Справочники и Данные · 9 мин
Как добавить еще одну организацию в 1С УНФ
Как добавить вторую организацию в 1С:Управление нашей фирмой: создание юрлица и ИП, настройка учетной политики, нумерации документов и печатных форм.
В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) в одной информационной базе можно вести учет сразу по нескольким организациям и индивидуальным предпринимателям. Это удобно, когда у владельца бизнеса несколько юрлиц, ИП на разных системах налогообложения или обособленные направления, которые нужно разделять в отчетности.
Добавление новой организации занимает несколько минут, но требует внимательности: от правильности реквизитов зависят печатные формы, нумерация документов, выгрузка платежных поручений и отчетность. Ошибка на этом этапе потом «размножается» по всем документам компании.
Ниже разобран пошаговый порядок создания организации, настройка учетной политики и нумерации, а также типичные ошибки и способы проверить, что всё сделано правильно.
Что нужно подготовить перед добавлением организации
Перед созданием карточки организации соберите полный комплект реквизитов: ИНН, КПП (для юрлица), ОГРН или ОГРНИП, юридический и фактический адреса, данные руководителя и банковские реквизиты. Часть этих данных УНФ умеет подставлять автоматически по ИНН через сервис 1С:Контрагент, но автозаполнение работает только при подключенном интернет-сервисе и активной подписке ИТС.
Также заранее определите систему налогообложения новой организации — ОСНО, УСН (доходы или доходы минус расходы), патент или их комбинацию. Этот параметр задается в учетной политике и влияет на формирование книги учета, деклараций и расчет налогов.
Убедитесь, что у вашего пользователя есть права на изменение справочника «Организации». В типовой УНФ это доступно пользователям с полными правами или ролью, допускающей редактирование нормативно-справочной информации.
Пошаговое создание организации в УНФ
Откройте раздел «Компания» и перейдите в справочник «Организации». Нажмите кнопку «Создать». Программа предложит выбрать вид организации: юридическое лицо или индивидуальный предприниматель — от этого выбора зависит набор полей в карточке.
Заполните основные поля: наименование (сокращенное и полное), ИНН, КПП, ОГРН. Если сервис автозаполнения доступен, введите ИНН и нажмите «Заполнить по ИНН» — программа подставит название, адрес и коды из официальных реестров. Проверьте подставленные данные по выписке ЕГРЮЛ или ЕГРИП, автозаполнение иногда содержит устаревшие адреса.
На вкладках карточки заполните адреса (юридический, фактический, почтовый), контактные данные, ФИО и должность руководителя. Для ИП укажите ФИО предпринимателя и ОГРНИП. Сохраните карточку кнопкой «Записать и закрыть».
- 1Откройте «Компания» → «Организации» → «Создать»
- 2Выберите вид: юридическое лицо или ИП
- 3Введите ИНН и заполните реквизиты вручную или через автозаполнение
- 4Укажите адреса, контакты и данные руководителя
- 5Добавьте расчетный счет в подчиненном справочнике банковских счетов
- 6Запишите карточку и перейдите к настройке учетной политики
Настройка банковского счета и кассы
Без расчетного счета новая организация не сможет выставлять счета покупателям и формировать платежные поручения. Откройте карточку организации и перейдите по ссылке «Банковские счета» (или создайте счет через одноименный справочник с указанием владельца).
Заполните БИК банка — по нему УНФ подставит название банка, корсчет и город, если классификатор банков загружен или доступен сервис. Затем введите номер расчетного счета и проверьте контрольную сумму: программа обычно подсвечивает несоответствие БИК и номера счета.
Если в базе настроен обмен с банком (ДиректБанк или выгрузка через файл), для нового счета нужно отдельно создать настройку обмена. Настройки обмена привязываются к конкретному счету и не наследуются автоматически от другой организации.
Учетная политика и налогообложение новой организации
После создания карточки откройте в ней ссылку «Учетная политика» и создайте запись на актуальную дату. Укажите систему налогообложения, а для УСН — объект налогообложения и ставку. Если организация совмещает режимы (например, УСН и патент), отразите это в настройках, чтобы доходы распределялись корректно.
Проверьте параметры учета: порядок оценки запасов, способ учета расходов, признание доходов по кассовому методу или по начислению. В малом бизнесе чаще используется упрощенный порядок, но он должен соответствовать тому, что реально применяется в учете.
Если организация является плательщиком НДС, убедитесь, что в настройках включен учет НДС и заданы ставки по умолчанию. Для организаций на спецрежимах без НДС эти настройки оставляют отключенными — иначе в счетах-фактурах и накладных будут появляться лишние суммы.
Префикс нумерации и печатные формы
Чтобы документы разных организаций не перемешивались в одной нумерации, задайте префикс. В карточке организации или в настройках нумерации укажите короткий буквенный код (например, «ВК» для ООО «Вектор»). Тогда счета и накладные новой компании будут нумероваться отдельно: ВК-000001, ВК-000002 и так далее.
Проверьте печатные формы: создайте тестовый счет на оплату от новой организации и откройте его на печать. Убедитесь, что подставляются правильные наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты и что подпись руководителя соответствует новой компании.
Если используются факсимиле или логотипы, их нужно загрузить отдельно для каждой организации — в карточке организации или в настройках печатных форм, в зависимости от релиза УНФ.
Как проверить результат
Верные ИНН, адрес, банк и номер с префиксом
Подставляются реквизиты старой компании или пустой банк
Новый документ получает номер с префиксом новой организации
Номер продолжает общую последовательность без префикса
В отчетах новая компания доступна в отборе и показывает свои данные
Организации нет в списке отбора или данные смешаны
Как работать с несколькими организациями в одной базе
В документах УНФ поле «Организация» заполняется вручную или подставляется по умолчанию из настроек пользователя. Если сотрудник работает в основном с одной компанией, задайте основную организацию в персональных настройках — это снизит риск ошибочного выбора.
В отчетах (остатки товаров, деньги, задолженность, продажи) используйте отбор по организации, чтобы видеть показатели по каждой компании отдельно. Сводные отчеты по всем организациям базы удобны для собственника, но для налоговой отчетности всегда формируйте данные строго по конкретному юрлицу.
Товары, контрагенты и номенклатура в типовой УНФ общие для всех организаций базы. Это значит, что создавать дубли карточек товаров под каждую компанию не нужно — разделение идет на уровне документов и отчетов, а не справочников.
Ограничения и когда нужна отдельная база
Ведение нескольких организаций в одной базе подходит, когда компании связаны общими товарами, контрагентами и пользователями. Если же бизнесы полностью независимы, обслуживаются разными бухгалтерами и не должны видеть данные друг друга, безопаснее развернуть отдельные информационные базы.
Учтите, что разграничение прав в УНФ возможно, но требует аккуратной настройки ролей. Если пользователь имеет доступ к отчетам без отбора по организации, он технически может увидеть обороты всех компаний базы.
Перед массовым вводом документов сделайте резервную копию базы. Создание организации само по себе безопасно, но последующие настройки учетной политики и нумерации лучше проверять на копии, если в базе уже ведется активный учет.
Что важно запомнить
Организация добавляется через «Компания» → «Организации» → «Создать». Обязательный минимум после создания: учетная политика с верной системой налогообложения, расчетный счет, префикс нумерации и проверка тестовой печатной формы. Справочники товаров и контрагентов общие для всех организаций базы.
Частые вопросы
Можно ли в УНФ вести ИП и ООО в одной базе?
Да. При создании организации выбирается вид — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. В одной базе могут сосуществовать несколько ИП и юрлиц, у каждого своя учетная политика, нумерация и отчетность.
Почему в новом документе подставляется старая организация?
Программа подставляет организацию из персональных настроек пользователя или из последнего введенного документа. Измените значение в настройках пользователя или вручную выберите нужную организацию в шапке документа.
Нужно ли создавать отдельных контрагентов и товары для новой организации?
Нет. Справочники номенклатуры и контрагентов в УНФ общие для всех организаций базы. Разделение учета происходит через поле «Организация» в документах и отборы в отчетах.
Как разделить нумерацию счетов и накладных между организациями?
Задайте уникальный префикс для каждой организации. Тогда документы будут нумероваться независимо, например АБ-000001 и ВК-000001, что упрощает поиск и соответствует ожиданиям проверяющих.
Что делать, если ошибся в ИНН или реквизитах после ввода документов?
Реквизиты в карточке организации можно отредактировать — печатные формы новых документов возьмут исправленные данные. Но уже подписанные и отправленные контрагентам документы придется перевыставлять, поэтому проверяйте реквизиты до начала работы.
Можно ли удалить ошибочно созданную организацию?
Если по ней нет документов — да, через пометку на удаление с последующим удалением помеченных объектов. Если документы уже есть, организацию лучше переименовать с пометкой «не использовать» и скрыть из выбора, чтобы не нарушить целостность учета.