, добавьте их заранее. Единица измерения указывается в карточке товара, и менять её после того, как по товару прошли документы, нежелательно.

Создаём структуру: группы и виды номенклатуры

Группы номенклатуры — это папки внутри справочника, они помогают ориентироваться в списке и строить отчёты по категориям. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» (или «Справочники» → «Номенклатура») и нажмите «Создать группу». Продумайте иерархию заранее, например: «Товары» → «Электроника» → «Смартфоны». Слишком глубокая вложенность (больше 3–4 уровней) затрудняет поиск.

Виды номенклатуры — более важная настройка, чем группы. Вид определяет тип позиции (товар, услуга, работа, набор), шаблон наименования, правила учёта характеристик и серий. Создайте отдельные виды для товаров и услуг: у услуг не ведётся складской учёт, и смешение типов в одном виде приведёт к ошибкам в документах.

Группы или виды номенклатуры

Группы (папки)

Нужны для визуальной структуры и отборов в отчётах. Не влияют на учёт, можно менять в любой момент.

Виды номенклатуры

Определяют поведение карточки: тип учёта, характеристики, серии, шаблоны наименований. Менять после ввода документов рискованно.

Создание карточки товара вручную

Для небольшого ассортимента (до нескольких десятков позиций) ручной ввод — самый контролируемый способ. В списке номенклатуры нажмите «Создать», выберите вид номенклатуры и заполните карточку. Обязательный минимум: наименование, единица измерения, ставка НДС. Рабочее наименование и наименование для печати могут отличаться — второе уходит в документы и чеки.

Если товар имеет варианты, включите в виде номенклатуры использование характеристик и заведите их в карточке: например, для футболки — размеры S, M, L. Каждая характеристика станет отдельной позицией в учёте остатков. Для штучного товара с индивидуальным учётом (техника с серийными номерами) настройте серии.

1. 1
   Откройте справочник «Номенклатура» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид номенклатуры (товар, услуга и т.д.)
3. 3
   Заполните наименование, единицу измерения, ставку НДС
4. 4
   При необходимости добавьте характеристики, штрихкод, изображение
5. 5
   Запишите карточку и проверьте её в пробном документе поступления

Массовая загрузка товаров из Excel

Когда позиций сотни или тысячи, используйте типовую обработку «Загрузка данных из табличного документа». В «Управлении торговлей» она находится в разделе «Закупки» → «Сервис» или в списке номенклатуры по кнопке «Загрузить». Подготовьте файл Excel с колонками: наименование, артикул, единица измерения, ставка НДС, штрихкод, цена.

В обработке сопоставьте колонки файла с реквизитами справочника и обязательно запустите загрузку сначала в тестовом режиме на 10–20 строках. Проверьте, что наименования не обрезались, единицы подтянулись из классификатора, а ставки НДС распознались корректно. Частая проблема — ставка «20%» в файле воспринимается как текст и не сопоставляется с перечислением.

Штрихкоды, цены и дополнительные данные

Штрихкоды хранятся в отдельном регистре и привязываются к номенклатуре и характеристике. Введите их в карточке товара на соответствующей вкладке или загрузите вместе со списком. Если товар поставляется без штрихкода, программа может сгенерировать внутренний — это нужно для работы со сканером на кассе и складе.

Цены в 1С не хранятся в карточке товара — они устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» по видам цен (закупочная, розничная, оптовая). Создайте виды цен заранее, а после загрузки товаров введите первый документ установки цен. Без него продажи будут уходить с нулевой ценой.

Удобно сразу заполнять артикул по единому правилу, например код поставщика плюс внутренний префикс. Поиск по артикулу в документах работает быстрее и точнее, чем по наименованию, особенно при похожих названиях.

Проверка базы перед запуском в работу

После заполнения справочника выполните контрольный круг: создайте тестовое поступление, перемещение и реализацию на 2–3 товара из разных групп. Убедитесь, что остатки встают на склад, цены подставляются в документ продажи, а НДС считается по нужной ставке. Затем удалите или отмените тестовые документы.

Дополнительно сформируйте отчёт по списку номенклатуры и отберите позиции с пустой единицей измерения или ставкой НДС — это кандидаты на исправление. Проверьте дубли через поиск по наименованию и штрихкоду: в типовых конфигурациях есть встроенный поиск дублей в разделе администрирования.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка товара

Норма

Заполнены наименование, единица, НДС, верный вид номенклатуры

Тревожный признак

Пустая единица измерения или услуга заведена как товар

Документ продажи

Норма

Цена и ставка НДС подставляются автоматически

Тревожный признак

Цена нулевая — не введён документ установки цен

Остатки на складе

Норма

После поступления товар виден в отчёте по остаткам

Тревожный признак

Остатков нет — проверьте склад и проведение документа

Частые вопросы

Можно ли создать базу товаров в 1С:Бухгалтерии?

Да, в «1С:Бухгалтерии» тоже есть справочник «Номенклатура», и принципы заполнения те же: группы, карточки, единицы измерения, ставки НДС. Отличие в том, что там нет развитых механизмов характеристик и видов цен торговых конфигураций — для полноценного складского и торгового учёта лучше подходят «Управление торговлей» или «Комплексная автоматизация».

Как не допустить дублей при загрузке из Excel?

Перед загрузкой отсортируйте файл по наименованию и удалите повторы, приведите написание к единому виду. В обработке загрузки настройте поиск существующих элементов по артикулу или наименованию — тогда совпадающие позиции обновятся, а не создадутся заново. После загрузки запустите штатный поиск и удаление дублей.

Что делать, если товар уже с документами, а единица измерения указана неверно?

Напрямую менять единицу не стоит — это исказит остатки и отчёты. Безопасный путь: создать новую карточку с правильной единицей, оформить документом «Оприходование» и «Списание» перенос остатка со старой карточки на новую, а старую пометить на удаление или закрыть от использования.

Нужно ли заводить услуги в том же справочнике?

Да, услуги и работы заводятся в той же «Номенклатуре», но с видом «Услуга» или «Работа». Для них не ведётся складской учёт и не указываются характеристики, поэтому важно не смешивать их с товарными видами номенклатуры.

Как перенести базу товаров из старой 1С в новую?

Используйте типовые обработки выгрузки и загрузки данных в формате XML или универсальный обмен. Для перехода между разными конфигурациями (например, из «Управления торговлей» 10.3 в 11) существуют штатные правила конвертации. Перед переносом очистите старую базу от дублей и помеченных на удаление позиций.