Справочники и Данные · 11 мин
Где в 1С ввести данные о зарплате с предыдущего места работы для расчёта больничного
Как ввести в 1С данные о заработке с предыдущего места работы для расчёта больничного: справка 182н, документ «Справки для расчёта пособий», проверка среднего заработка.
Когда сотрудник приносит больничный, а стаж работы в вашей организации меньше двух лет, для расчёта пособия нужен заработок с предыдущего места работы. Эти сведения вносятся в 1С отдельно — программа не подтянет их автоматически, потому что начисления прошлого работодателя в базе отсутствуют. Если данные не ввести, пособие посчитается только из ваших начислений или вообще из МРОТ, и сотрудник получит меньше положенного.
Основанием для ввода служит справка о сумме заработка (привычное название — форма 182н), которую сотрудник берёт у прежнего работодателя, либо сведения, поступившие из СФР по запросу. В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия для этого предусмотрен специальный документ, а в некоторых случаях данные можно внести прямо из больничного листа.
Ниже разобрано, где именно находится нужный документ в разных конфигурациях, как заполнить его по годам расчётного периода, как проверить, что суммы попали в расчёт среднего заработка, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Какие данные нужны и на основании чего их вводить
Для расчёта пособия по временной нетрудоспособности учитывается заработок сотрудника за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если в этот период человек работал у других работодателей, их начисления должны попасть в расчёт — иначе средний дневной заработок будет занижен.
Документ-основание — справка о сумме заработка, которую выдаёт предыдущий работодатель при увольнении или по запросу работника. В справке указываются суммы по годам, на которые начислялись страховые взносы, а также периоды исключения: дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Эти периоды важны, потому что они уменьшают количество дней в расчётном периоде для пособий по беременности и родам.
Альтернативный источник — сведения из Социального фонда России. Если сотрудник не может получить справку (прежний работодатель ликвидирован или находится в другом регионе), организация вправе направить в СФР запрос о заработке. Пришедшие данные вносятся в программу тем же способом, что и данные бумажной справки.
Куда вводить данные в 1С:Зарплата и управление персоналом
В конфигурации 1С:ЗУП предусмотрен отдельный документ «Справки для расчёта пособий (входящие)». Он находится в разделе «Зарплата» — в списке документов рядом с больничными и отпусками. Если документ не виден в интерфейсе, проверьте настройки состава раздела: иногда пункт скрыт и добавляется через команду настройки навигации раздела.
Порядок заполнения документа: выберите сотрудника, укажите страхователя (прежнего работодателя) — наименование можно ввести вручную или подобрать из справочника контрагентов, если он там есть. Затем в табличной части по годам расчётного периода внесите суммы заработка из справки. Каждый год — отдельная строка: год и сумма заработка за этот год.
Если в справке указаны исключаемые периоды (болезнь, декрет), их тоже нужно внести — для этого в документе предусмотрены соответствующие поля по дням. Эти сведения критичны при расчёте пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком: они уменьшают знаменатель формулы среднего дневного заработка.
После проведения документа данные сохраняются в учёте и автоматически подхватываются при расчёте любого больничного этого сотрудника, если годы справки попадают в расчётный период. Повторно вводить справку при каждом новом больничном не нужно.
- 1Откройте раздел «Зарплата» и найдите документ «Справки для расчёта пособий (входящие)»
- 2Создайте новый документ и выберите сотрудника
- 3Укажите прежнего работодателя (страхователя) и реквизиты справки
- 4Внесите суммы заработка по годам расчётного периода
- 5Внесите исключаемые периоды, если они указаны в справке
- 6Проведите документ и проверьте расчёт в больничном листе
Куда вводить данные в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 функциональность по зарплате компактнее, но нужный документ тоже есть. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — в перечне документов найдите «Справки для расчёта пособий». Состав полей аналогичен: сотрудник, страхователь, годы и суммы заработка, исключаемые периоды.
Есть и второй путь — напрямую из больничного. Откройте документ «Больничный лист» сотрудника и перейдите к расчёту среднего заработка (ссылка или кнопка открытия формы расчёта рядом с полем среднего заработка). В форме расчёта есть возможность добавить справку от прежнего работодателя — программа создаст тот же документ справки, но уже в контексте конкретного больничного.
Первый способ удобнее, когда справку принесли заранее, ещё при приёме на работу: вы вводите её один раз, и она работает для всех будущих больничных. Второй способ подходит, когда больничный уже оформлен, а заработок выяснился в процессе — например, сотрудник вспомнил о справке или пришёл ответ из СФР.
Ввод справки прямо из документа «Больничный лист»
Если больничный уже создан, а средний заработок рассчитан без учёта прошлого места работы, исправить ситуацию можно, не закрывая документ. Откройте форму расчёта среднего заработка — в ней отображается таблица по годам расчётного периода с суммами, которые программа собрала из вашей базы.
В этой форме есть команда добавления данных о заработке от других страхователей (в разных релизах она называется «Добавить справку с пред. места работы» или похожим образом). При нажатии открывается форма новой справки: заполните страхователя, годы и суммы, запишите — и суммы сразу появятся в таблице расчёта среднего заработка.
После закрытия формы расчёта проверьте, что средний дневной заработок пересчитался в большую сторону, а сумма пособия в документе обновилась. Если больничный уже был проведён и включён в расчёт зарплаты за месяц, пересчитайте и зарплатные документы, чтобы в учёте не осталось расхождений.
Как проверить, что данные попали в расчёт
Главный контрольный показатель — средний дневной заработок в больничном листе. Откройте печатную форму расчёта среднего заработка из документа: в ней должны быть видны суммы по каждому году расчётного периода, включая заработок у прежнего работодателя. Если в таблице только ваши начисления — справка не подхватилась.
Проверьте соответствие годов: справка учитывается, только если её годы совпадают с расчётным периодом конкретного больничного. Справка за позапрошлые годы не попадёт в расчёт текущего пособия — это нормально, а не ошибка программы.
Дополнительно убедитесь, что документ справки проведён, а не просто записан, и что в нём выбран именно тот сотрудник. Распространённая ситуация: справку завели на сотрудника с похожей фамилией или на физическое лицо-дубль, и в расчёте больничного она не видна.
Как проверить результат
Видны суммы по годам, включая заработок прежнего работодателя
Присутствуют только начисления текущей организации
После ввода справки значение выросло
Сумма не изменилась — справка не проведена или годы не совпадают
Проведён, указан верный сотрудник и годы расчётного периода
Документ помечен на удаление, записан без проведения или заведён на другого сотрудника
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод справки после того, как больничный рассчитан и выплачен, без последующего перерасчёта. В этом случае пособие остаётся заниженным, а разница всплывёт при проверке или жалобе сотрудника. Правильная последовательность: ввести справку, пересчитать больничный, доначислить разницу ближайшей выплатой.
Вторая ошибка — путаница с годами. В расчёт берутся два года, предшествующих году болезни, а не последние два года работы сотрудника. Если сотрудник принёс справку за период, который не пересекается с расчётным периодом, она не повлияет на пособие — и это соответствует правилам расчёта.
Третья группа ошибок связана с исключаемыми периодами. Их часто игнорируют, потому что на обычный больничный по заболеванию они не влияют. Но для пособий по беременности и родам эти дни обязательны к учёту: без них средний заработок будет занижен, а пособие — меньше положенного.
Учтите ограничение: заработок каждого года для расчёта пособий ограничен предельной базой по страховым взносам соответствующего года. Если сумма в справке превышает лимит, программа при расчёте примет только предельную величину — это не ошибка ввода, а законодательное ограничение.
Если справки нет: запрос в СФР и расчёт из МРОТ
Когда сотрудник не может предоставить справку, пособие всё равно нужно рассчитать в срок — на основании имеющихся данных. В этом случае расчёт выполняется из заработка в вашей организации, а при его отсутствии или маленькой сумме — из МРОТ. Позже, когда справка появится, пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года.
Организация вправе самостоятельно запросить сведения о заработке в СФР. Запрос оформляется на основании заявления сотрудника; ответ фонда вносится в программу тем же документом справки, после чего больничный пересчитывается. В 1С для обмена с фондом используются встроенные механизмы электронного взаимодействия, если подключён соответствующий сервис отчётности.
Как выбрать действие
Отдельная ситуация — сотрудник работал у нескольких работодателей в расчётном периоде. Тогда справок может быть несколько, и каждая вводится отдельным документом со своим страхователем. Программа суммирует заработок по всем справкам и вашим начислениям в рамках каждого года с учётом предельной базы.
FAQ
Нужно ли вводить справку заново при каждом новом больничном?
Нет. Документ «Справки для расчёта пособий» вводится один раз и хранится в учёте. При расчёте каждого нового больничного программа сама проверяет, попадают ли годы справки в расчётный период, и учитывает суммы автоматически.
Что делать, если справка введена, а средний заработок не изменился?
Проверьте три момента: проведён ли документ справки, совпадают ли годы в справке с расчётным периодом больничного и тот ли это сотрудник (нет ли дубля физического лица). Чаще всего причина в одном из этих пунктов.
Можно ли ввести заработок прошлых лет, если справка утеряна?
Вносить суммы «со слов» сотрудника нельзя — нужен документ. Если справка утеряна, сотрудник может запросить дубликат у прежнего работодателя, а организация вправе направить запрос в СФР на основании заявления работника.
Влияет ли справка на расчёт отпускных?
Нет. Данные из справки для расчёта пособий используются только для больничных и детских пособий. Средний заработок для отпускных и командировок считается по другим правилам — из начислений за 12 месяцев в вашей организации.
Сотрудник принёс справку после выплаты пособия. Как исправить?
Введите справку, пересчитайте больничный лист и доначислите разницу ближайшей выплатой зарплаты. Перерасчёт возможен за весь период, но не более чем за три года, предшествующие дню предъявления справки.
Где найти документ справок, если его нет в меню раздела?
Откройте настройку навигации раздела «Зарплата» (или «Зарплата и кадры») и добавьте документ в список видимых. Также его можно найти через общий список документов по вводу данных для расчёта пособий либо создать из формы расчёта среднего заработка в больничном.
Что важно запомнить
Заработок с прежнего места работы вводится документом «Справки для расчёта пособий» из раздела зарплаты или из формы расчёта среднего заработка в больничном. Основание — справка 182н или ответ СФР. После ввода обязательно проверьте, что средний заработок пересчитался, а при позднем появлении справки — сделайте перерасчёт пособия.