Где в 1С ЗУП внести данные о зарплате с предыдущего места работы

При приёме нового сотрудника бухгалтеру часто нужно учесть его заработок у прежнего работодателя — для расчёта больничных, пособий по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Без этих данных средний заработок для пособий будет занижен, а сотрудник потеряет деньги. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ, и вносить суммы напрямую в начисления или в карточку сотрудника не нужно.

Основание для ввода — справка о сумме заработка по форме 182н, которую сотрудник получает при увольнении, либо сведения, полученные через СЭДО из СФР. На основе этих данных программа рассчитывает средний заработок для пособий за два предшествующих календарных года.

Ниже разобрано, где именно находится нужный документ в разных версиях ЗУП, как его заполнить, как проверить, что данные попали в расчёт, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Зачем нужны сведения о заработке с прошлого места работы

Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком рассчитываются исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в этот период работал у другого работодателя, его доход учитывается в расчёте.

Без внесённых данных программа посчитает пособие только из заработка в текущей организации или из МРОТ, если заработка нет совсем. Для сотрудника, устроившегося недавно, это почти всегда означает потерю денег. Поэтому ввод справки — обязательный шаг при приёме, если сотрудник её предоставил.

Для отпускных и командировок справка 182н не используется: там средний заработок считается по фактически начисленным суммам в текущей организации за последние 12 месяцев. Путать эти два механизма нельзя — внешние данные нужны только для пособий.

Где находится документ для ввода справки

В 1С:ЗУП 3.1 сведения вводятся документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти его можно несколькими способами:

• раздел «Зарплата» → группа «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий»;
• раздел «Кадры» → журнал «Сотрудники» → открыть карточку сотрудника → ссылка «Справки, отчёты» или команда ввода справки (в зависимости от релиза);
• через общий поиск по команде «Справка о заработке».

Если документа нет в списке «См. также», проверьте настройку состава начислений: раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» — там должны быть включены пособия за счёт ФСС/СФР. Также у пользователя должны быть права на добавление этого вида документов.

Как заполнить справку 182н в программе

Создайте новый документ и последовательно заполните поля. Типичный порядок такой:

1. Укажите организацию и сотрудника, по которому вносится справка.
2. Заполните страхователя — прежнего работодателя: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Данные берутся из шапки справки 182н.
3. Укажите номер и дату входящей справки — это нужно для хранения первички.
4. В табличной части добавьте строки по каждому календарному году расчётного периода и внесите сумму заработка, на которую начислялись взносы на ВНиМ.
5. Если в справке указаны дни исключения (болезнь, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком) — внесите их количество по годам. Это влияет на расчёт пособий по беременности и родам.
6. Проведите документ.

Суммы вносите именно в разрезе лет — сводная цифра за два года не подойдёт, программа распределяет базу по годам и сравнивает каждую с предельной величиной базы по взносам соответствующего года.

1. 1
   Получите от сотрудника справку 182н или выписку из СФР
2. 2
   Откройте Зарплата → См. также → Справки о заработке для расчёта пособий
3. 3
   Создайте документ, выберите организацию и сотрудника
4. 4
   Заполните страхователя, номер и дату справки
5. 5
   Внесите суммы заработка по годам и дни исключения
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном

Как проверить, что данные попали в расчёт

Самый надёжный способ — создать тестовый документ «Больничный лист» по этому сотруднику и открыть расчёт среднего заработка (кнопка с изображением калькулятора или ссылка на сумму среднего заработка в документе). В таблице расчётных лет должны появиться суммы из введённой справки с пометкой о страхователе.

Если суммы не видны, проверьте: проведён ли документ, тот ли сотрудник указан, попадают ли годы справки в расчётный период больничного. Справка за год, не входящий в два предшествующих, в расчёт не попадёт — это нормально.

Дополнительно можно сформировать расчётный листок или отчёт по среднему заработку, но тестовый больничный нагляднее: там видно и базу, и ограничение предельной величиной, и итоговый среднедневной заработок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчёт среднего заработка в больничном

Норма

Суммы справки видны по годам расчётного периода

Тревожный признак

Показывается только заработок текущей организации или МРОТ

Статус документа справки

Норма

Документ проведён, годы совпадают с расчётным периодом

Тревожный признак

Документ записан черновиком или годы вне периода

Дни исключения

Норма

Количество дней совпадает со справкой 182н

Тревожный признак

Дни не внесены — пособие по беременности и родам завышено

Ввод данных без справки: СЭДО и заявление сотрудника

Если сотрудник не предоставил справку 182н, пособие рассчитывается из имеющихся данных. После трудоустройства сотрудник вправе подать заявление о замене данных — работодатель может запросить сведения о заработке через СФР. В ЗУП обмен с фондом выполняется через СЭДО: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или обмен электронными больничными.

Полученные из СФР сведения о заработке также регистрируются входящей справкой — либо загружаются автоматически, либо вводятся вручную по выписке. После ввода уточнённых данных ранее рассчитанные пособия нужно пересчитать: откройте соответствующий больничный и выполните пересчёт среднего заработка.

Учтите ограничение: запрос в СФР возможен только по заявлению сотрудника, а перерасчёт делается за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки или сведений.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс справку 182н при приёмеВведите входящую справку сразу, до первого страхового случая

Справки нет, сотрудник просит учесть прошлый заработокВозьмите заявление и запросите сведения в СФР через СЭДО

Справка появилась после расчёта пособияВведите справку и пересчитайте больничный за допустимый период

Сотрудник работал только у васНичего вводить не нужно — средний считается из текущих начислений

Типичные ошибки при вводе и их последствия

Чаще всего бухгалтеры вводят сумму одной строкой без разбивки по годам или путают годы местами. В первом случае документ просто не проведётся или посчитается неверно, во втором — программа применит предельную базу не того года, и средний заработок исказится.

Вторая распространённая ошибка — игнорирование дней исключения из справки. Для обычного больничного это не критично, а вот пособие по беременности и родам будет завышено, что при проверке СФР обернётся отказом в зачёте и доначислением.

Третья проблема — дублирование: справку вводят дважды (например, вручную и через загрузку из СЭДО). Суммы задваиваются, пособие завышается. Перед вводом проверьте журнал справок по сотруднику.

Ограничения и частные ситуации

Учитывается только заработок, на который начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности. Выплаты по ГПХ старых периодов, не облагавшиеся взносами на ВНиМ, в расчёт не входят, даже если указаны в справке.

Если сотрудник работал у нескольких работодателей, справок может быть несколько — каждая вводится отдельным документом со своим страхователем. Программа суммирует заработок по всем справкам в пределах лимита базы за каждый год.

При совместительстве внутри вашей организации отдельная справка не нужна: заработок по всем местам работы в одной базе программа видит сама. А вот для внешнего совместителя данные по основному месту работы вносятся только через справку.

FAQ

Можно ли внести заработок прошлых лет прямо в документ «Больничный лист»?

Нет. В больничном можно только изменить параметры расчётного периода (замена лет по заявлению сотрудника). Сами суммы заработка от других работодателей подтягиваются только из документа «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».

Сотрудник устроился в текущем году, а справка за два прошлых года. Какие годы указывать?

Указывайте ровно те годы и суммы, которые стоят в справке 182н. Программа сама подберёт нужные годы при расчёте конкретного страхового случая — лишние годы просто не попадут в расчёт.

Что делать, если в справке 182н обнаружена ошибка?

Исправлять данные в ЗУП произвольно нельзя — документ должен соответствовать бумажной справке. Сотруднику нужно обратиться к прежнему работодателю за исправленной справкой, после чего ввести новый документ и пересчитать пособия.

Учитывается ли справка 182н при расчёте отпускных?

Нет. Отпускные и командировочные считаются из фактического заработка в вашей организации за 12 предшествующих месяцев. Справка влияет только на пособия: больничные, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.

Как отменить ошибочно введённую справку?

Откройте документ и пометьте его на удаление или распроведите. Если по ней уже рассчитаны пособия, после отмены пересчитайте соответствующие больничные, чтобы исключить задвоение или завышение среднего заработка.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник принёс её через год работы?

Да, если планируются страховые случаи. Введите справку и пересчитайте уже оплаченные пособия в пределах трёх лет, предшествующих дню представления справки, — сотруднику положена доплата.