Справочники и Данные · 9 мин
Где в 1С поменять бухгалтера-кассира
Где в 1С поменять бухгалтера-кассира: настройка ответственных лиц, подписей в ПКО и РКО, печатных формах. Инструкции для 1С:Бухгалтерия и ЗУП.
ФИО бухгалтера и кассира в 1С подставляется в кассовые ордера, авансовые отчёты, доверенности и другие печатные формы автоматически — из справочника ответственных лиц организации. Поэтому при смене сотрудника не нужно править каждый документ вручную: достаточно один раз обновить данные в карточке организации, и новые подписи начнут появляться во всех вновь создаваемых документах.
Проблема в том, что в разных конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8.3, ЗУП, Управление торговлей, КА, ERP) эти настройки расположены в разных местах, а в некоторых случаях подписи хранятся не в одном справочнике, а в нескольких. Кроме того, уже созданные документы после смены ответственного лица не перезаполняются сами — их нужно перепровести или обновить вручную.
Ниже разобрано, где именно меняется бухгалтер-кассир в типовых конфигурациях, как проверить результат и что делать, если старая фамилия продолжает выводиться в печатных формах.
Откуда 1С берёт ФИО бухгалтера и кассира
В типовых конфигурациях подписи на печатных формах формируются из двух источников. Первый — регистр сведений «Ответственные лица организаций» (в Бухгалтерии он редактируется через закладку «Подписи» в карточке организации). Там хранятся должности: руководитель, главный бухгалтер, кассир, ответственный за бухгалтерский учёт и другие, каждая с указанием сотрудника и периода действия.
Второй источник — реквизиты самих документов. Например, в приходном и расходном кассовом ордере есть поле «Ответственный» или «Кассир», которое заполняется автоматически при создании документа, но сохраняется внутри документа. Поэтому смена настройки не меняет уже выписанные ордера.
Важно понимать разницу: регистр ответственных лиц — периодический, то есть 1С «помнит», кто был кассиром на конкретную дату. Если документ датирован прошлым периодом, при перезаполнении подтянется тот сотрудник, который действовал на дату документа, а не текущий.
Как поменять бухгалтера-кассира в 1С:Бухгалтерия 8.3
Основной путь в 1С:Бухгалтерии 8.3 — через карточку организации. Откройте раздел «Главное» → «Реквизиты организации» (или «Справочники» → «Организации»), выберите нужную организацию и перейдите на закладку «Подписи». Здесь отображаются руководитель, главный бухгалтер, кассир и другие ответственные лица.
Нажмите на строку «Кассир» (или «Главный бухгалтер»), затем «Изменить» либо добавьте новую запись. В открывшейся форме укажите сотрудника из справочника «Сотрудники» или физическое лицо, установите дату, с которой действует назначение, и запишите. Если сотрудника ещё нет в справочнике, сначала создайте его: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать».
- 1Откройте «Главное» → «Реквизиты организации» и выберите организацию
- 2Перейдите на закладку «Подписи»
- 3Найдите строку «Кассир» и нажмите «Изменить»
- 4Выберите нового сотрудника и укажите дату начала действия
- 5Запишите изменения и создайте тестовый ПКО для проверки подписи
Если подписи нет на закладке
В некоторых релизах и при нестандартных настройках роли закладка «Подписи» может быть скрыта или редактирование ведётся напрямую через регистр. Тогда откройте «Администрирование» → «Общие настройки» или воспользуйтесь поиском по команде «Ответственные лица» через меню «Все функции» (доступно пользователям с правами администратора): «Все функции» → «Регистры сведений» → «Ответственные лица организаций».
Где меняется кассир в ЗУП, УТ и ERP
В 1С:Зарплата и управление персоналом ответственные лица задаются аналогично — в карточке организации на закладке «Ответственные лица». Там же настраиваются подписи для расчётных листков, ведомостей и кадровых приказов. Учтите, что в ЗУП кассир чаще фигурирует в ведомостях на выплату зарплаты через кассу.
В 1С:Управление торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP путь выглядит так: «НСИ и администрирование» → «НСИ» → «Организации» → открыть организацию → ссылка «Ответственные лица» (или «Подписи»). Для кассовых документов дополнительно проверьте справочник «Кассы» — в некоторых документах ответственный подставляется из настроек конкретной кассы или из данных текущего пользователя.
Где искать настройку в разных конфигурациях
Главное → Реквизиты организации → закладка «Подписи». Самый частый случай.
Карточка организации → «Ответственные лица». Влияет на ведомости и кадровые формы.
НСИ и администрирование → Организации → «Ответственные лица». Проверьте также настройки касс.
Справочник «Организации» → закладка «Ответственные лица» или регистр сведений через «Операции».
Изменение подписей в ПКО и РКО
Приходный и расходный кассовые ордера — основные документы, где «светится» кассир. В новых документах после смены настройки ФИО подставится автоматически. Проверьте: создайте тестовый ПКО, откройте печатную форму и убедитесь, что в строках «Главный бухгалтер» и «Кассир» стоят новые фамилии.
С документами, созданными до изменения настройки, ситуация другая. Если ордер ещё не проведён, откройте его и перезаполните ответственного вручную или просто перезапишите документ — в ряде релизов реквизит обновится. Проведённые документы прошлых периодов менять обычно не нужно: на дату их создания кассиром действительно был прежний сотрудник, и это юридически корректно.
Если старая фамилия продолжает выводиться
Самая частая причина — запись в регистре добавлена без даты или с неправильной датой начала. Проверьте, что новая запись об ответственном лице имеет период, предшествующий дате создаваемых документов. Если документ датирован вчерашним днём, а назначение кассира — сегодняшним, подтянется старый сотрудник.
Вторая причина — дубли записей. Если в регистре несколько строк на одну дату, 1С берёт последнюю по моменту ввода. Откройте регистр «Ответственные лица организаций» полностью и удалите лишние или ошибочные записи. Третья причина — индивидуальные настройки печатных форм: в некоторых документах подписант выбирается вручную в самом документе и имеет приоритет над общей настройкой.
Как проверить результат
Одна актуальная запись с корректной датой начала
Несколько записей на одну дату или запись без периода
В строках «Главный бухгалтер» и «Кассир» — новые ФИО
Выводится прежний сотрудник
Подписанты соответствуют дате документа
Старые документы массово переподписаны новым сотрудником
Права доступа и типовые ограничения
Изменение ответственных лиц доступно не всем пользователям. Обычно требуются права «Администратор системы», «Полные права» или роль «Добавление и изменение базовой нормативно-справочной информации». Если закладка «Подписи» не открывается или поля недоступны для редактирования, обратитесь к администратору базы — самостоятельно расширять себе права через конфигуратор без понимания ролевой модели не стоит.
В базах с несколькими организациями настройка выполняется для каждой организации отдельно. Частая ошибка — кассир заменён у одной организации, а документы оформляются от другой, где остался прежний сотрудник. Проверяйте, в карточке какой организации вы работаете.
Перед заменой кассира удобно сделать скриншот или выгрузку текущих записей регистра «Ответственные лица». Если после изменения что-то пойдёт не так, вы сможете быстро восстановить прежние настройки без поиска по журналам.
Частые вопросы
Нужно ли менять кассира в каждом документе отдельно?
Нет. Настройка выполняется один раз в карточке организации, после чего все новые документы автоматически получают актуальные подписи. Ручная правка требуется только для отдельных документов, где подписант был изменён индивидуально.
Что делать, если нового кассира нет в списке выбора?
Сначала создайте сотрудника: в Бухгалтерии — «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать», указав физическое лицо и организацию. После записи сотрудник станет доступен для выбора в ответственных лицах. Если физлицо уже есть, достаточно создать на его основе карточку сотрудника.
Можно ли указать разных кассиров для разных касс?
В типовых конфигурациях подпись кассира привязана к организации, а не к конкретной кассе. Если в организации несколько касс с разными ответственными, в документах придётся корректировать подписанта вручную либо использовать доработанные печатные формы.
Почему после замены в авансовом отчёте старая фамилия?
Авансовые отчёты и некоторые другие документы могут брать подписи из собственных реквизитов, заполненных при создании. Откройте документ, проверьте поле ответственного и перезаполните его. Также убедитесь, что дата документа позже даты назначения нового кассира.
Кто должен иметь права на изменение ответственных лиц?
Обычно это администратор базы или пользователь с полными правами. Рядовому бухгалтеру такие права давать не обязательно: смена подписей — редкая операция, и её разумно выполнять централизованно, чтобы избежать случайных изменений в периодическом регистре.
Что важно запомнить
Бухгалтер и кассир в 1С меняются в карточке организации через закладку «Подписи» (регистр «Ответственные лица организаций»). Новая запись должна иметь корректную дату начала, дубли нужно удалить. Новые документы подпишутся автоматически, документы прошлых периодов задним числом не переподписывают. Если старая фамилия не уходит — проверьте даты записей, права доступа и индивидуальные настройки самого документа.