Справочники и Данные · 11 мин
Как завести иностранного контрагента в 1С
Как забить иностранного контрагента в 1С: создание карточки, страна регистрации, ИНН/КПП, валютный договор, банковские реквизиты и типичные ошибки при заведении.
Иностранный контрагент в 1С заводится в том же справочнике «Контрагенты», что и российский, но с рядом отличий: не заполняется российский ИНН/КПП, указывается страна регистрации, договор обычно ведётся в валюте, а банковские реквизиты содержат SWIFT-код и IBAN вместо БИК и корсчёта. Если эти нюансы не учесть, программа будет выдавать ошибки при проведении документов, откажется формировать уплату или некорректно заполнит отчётность.
Инструкция ниже подходит для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), «1С:Управление нашей фирмой», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Названия отдельных полей могут немного отличаться, но логика одинаковая: сначала определяем статус контрагента, затем заполняем карточку, договор и банковский счёт.
Перед началом работы подготовьте данные контрагента: полное наименование по контракту, страну регистрации, регистрационный номер в стране регистрации (аналог ИНН), юридический адрес и банковские реквизиты из инвойса или контракта. Это избавит от необходимости исправлять карточку после того, как по ней уже проведены документы.
Где создаётся карточка контрагента
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Справочники» — «Контрагенты» и нажмите кнопку «Создать». В «1С:Управление нашей фирмой» справочник находится в разделе «Компания» или «Продажи» — «Контрагенты». В ERP и Комплексной автоматизации — «НСИ и администрирование» — «Партнёры» и «Контрагенты», где партнёр и контрагент заводятся как два связанных объекта.
При создании программа предложит выбрать вид контрагента: «Юридическое лицо», «Физическое лицо» или «Индивидуальный предприниматель». Для иностранной компании выбирайте «Юридическое лицо», для частного лица за рубежом — «Физическое лицо». От этого выбора зависит набор доступных полей и поведение программы при проверке реквизитов.
Если вы работаете с поставщиком регулярно, заводите карточку вручную и один раз — не создавайте дубли при каждой новой поставке. Дубли приводят к раздроблению взаиморасчётов: аванс висит на одной карточке, а отгрузка закрывается по другой, и акт сверки приходится собирать вручную.
Ключевой шаг: страна регистрации и статус нерезидента
Главное отличие иностранного контрагента — поле «Страна регистрации». В карточке контрагента найдите его рядом с полями ИНН/КПП (в Бухгалтерии оно может называться «Страна регистрации» или быть доступно по ссылке в группе реквизитов). Выберите страну из классификатора стран мира (ОКСМ), который встроен в конфигурацию.
Как только выбрана иностранная страна, программа автоматически считает контрагента нерезидентом: снимает обязательность заполнения российского ИНН и КПП, меняет логику проверки реквизитов и включает особенности учёта — например, для НДС при импорте или для валютного контроля. Если страну не указать, программа будет требовать российский ИНН и не даст корректно провести документы.
Если нужной страны нет в списке, обновите классификатор стран мира: в Бухгалтерии это делается через «Администрирование» — «Обслуживание» — загрузка классификаторов, либо страну можно добавить вручную в справочник «Страны мира» с указанием кода по ОКСМ.
Заполнение реквизитов: наименование, налоговый номер, адрес
Полное наименование переносите из контракта или инвойса без сокращений и транслитерации «на свой вкус» — именно это наименование попадёт в печатные формы, УПД и отчётность. Краткое наименование можно задать удобным для поиска, например «ACME GmbH (Германия)».
Вместо российского ИНН укажите регистрационный или налоговый номер в стране регистрации. В разных конфигурациях для этого используется поле «Регистрационный номер», «Налоговый номер» или «ИНН (страна регистрации)». Для стран ЕАЭС (Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия) это особенно важно: номер налогоплательщика контрагента требуется для заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
Юридический адрес заполняйте через классификатор адресов в свободной форме для иностранного адреса: страна, город, улица, индекс. Фактический адрес и адрес для корреспонденции заполняйте при необходимости. Контактные лица, телефоны и email добавляются на отдельной вкладке или в подчинённом справочнике «Контактные лица».
- 1Откройте «Справочники» — «Контрагенты», нажмите «Создать» и выберите вид «Юридическое лицо»
- 2Введите полное наименование точно по контракту или инвойсу
- 3В поле «Страна регистрации» выберите иностранное государство из классификатора
- 4Укажите регистрационный/налоговый номер в стране регистрации вместо российского ИНН
- 5Заполните юридический адрес и контактные данные
- 6Запишите карточку и переходите к договору и банковскому счёту
Договор с иностранным контрагентом: валюта и вид расчётов
Договор создаётся из карточки контрагента по ссылке «Договоры» — «Создать». Ключевые параметры: вид договора («С поставщиком», «С покупателем» и т.д.) и валюта расчётов. Для внешнеторгового контракта выбирайте валюту, в которой фактически выставляются инвойсы и проходят платежи, — USD, EUR, CNY и другие.
Обратите внимание на переключатель «Оплата в»: он определяет, в какой валюте вы будете платить. Возможны варианты: договор в валюте, оплата в валюте; договор в валюте, оплата в рублях по курсу. От этого зависит расчёт курсовых разниц и проводки. Неверно выбранный вариант — типичная причина «лишних» суммовых разниц на счетах расчётов.
Укажите номер и дату контракта — они выводятся в печатные формы и могут потребоваться для валютного контроля и таможенного оформления. Если конфигурация поддерживает признак валютного договора или договора с нерезидентом, убедитесь, что он установлен автоматически после выбора страны контрагента.
Банковские реквизиты иностранного контрагента
Банковский счёт контрагента добавляется по ссылке «Банковские счета» в его карточке. Для иностранного банка заполняются: номер счёта (для Европы — IBAN), SWIFT-код банка, наименование и страна банка. Российский БИК и корреспондентский счёт не применяются — эти поля оставляйте пустыми.
Если платёж идёт через банк-корреспондент (типично для долларовых переводов), реквизиты корреспондентского банка обычно указываются в платёжном поручении в полях назначения или в свободных полях — уточните требования вашего банка. В самой карточке достаточно основного счёта получателя.
Валюта банковского счёта контрагента должна совпадать с валютой договора и валютой платежа. Если у контрагента несколько счетов в разных валютах, заведите каждый отдельно и выбирайте нужный в документах оплаты.
Особенности для стран ЕАЭС и налоговых нюансов
Контрагенты из Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии заводятся так же, как прочие иностранные, но по ним действует особый порядок учёта НДС при импорте: вместо таможенной декларации оформляется заявление о ввозе товаров. В карточке критично корректно указать страну регистрации и налоговый номер — эти данные попадают в заявление и декларацию по косвенным налогам.
Для контрагентов из остальных стран при импорте НДС уплачивается на таможне, и в документах поступления используется документ «ГТД по импорту» (в Бухгалтерии). При экспорте применяется ставка НДС 0%, которую нужно подтверждать пакетом документов — для этого важно, чтобы договор был корректно помечен как валютный/экспортный.
Если вы платите иностранному контрагенту доходы (например, роялти или услуги), может возникнуть обязанность налогового агента по налогу на прибыль или НДС. Это уже вопрос настройки учётной политики и документов, а не карточки контрагента — при сомнениях сверьтесь с бухгалтером по налогам или условиями конкретного соглашения об избежании двойного налогообложения.
Как выбрать порядок заведения
Проверка результата и частые ошибки
После заведения карточки создайте тестовый документ: поступление товаров или счёт на оплату с этим контрагентом. Признаки корректной настройки: документ проводится без сообщений о незаполненном ИНН, в проводках используются валютные счета расчётов, в печатной форме корректно выводятся наименование и реквизиты контрагента.
Также проверьте, что валюта договора подтянулась в документ автоматически, а курс пересчёта в рубли берётся из справочника валют на дату документа. Если курс не подтягивается — загрузите курсы валют через «Администрирование» или кнопку загрузки в справочнике «Валюты».
Как проверить результат
Документ проводится без предупреждений об ИНН и реквизитах
Сообщения о незаполненном ИНН/КПП или невозможности провести
Используются валютные счета, сумма пересчитана в рубли по курсу
Рублёвые счета расчётов при валютном договоре
Наименование и адрес контрагента совпадают с контрактом
Пустые реквизиты или российский формат адреса
Налоговый номер и страна контрагента заполнены автоматически
Поля пустые или содержат российский ИНН
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли заполнять ИНН и КПП у иностранного контрагента?
Российский ИНН и КПП у нерезидента отсутствуют по определению, поэтому эти поля оставляют пустыми. Вместо них укажите страну регистрации и налоговый (регистрационный) номер в её юрисдикции — тогда программа не будет требовать российские реквизиты и корректно обработает документы.
Программа требует ИНН и не даёт записать карточку. Что делать?
Почти всегда причина в том, что не выбрана страна регистрации или выбрана Россия. Откройте карточку, установите нужную страну из классификатора стран мира — после этого проверка ИНН отключится. Если поля страны нет на форме, проверьте настройки видимости реквизитов или права пользователя.
Как завести контрагента, если расчёты в юанях или другой редкой валюте?
Сначала проверьте, что валюта есть в справочнике «Валюты»: при необходимости добавьте её по классификатору или вручную с кодом по ОКВ и загрузите курсы. Затем выберите эту валюту в договоре и банковском счёте контрагента. Если курсы не загружаются автоматически, их можно вводить вручную на нужные даты.
Чем отличается заведение контрагента из ЕАЭС от остальных стран?
Технически карточка создаётся одинаково, но для стран ЕАЭС критичны точные налоговый номер и страна регистрации: они используются в заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, которое заменяет таможенную декларацию при импорте. Ошибка в этих данных приводит к отказу в принятии заявления налоговой.
Можно ли исправить страну или валюту договора, если по контрагенту уже есть документы?
Страну регистрации и реквизиты карточки обычно можно исправить — изменения применятся к новым документам, а старые при перепроведении подхватят новые данные. Валюту договора, по которому уже есть проведённые документы, менять нежелательно: корректнее создать новый договор и перевести расчёты на него, иначе нарушится переоценка валютных остатков.
Что указывать в банковских реквизитах, если у контрагента нет IBAN?
IBAN используется не во всех странах (например, в США и Китае применяются локальные форматы счетов). В этом случае укажите номер счёта в том виде, в каком он дан в инвойсе, и обязательно корректный SWIFT банка получателя. Дополнительные данные (ABA-ROUTING, код банка) при необходимости вносятся в поля платёжного поручения по требованию вашего банка.