Как добавить учредителей в 1С и отразить уставный капитал

В типовых конфигурациях 1С нет отдельного справочника «Учредители». Учредитель отражается в базе как элемент справочника «Физические лица» (в 1С:ЗУП и при кадровом учёте) либо как контрагент — если это юридическое лицо или участник, с которым ведутся расчёты. Сам факт участия в уставном капитале фиксируется не справочником, а бухгалтерскими операциями: задолженность учредителя по вкладу отражается по дебету счёта 75.01 с кредитом счёта 80, внесение вклада — по дебету 50, 51, 08 или 10 в корреспонденции с 75.01.

Поэтому задача «добавить учредителя» распадается на три практических шага: завести физическое или юридическое лицо в соответствующем справочнике, сформировать проводки по формированию уставного капитала и при необходимости отразить выплату дивидендов или расчёты с участником. Ниже разобраны все варианты для 1С:Бухгалтерии 8.3 и смежных конфигураций.

Порядок действий немного отличается в зависимости от того, кто учредитель — физическое лицо, российская организация или иностранная компания, а также от того, является ли он сотрудником организации. Эти различия влияют на выбор справочника и аналитику счетов.

Где в 1С хранятся данные об учредителях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 аналитика по учредителям ведётся на счёте 75.01 «Расчёты по вкладам в уставный капитал» — субконто «Контрагенты» для юридических лиц и «Физические лица» для граждан. Именно поэтому учредитель должен существовать в базе как элемент одного из этих справочников до того, как вы начнёте формировать проводки.

В 1С:Зарплата и управление персоналом учредитель, который получает дивиденды или доход как физлицо, заводится в справочнике «Физические лица» даже если не является сотрудником. Это нужно для корректного отражения НДФЛ с дивидендов и формирования отчётности.

Если конфигурация доработана, в ней может существовать отдельный регистр или справочник «Состав учредителей» — тогда порядок ввода определяется настройками вашей базы. Проверить это можно через «Все функции» (включается в параметрах интерфейса) или у администратора базы.

Добавление учредителя — физического лица

Откройте раздел «Справочники» → «Физические лица» и нажмите «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, пол. На закладках карточки укажите ИНН, СНИЛС и паспортные данные — они понадобятся для отчётности по НДФЛ при выплате дивидендов и для документов по вкладам.

Если учредитель одновременно является работником организации, не создавайте дубликат: найдите его в справочнике поиском по ФИО и ИНН и используйте существующую карточку. Дубли физлиц приводят к раздвоению аналитики и ошибкам в персонифицированной отчётности.

После сохранения карточки физлицо станет доступным для выбора в документах: в операциях вручную по счёту 75.01, в документах начисления дивидендов, в выплатах из кассы и с расчётного счёта.

1. 1
   Откройте Справочники → Физические лица и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные
3. 3
   Проверьте отсутствие дубликата поиском по ИНН
4. 4
   Запишите карточку и убедитесь, что физлицо выбирается в документах

Добавление учредителя — юридического лица

Учредитель-организация заводится в справочнике «Контрагенты» (раздел «Справочники» → «Контрагенты»). Нажмите «Создать», укажите ИНН — программа подтянет наименование и адрес из сервиса автозаполнения, если он подключён. Вид контрагента выберите «Юридическое лицо» или «Обособленное подразделение» по ситуации.

Для иностранного учредителя укажите страну регистрации и налоговый номер в стране регистрации, если он есть. Это важно для валютных операций и отчётности при выплате дивидендов за рубеж, где применяются особые ставки налога на прибыль.

Договор с учредителем-юрлицом для расчётов по вкладам обычно не создаётся: операции по счёту 75.01 в типовой бухгалтерии ведутся без договорной аналитики. Но если планируются займы от учредителя или иные договорные отношения, договор потребуется — создайте его с видом «Прочее» или соответствующим типом.

Отражение уставного капитала и вкладов учредителей

Формирование уставного капитала отражается документом «Операция, введённая вручную» (раздел «Операции» → «Операции, введённые вручную»). Создайте проводку: Дт 75.01 (укажите учредителя) — Кт 80.09 на сумму его доли по уставу. Повторите для каждого участника — аналитика по каждому учредителю ведётся отдельно.

Фактическое внесение вклада оформляется в зависимости от способа: деньгами на расчётный счёт — документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и счётом 75.01; в кассу — «Поступление наличных»; имуществом — документом поступления товаров или ОС с ручной корректировкой проводок на счёт 75.01.

После ввода всех операций сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 75.01: конечное сальдо по каждому учредителю должно быть нулевым, если вклады внесены полностью. Дебетовое сальдо показывает непогашенную задолженность участника по вкладу.

Расчёты с учредителями: дивиденды и займы

Начисление дивидендов в 1С:Бухгалтерии оформляется операцией вручную: Дт 84.01 — Кт 75.02 «Расчёты по выплате доходов» (для юрлиц) или Кт 70/75.02 с аналитикой по физлицу. НДФЛ с дивидендов физлица начисляется проводкой Дт 75.02 (70) — Кт 68.01 и отражается в регистрах НДФЛ, чтобы попасть в отчётность.

Если учредитель даёт организации заём, используйте счета 66 или 67 в зависимости от срока, с аналитикой по контрагенту или физлицу. Для беспроцентного займа от учредителя-физлица отдельно оцените вопрос материальной выгоды — в ряде случаев возникает облагаемый НДФЛ доход.

Проверка результата и контроль

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 80: кредитовое сальдо должно равняться уставному капиталу по учредительным документам. Затем ОСВ по 75.01 в разрезе субконто — там видна задолженность каждого учредителя.

Для проверки корректности выплат дивидендов сформируйте справку-расчёт и сверьте данные регистров НДФЛ с оборотами по счету 68.01. Расхождения указывают на то, что часть операций введена только бухгалтерскими проводками без движений по регистрам.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 80

Норма

Кредитовое сальдо равно уставному капиталу по уставу

Тревожный признак

Сальдо не сходится с учредительными документами

ОСВ по счёту 75.01 по субконто

Норма

Видна задолженность по каждому учредителю отдельно

Тревожный признак

Свернутое сальдо без аналитики или лишние физлица-дубли

Регистры НДФЛ после дивидендов

Норма

Начисленный налог совпадает с проводкой по 68.01

Тревожный признак

Проводка есть, а в регистрах суммы отсутствуют

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли заводить учредителя как сотрудника, чтобы выплатить дивиденды?

Нет. Для выплаты дивидендов достаточно карточки физического лица в справочнике «Физические лица». Приём на работу оформляется только если учредитель фактически работает в организации по трудовому договору.

Как отразить изменение состава учредителей при продаже доли?

Операцией вручную перенесите аналитику: проводка по 75.01 или 80 с заменой одного субконто на другое, а расчёты по купле-продаже доли между участниками в учёте общества обычно не отражаются, если оплата идёт напрямую между физлицами.

Можно ли вести учёт нескольких учредителей одной сводной проводкой?

Технически можно, но не рекомендуется: без аналитики по каждому участнику вы не сможете автоматически контролировать задолженность по вкладам и корректно формировать расчёты. Лучше отдельная строка проводки на каждого учредителя.

Где отражается учредитель в 1С:ЗУП, если он не сотрудник?

В справочнике «Физические лица» без создания карточки сотрудника. Доход в виде дивидендов начисляется документом «Дивиденды» или операцией учёта НДФЛ — в зависимости от версии конфигурации.

Что делать, если учредитель внесён дважды с разным написанием ФИО?

Используйте обработку поиска и удаления дублей (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»), объедините карточки с заменой ссылок во всех документах. Перед объединением сделайте резервную копию базы.