Где в 1С ЗУП ввести данные о заработке на предыдущем месте работы

Когда сотрудник устраивается в организацию, для расчёта больничных, пособий по беременности и родам и других страховых выплат нужны сведения о его заработке за два предшествующих календарных года. Если часть этого периода сотрудник работал у другого работодателя, данные берутся из справки о заработке (ранее — форма 182н) или из сведений, полученных через СФР. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».

Без этих данных программа рассчитает пособие только из заработка в вашей организации, и сумма окажется заниженной. Хуже другой вариант: если ввести справку после того, как больничный уже рассчитан и выплачен, придётся делать перерасчёт и доплату. Поэтому ввод справки — один из первых документов, которые оформляют при приёме сотрудника, принёсшего сведения о прежнем заработке.

Ниже разобрано, где находится нужный документ, как его заполнить, как программа учитывает эти данные при расчётах и какие ошибки встречаются чаще всего.

Какие данные нужны и откуда их берёт сотрудник

Для расчёта пособий нужен заработок за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в это время работал у других работодателей, он подтверждает доход одним из способов:

• справкой о сумме заработной платы (форма по приказу, ранее известная как 182н), которую выдаёт прежний работодатель при увольнении или по запросу;
• сведениями, которые СФР (Социальный фонд России) передаёт текущему работодателю в рамках проактивного обмена;
• заверенной копией справки, если оригинал получить невозможно (например, прежний работодатель ликвидирован, а сведения восстановлены через архив или ПФР/СФР).

В справке указываются суммы заработка по каждому году отдельно, а также количество календарных дней, исключаемых из расчёта: периоды болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Эти исключаемые дни критичны для расчёта пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком — их тоже нужно внести в программу.

Где находится документ для ввода справки

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти его можно несколькими путями:

• раздел «Зарплата» → группа «См. также» → ссылка «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)»;
• раздел «Отчёты, справки» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»;
• из карточки сотрудника или из документа «Больничный лист» — по ссылке ввода данных о заработке.

Журнал документов открывается списком. Чтобы добавить новую справку, нажмите кнопку «Создать». Если ссылка «См. также» не видна, проверьте настройки навигации раздела «Зарплата» — возможно, команда скрыта в настройках панели навигации текущего пользователя.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий (входящие)».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите сотрудника.
3. 3
   Укажите страхователя (прежнего работодателя) и периоды работы.
4. 4
   Внесите суммы заработка по годам из справки 182н.
5. 5
   Внесите дни, исключаемые из расчёта, если они указаны в справке.
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном.

Как заполнить справку в программе

В шапке документа выберите сотрудника — программа подставит организацию автоматически. Поле «Страхователь» заполняется наименованием прежнего работодателя: его можно ввести вручную или выбрать из справочника контрагентов, если он там уже есть. Наименование должно соответствовать справке, чтобы при проверках было понятно, откуда взяты данные.

Основная часть документа — таблица с суммами заработка по годам. Для каждого года укажите сумму из справки. Программа автоматически сравнит введённую сумму с предельной базой для начисления взносов за соответствующий год и при расчёте пособия возьмёт меньшую из величин — вручную ничего ограничивать не нужно, но и ввести сумму сверх лимита «для надёжности» не получится осмысленно: программа её обрежет.

Если в справке указаны исключаемые периоды (болезни, декрет, отпуск по уходу за ребёнком), заполните соответствующую табличную часть: год, количество календарных дней. Эти дни программа вычтет из 730 (731) при расчёте пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Для обычного больничного по болезни самого сотрудника исключаемые дни не используются, но внести их всё равно стоит — справка одна, а страховые случаи бывают разные.

Как программа использует введённые данные

После проведения справки суммы заработка сохраняются в регистрах и автоматически подтягиваются при расчёте документов «Больничный лист», «Отпуск» (для пособий по беременности и родам) и других расчётов пособий. При расчёте среднего заработка программа складывает доход у текущего работодателя и доход по входящим справкам за расчётные годы.

Если больничный уже был рассчитан до ввода справки, откройте документ и пересчитайте его — сумма изменится с учётом новых данных. Если пособие уже выплачено, оформите доначисление и доплатите разницу с ближайшей выплатой. В отчётах по взносам и в реестрах для СФР доначисленная сумма отразится в периоде перерасчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчёт среднего заработка в больничном

Норма

В расшифровке среднего заработка видны суммы у текущего работодателя и по справке за нужные годы

Тревожный признак

Учитывается только заработок в вашей организации, суммы из справки отсутствуют

Документ справки

Норма

Справка проведена, указан сотрудник, страхователь и суммы по годам

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён, либо год не совпадает с расчётным периодом пособия

Исключаемые дни

Норма

Дни из справки введены и уменьшают знаменатель при расчёте пособия по БиР

Тревожный признак

Дни не введены — пособие по беременности и родам занижено

Если справки нет: запрос в СФР и альтернативы

Сотрудник не всегда может предоставить справку: прежний работодатель ликвидирован, находится в другом регионе или не отвечает. В этом случае по заявлению сотрудника работодатель может запросить сведения о заработке в СФР. Полученные данные вносятся той же входящей справкой — в поле страхователя указывается прежний работодатель из ответа фонда.

До получения сведений пособие рассчитывается из имеющихся данных (только заработок в вашей организации либо исходя из МРОТ, если заработка нет совсем). После поступления сведений делается перерасчёт. Важно зафиксировать заявление сотрудника письменно — это основание для запроса и для последующего перерасчёта.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку 182н при приёме на работуСразу введите входящую справку о заработке — до первого больничного

Справки нет, страховой случай ещё не наступилНапомните сотруднику о справке; пособие пока рассчитывать не нужно

Больничный уже наступил, справки нетРассчитайте из имеющегося заработка, возьмите заявление и запросите сведения в СФР, затем пересчитайте

Прежний работодатель ликвидированЗапросите сведения через СФР по заявлению сотрудника и введите их входящей справкой

Типичные ошибки при вводе данных

Самая частая ошибка — данные вводят не входящей справкой, а пытаются скорректировать заработок вручную прямо в больничном листе. Ручная правка в одном документе не сохраняется в регистрах: следующий больничный снова посчитается без учёта прежнего заработка, а расчёты за разные страховые случаи разойдутся.

Вторая группа ошибок связана с годами. Сумму заработка относят не к тому году, в результате чего расчётный период пособия заполняется неверно. Сверяйте каждую строку справки с годом в таблице документа. Отдельно проверьте, что справка введена до расчёта больничного, а если после — что документ пересчитан.

Проверка, отчёты и границы самостоятельной работы

Проверить, что данные учтены, проще всего через расчётный листок сотрудника при наличии больничного или через расшифровку среднего заработка в самом документе «Больничный лист»: нажмите на сумму среднего заработка — откроется детализация по годам и источникам. Там должны быть видны и суммы из входящей справки.

Самостоятельно без риска можно: вводить и перепроводить входящие справки, пересчитывать больничные, формировать расшифровки среднего заработка. Эти операции обратимы — документ можно пометить на удаление или перезаполнить. Осторожность нужна при перерасчёте уже выплаченных пособий в закрытых периодах: это затрагивает отчётность по взносам и реестры в СФР. Если период закрыт и отчёты сданы, перед перерасчётом сделайте резервную копию базы и согласуйте корректировку с бухгалтером, отвечающим за отчётность.

Частые вопросы

В какой момент лучше вводить справку о заработке?

Оптимально — сразу при приёме сотрудника, если он принёс справку. Тогда первый же больничный или пособие рассчитается корректно, и перерасчёты не понадобятся. Справка не «сгорает»: введённая один раз, она используется для всех страховых случаев, попадающих в соответствующий расчётный период.

Что делать, если сотрудник работал у нескольких работодателей?

Введите отдельную входящую справку по каждому работодателю. Программа суммирует заработок по всем справкам в пределах лимита базы по взносам за каждый год. Исключаемые дни также суммируются по всем справкам.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает по совместительству?

Если сотрудник принёс справку от другого работодателя и хочет, чтобы пособие у вас считалось с её учётом, — да, справка вводится в обычном порядке. Но учтите: пособие по одному страховому случаю назначается по одному месту работы (по общему правилу), поэтому уточните у сотрудника, где он оформляет пособие, чтобы не было двойной выплаты.

Справка введена, но больничный считает без неё. Почему?

Проверьте три вещи: документ справки проведён (не просто сохранён); годы в справке совпадают с расчётным периодом больничного; выбран именно тот сотрудник, по которому оформляется больничный. Также откройте расшифровку среднего заработка в больничном — если суммы справки там нет, перезаполните документ кнопкой обновления данных о заработке.

Можно ли исправить ошибочно введённую справку?

Да. Откройте документ, исправьте суммы или годы и перепроведите его. Если справка введена ошибочно целиком, пометьте её на удаление — данные перестанут учитываться. После исправления пересчитайте все больничные и пособия, которые рассчитывались с неверными данными.

Учитывается ли справка при расчёте отпускных?

Нет. Входящая справка влияет только на пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Отпускные и командировочные рассчитываются из среднего заработка по правилам Трудового кодекса — только из начислений у текущего работодателя за фактически отработанное время.