Как добавить новую организацию в 1С 8.3 Предприятие

Добавление новой организации в 1С 8.3 — типовая задача, которая возникает при открытии дополнительного юридического лица, регистрации ИП или переносе учёта нескольких компаний в одну информационную базу. Процедура занимает несколько минут, но требует аккуратности: от корректности реквизитов зависят печатные формы документов, регламентированная отчётность и обмены с банками и контрагентами.

Инструкция ниже применима к типовым конфигурациям на платформе 8.3 — «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Управление нашей фирмой», «Зарплата и управление персоналом». Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от конфигурации и релиза, но общая логика везде одинакова: организация создаётся в одноимённом справочнике, после чего для неё настраиваются учётная политика и параметры учёта.

Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права на редактирование справочника организаций и настройку учётных параметров. Обычно это права «Полные права» или роли главного бухгалтера и администратора. Если кнопка «Создать» в справочнике недоступна — обратитесь к администратору базы.

Где находится справочник организаций

В большинстве конфигураций справочник «Организации» доступен из раздела «Главное» (в «Бухгалтерии предприятия 3.0») или из раздела «Справочники» / «НСИ и администрирование» (в «Управлении торговлей» и «УНФ»). Также справочник можно найти через меню «Все функции» → «Справочники» → «Организации», если пункт не выведен в основной интерфейс.

В «1С:Бухгалтерии 8.3» путь выглядит так: «Главное» → «Организации». В «Управлении торговлей 11»: «НСИ и администрирование» → «Организации». В «Управлении нашей фирмой»: «Компания» → «Организации». Если в базе уже ведётся учёт по одной компании, в списке будет одна запись — рядом с ней появится новая.

Проверьте настройку «Вести учёт по нескольким организациям»: в некоторых конфигурациях она включается автоматически при добавлении второй организации, в других её нужно активировать вручную в настройках функциональности (например, «Главное» → «Функциональность» в БП 3.0).

Создание карточки организации

Откройте справочник и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма новой организации. Первое, что нужно выбрать, — вид организации: «Юридическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». От этого выбора зависит набор полей: для ИП не заполняется КПП, а вместо ОГРН указывается ОГРНИП.

Заполните поля последовательно:

• ИНН — введите 10 цифр для юридического лица или 12 для ИП. Во многих конфигурациях после ввода ИНН доступна кнопка «Заполнить» — программа подтянет наименование, адрес и ОГРН из сервиса ФНС, если подключён интернет-доступ.
• Наименование — сокращённое и полное. Полное наименование используется в официальных документах и отчётности, проверьте его по уставу или свидетельству о регистрации.
• КПП — только для юридических лиц, 9 цифр.
• ОГРН / ОГРНИП — регистрационный номер.
• Юридический и фактический адрес — заполняются через классификатор адресов (ФИАС/КЛАДР) по кнопке выбора.
• Телефон, email — используются в печатных формах и обменах.

1. 1
   Откройте раздел «Главное» (или «Справочники») → «Организации»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид: юридическое лицо или ИП
3. 3
   Введите ИНН и при возможности используйте автозаполнение по данным ФНС
4. 4
   Проверьте и дополните наименование, КПП, ОГРН, адреса
5. 5
   Заполните данные руководителя и главного бухгалтера
6. 6
   Запишите карточку и перейдите к настройке учётной политики

После заполнения нажмите «Записать и закрыть». Организация появится в списке справочника и станет доступна для выбора в документах.

Руководители и ответственные лица

Отдельный блок карточки — данные о подписантах. В «Бухгалтерии предприятия» это закладка или ссылка «Подписи» / «Ответственные лица», где указываются руководитель, главный бухгалтер и кассир с периодом действия полномочий. Эти данные подставляются в печатные формы счетов, актов, накладных и в отчётность.

Физические лица выбираются из справочника «Физические лица» — если нужного человека там нет, создайте его прямо из формы выбора. Укажите период, с которого действует подписант: это важно, если организация работает давно, а учёт в 1С начинается с середины периода.

Банковские счета и касса

Для платёжных документов и счетов покупателям нужен банковский счёт организации. В карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и создайте новый: укажите банк (выбирается по БИК из классификатора), номер счёта, валюту. БИК подставит наименование банка и корсчёт автоматически.

Один из счетов пометьте как основной — именно он будет подставляться в документы по умолчанию. Если у организации несколько счетов, основной можно сменить в любой момент.

Касса организации в типовых конфигурациях создаётся автоматически при записи карточки. Проверьте её наличие в справочнике «Кассы», если планируете оформлять кассовые документы.

Настройка учётной политики и налогов

Это самый ответственный этап: без учётной политики проведение документов по новой организации будет невозможно или приведёт к ошибкам в учёте. В «Бухгалтерии предприятия» перейдите: «Главное» → «Налоги и отчеты» (или «Учётная политика»), в шапке выберите новую организацию.

Настройте следующие параметры:

• Система налогообложения — общая, упрощённая (с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»), патент, ЕСХН. От этого зависит состав налоговых регистров и отчётности.
• Плательщик НДС — укажите, применяется ли НДС, и при необходимости освобождение по ст. 145 НК РФ.
• Учётная политика по бухгалтерскому и налоговому учёту — способ оценки МПЗ (ФИФО/средняя), методы амортизации, порядок признания расходов.
• Регистрация в налоговом органе — код ИФНС, куда сдаётся отчётность.

Период действия учётной политики устанавливайте с даты начала ведения учёта по этой организации в программе. Если учёт начинается с начала года, укажите 1 января соответствующего года.

Проверка результата и первые документы

После настройки выполните контрольную проверку. Создайте тестовый документ — например, счёт покупателю — и убедитесь, что организация доступна для выбора, в печатной форме подставляются правильные наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты и подписант.

Дополнительно проверьте:

• в разделе «Налоги и отчеты» по новой организации отображается выбранная система налогообложения;
• в списке банковских счетов основной счёт отмечен и реквизиты совпадают с данными банка;
• при обмене с банком (если настроен) новая организация добавлена в настройки обмена;
• в подсистеме отчётности (1С-Отчётность) организация появилась в списке — при необходимости выполните настройку подключения к оператору.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор организации в документе

Норма

Организация видна в списке выбора и подставляется по умолчанию

Тревожный признак

Организации нет в списке — проверьте, записана ли карточка и нет ли отбора

Печатная форма счёта

Норма

Корректные наименование, ИНН, адрес, банк и подписант

Тревожный признак

Пустые поля или реквизиты другой организации

Налоги и отчёты

Норма

Указана система налогообложения и параметры учётной политики

Тревожный признак

Сообщение о необходимости настройки при проведении документов

Типичные ошибки при добавлении организации

Если ошибка обнаружена до начала ввода документов, просто отредактируйте карточку. Если документы уже проведены — исправляйте реквизиты, а затем перепроведите затронутые документы и обновите регламентированные отчёты за период.

Особые сценарии

Перенос организации из другой базы

Если организация уже ведётся в другой базе 1С, не создавайте её «с нуля» вручную — используйте штатную обработку переноса данных («Перенос данных из информационных баз 1С:Предприятия 8») или универсальный обмен XML. Это сохранит связи документов и справочников с карточкой организации.

Обособленные подразделения

Обособленное подразделение, выделенное на отдельный баланс, в ряде конфигураций заводится как отдельная организация с тем же ИНН, но другим КПП. Обычные филиалы без отдельного баланса заводятся в справочнике «Подразделения», а не как новая организация.

Копирование настроек

В некоторых конфигурациях учётную политику и параметры можно скопировать с существующей организации через кнопку «Копировать» в форме настроек. После копирования обязательно проверьте каждый параметр — системы налогообложения у компаний часто различаются.

Частые вопросы

Можно ли вести несколько организаций в одной базе 1С 8.3?

Да, типовые конфигурации поддерживают многофирменный учёт. Все организации хранятся в одном справочнике, а в документах появляется поле выбора организации. Убедитесь, что в настройках функциональности включён учёт по нескольким организациям.

Что делать, если кнопка «Создать» в справочнике организаций недоступна?

Недостаточно прав у вашего пользователя. Обратитесь к администратору базы: нужны права на добавление и изменение организаций, а для настройки учётной политики — права уровня главного бухгалтера или администратора.

Нужно ли создавать отдельную организацию для филиала?

Только если филиал выделен на отдельный баланс и самостоятельно сдаёт отчётность. Обычное подразделение без отдельного баланса заводится в справочнике «Подразделения» внутри существующей организации.

Как изменить реквизиты организации после того, как документы уже проведены?

Откройте карточку организации и отредактируйте нужные поля — программа не блокирует изменения. После этого перепроведите документы, в которых реквизиты зафиксированы, и сформируйте заново затронутые печатные формы и отчёты.

Почему в печатной форме счёта пустые банковские реквизиты?

У организации не создан банковский счёт или не назначен основной. Откройте карточку организации, перейдите в «Банковские счета», добавьте счёт по БИК банка и установите его основным.

Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?

Если по ней нет документов — пометьте на удаление и выполните удаление помеченных объектов через «Администрирование». Если документы есть, сначала удалите или перенесите их, иначе контроль ссылочной целостности не даст удалить запись.