Где в 1С находятся физические лица: пути к справочнику в разных конфигурациях

Справочник «Физические лица» — один из базовых объектов почти любой типовой конфигурации 1С. В нём хранятся персональные данные: ФИО, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. На записи этого справочника ссылаются сотрудники, контрагенты, доверенности, кадровые документы и отчёты, поэтому найти его умеет далеко не каждый пользователь — он часто «спрятан» в подсистемах, а не вынесен на рабочий стол.

Проблема поиска возникает из-за того, что в разных конфигурациях справочник расположен в разных разделах: в ЗУП это блок кадрового учёта, в Бухгалтерии — раздел «Справочники», в УТ и ERP — «Нормативно-справочная информация» или «Базовая нормативно-справочная информация». Кроме того, доступ к справочнику зависит от прав пользователя: у кладовщика или менеджера по продажам пункта меню может просто не быть.

Ниже разобраны конкретные пути к справочнику в основных конфигурациях, способы найти его через поиск, правила создания карточки физического лица и типичные ошибки, которые приводят к дублям и проблемам в отчётности.

Где находится справочник в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» физические лица — центральный объект, поэтому доступ к ним организован сразу из нескольких мест. Основной путь: раздел «Кадры» → пункт «Физические лица». Откроется список всех физических лиц, заведённых в базе, с возможностью поиска по ФИО.

Второй путь — через раздел «Настройка» → «Физические лица». Там же находятся смежные справочники: «Виды документов физических лиц», «Степени родства», которые нужны для заполнения паспортных данных и сведений о родственниках.

Обратите внимание: список физических лиц и список сотрудников — это разные объекты. Один человек может быть оформлен как сотрудник в нескольких организациях или по нескольким договорам, но карточка физического лица у него одна. Если вы ищете человека для кадрового документа, правильнее идти в раздел «Кадры» → «Сотрудники», а справочник физлиц использовать для проверки и редактирования персональных данных.

Где находится справочник в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» справочник находится в разделе «Справочники» → «Физические лица» (в некоторых релизах — подраздел «Сотрудники и зарплата» внутри раздела «Справочники»). Если пункта нет в видимой части меню, откройте раздел «Справочники» полностью — список пунктов может быть свёрнут.

В бухгалтерской конфигурации физические лица чаще всего нужны для оформления подотчётных лиц, доверенностей, договоров ГПХ и расчётов с учредителями. Карточка создаётся автоматически при найме сотрудника, но для подотчётного лица, не являющегося сотрудником, запись придётся завести вручную.

Учтите, что в базовых версиях Бухгалтерии часть кадровых функций ограничена, и полноценное ведение личных данных (состав семьи, образование, воинский учёт) там недоступно — это функционал ЗУП.

Где искать в УТ, ERP и Комплексной автоматизации

В «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» справочник обычно расположен в разделе «НСИ и администрирование» (в УТ) или «Нормативно-справочная информация» → группа «Предприятие» или «Персонал» → «Физические лица». В ERP также работает путь «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Предприятие».

В этих конфигурациях физические лица используются шире, чем в ЗУП: помимо сотрудников, здесь регистрируют контактных лиц контрагентов, частных нотариусов, физлиц-покупателей при розничных продажах. Поэтому при создании карточки важно правильно указывать роль — от этого зависит, в каких документах запись будет доступна для выбора.

Универсальный способ: поиск и «Все функции»

Если вы не можете найти справочник в меню, есть два универсальных метода, работающих в любой конфигурации на управляемых формах.

Первый — строка поиска в правом верхнем углу окна программы (иконка лупы). Наберите «физические лица», и система покажет справочник в результатах — останется кликнуть по нему. Это работает, только если у вас есть права на просмотр объекта.

Второй — меню «Все функции»: кнопка с изображением стрелки/меню в левом верхнем углу (или сочетание клавиш, зависящее от версии платформы) → «Все функции» → в дереве объектов раскройте «Справочники» → найдите «Физические лица». Если пункта «Все функции» нет, его нужно включить: «Сервис» → «Параметры» → флажок «Отображать команду "Все функции"».

1. 1
   Откройте строку поиска в верхней части окна и введите «физические лица»
2. 2
   Если поиск ничего не дал — откройте «Все функции» → «Справочники» → «Физические лица»
3. 3
   Если объект не отображается и там — проверьте права пользователя у администратора
4. 4
   Откройте список и убедитесь, что поиск по ФИО находит нужного человека

Как создать и проверить карточку физического лица

Новая карточка создаётся кнопкой «Создать» в списке справочника. Минимально необходимые поля: ФИО (заполняется одной строкой, программа сама разложит её на фамилию, имя и отчество), дата рождения, пол. ИНН и СНИЛС указывайте, если человек будет участвовать в расчётах и отчётности — без них документы могут не пройти проверку при выгрузке.

Перед созданием новой записи обязательно выполните поиск по справочнику: введите фамилию и убедитесь, что такого человека ещё нет. Программа при вводе ФИО обычно сама подсвечивает похожие записи — не игнорируйте это предупреждение.

После сохранения откройте карточку повторно и проверьте: корректно ли разложено ФИО по полям (это влияет на печатные формы и отчёты), указан ли актуальный документ, удостоверяющий личность. История изменения ФИО и документов ведётся по ссылке «История» или «Личные данные» в карточке — туда вносятся смены фамилии и паспорта с указанием даты.

Почему справочник может быть недоступен

Если справочник не находится ни в меню, ни через поиск, причина почти всегда в правах. В типовых конфигурациях доступ к персональным данным ограничен профилями: например, у роли «Менеджер по продажам» доступа к физическим лицам может не быть вовсе, а у «Кадровика» — только без права редактирования.

Вторая возможная причина — настроенный интерфейс: администратор мог убрать пункт из командного интерфейса раздела. В этом случае «Все функции» всё равно покажет объект, если права есть.

Третья ситуация — разделение данных в сервисе (1С:Фреш) или при работе в разрезе организаций: пользователь видит только физических лиц своей области данных. Это норма, а не ошибка.

Часто задаваемые вопросы

Чем отличаются «Физические лица» от «Сотрудников» в 1С?

Физическое лицо — это человек как таковой с его персональными данными. Сотрудник — это трудовая связь физического лица с организацией: должность, подразделение, график. У одного физического лица может быть несколько записей сотрудников (в разных организациях или по совместительству), но карточка физлица одна.

Почему при вводе ФИО программа показывает предупреждение о похожих записях?

Механизм контроля дублей сравнивает введённое ФИО с уже существующими записями. Если появилось предупреждение, откройте найденную карточку и проверьте, не тот ли это человек. Создавать новую запись стоит только после того, как вы убедились, что это действительно разные люди (например, полные тёзки с разными датами рождения).

Как изменить фамилию сотрудника после замужества?

В карточке физического лица откройте историю изменения ФИО (ссылка рядом с полем ФИО или раздел «Личные данные») и добавьте новую запись с датой, с которой действует новая фамилия. Не исправляйте старое значение — иначе документы прошлых периодов при переформировании выведут новую фамилию.

Можно ли удалить физическое лицо из базы?

Удалить запись, на которую ссылаются документы, штатно нельзя — программа откажет. Сначала используйте пометку на удаление, затем «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов»: система покажет все места использования. Если запись — дубль, правильнее объединить её с основной через обработку поиска дублей, а не удалять.

Где в карточке физического лица указывается паспорт?

В карточке физического лица есть поле «Документ, удостоверяющий личность» (или гиперссылка «Личные данные» → «Документы»). Выберите вид документа из справочника «Виды документов физических лиц», введите серию, номер, дату выдачи и кем выдан. История документов также ведётся с датами — старый паспорт не затирается, а сохраняется.

Нет пункта «Физические лица» в меню — что делать?

Сначала попробуйте поиск по программе и «Все функции». Если объект не находится и там, обратитесь к администратору базы: вероятно, у вашей учётной записи нет прав на просмотр персональных данных. Самостоятельно менять роли и профили доступа не стоит — это зона ответственности администратора.