Справочники и Данные · 11 мин
Номенклатура в 1С: что это и как с ней работать
Что такое номенклатура в 1С:Предприятие, какие виды номенклатуры бывают, как создать карточку, настроить единицы измерения и избежать дублей в справочнике.
Номенклатура в 1С — это центральный справочник, в котором хранятся все товары, материалы, услуги и работы, с которыми работает организация. Каждая накладная, счёт, акт и отчёт по складу ссылается на карточки этого справочника, поэтому от качества его ведения зависит точность учёта в целом: остатки, себестоимость, налоги и управленческая отчётность.
Термин пришёл из бухгалтерской практики: номенклатурой называют перечень наименований продукции или материалов. В 1С:Предприятии (в конфигурациях «Управление торговлей», «Бухгалтерия предприятия», «ERP», «Комплексная автоматизация») справочник «Номенклатура» объединяет название, единицу измерения, вид, ставку НДС, артикул, штрихкод и десятки других реквизитов, необходимых для документов.
Ошибки в справочнике — дубли, неверные единицы измерения, смешение товаров и услуг — приводят к «разъезжающимся» остаткам, неверной себестоимости и проблемам при сверке с контрагентами. Поэтому разобраться в устройстве номенклатуры стоит до начала массового ввода данных, а не после того, как в базе накопились тысячи позиций.
Что входит в карточку номенклатуры
Карточка номенклатуры — это форма, в которой собраны ключевые свойства позиции. Минимальный набор, без которого документы не заполнятся корректно: наименование, полное наименование (для печати в документах), единица измерения (по классификатору ОКЕИ), вид номенклатуры и ставка НДС. От этих полей зависят проводки, печатные формы и отчёты.
Дополнительные реквизиты зависят от конфигурации и настроек: артикул, производитель, штрихкоды, вес и объём, страна происхождения и номер ГТД (важно для импортёров и прослеживаемых товаров), срок годности, серии и характеристики. В «Управлении торговлей» также настраиваются цены, соглашения с клиентами и правила упаковки.
Разделение на обязательные и необязательные поля важно практически: чем меньше обязательных полей, тем быстрее ввод, но тем беднее аналитика. Разумный компромисс — сделать обязательными вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС, а остальное заполнять по мере необходимости.
Виды номенклатуры и зачем они нужны
Вид номенклатуры — это не просто папка для сортировки, а настройка, влияющая на учёт. Типичные виды: «Товары» (покупаются и перепродаются), «Материалы» (списываются в производство или на затраты), «Услуги» (не имеют складского остатка), «Работы», «Наборы» и «Подарочные сертификаты». У каждого вида — свои счета учёта: товары на счёте 41, материалы на 10, услуги закрываются на затратные счета.
Неверно выбранный вид ломает учёт. Если услугу завести как товар, программа потребует складское оприходование и будет «висеть» остаток, которого физически не существует. Если товар завести как услугу, пропадёт контроль остатков и себестоимость по партиям. Перед созданием карточки убедитесь, что вид соответствует экономической сути позиции.
Виды также управляют дополнительными механизмами: нужно ли вести учёт по характеристикам (размер, цвет), по сериям (для прослеживаемости и сроков годности), используется ли позиция в производстве. Эти флаги лучше настроить на уровне вида, а не каждой карточки вручную.
Остатки дробятся, отчёты по продажам искажаются
Неверный вид номенклатуры в карточке
Реквизит НДС не заполнен в карточке
Не настроены упаковки или единицы измерения
Как создать карточку номенклатуры: пошагово
Последовательность создания позиции одинакова в большинстве конфигураций. Сначала проверьте, нет ли такой позиции в базе — поиск по наименованию, артикулу и штрихкоду занимает меньше минуты, а исправление последствий дубля — часы.
- 1Откройте раздел «Номенклатура» (НСИ и администрирование → Номенклатура или Склад → Номенклатура)
- 2Выполните поиск по части наименования, артикулу и штрихкоду, чтобы исключить дубль
- 3Нажмите «Создать» и выберите правильный вид номенклатуры
- 4Заполните наименование и полное наименование для печатных форм
- 5Укажите единицу измерения по классификатору и ставку НДС
- 6Заполните артикул, производителя, штрихкод и прочие нужные реквизиты
- 7Запишите карточку и проверьте её в тестовом документе поступления
Правила именования стоит закрепить во внутреннем регламенте: например, «Тип + бренд + модель + ключевая характеристика» («Кабель HDMI 2.0, 3 м, черный»). Единый шаблон упрощает поиск, сортировку и выгрузку на сайт. Во многих конфигурациях шаблон наименования можно задать на уровне вида номенклатуры — тогда рабочее наименование формируется автоматически.
После записи проверьте карточку в деле: создайте черновик поступления или реализации, подставьте позицию и убедитесь, что подставились верные счета учёта, ставка НДС и единица измерения. Документ проводить не обязательно — достаточно визуального контроля.
Единицы измерения, упаковки и штрихкоды
Единица измерения выбирается из общероссийского классификатора (ОКЕИ): штука, килограмм, метр, литр. Она должна совпадать с единицей, в которой позиция проходит по первичным документам поставщика, иначе при сверках возникнут расхождения в количестве.
Если закупка идёт коробками, а продажа — поштучно, настройте упаковки с коэффициентом пересчёта (например, «коробка = 24 шт»). Тогда склад сможет принимать коробками, а продавцы — отпускать штуками, и остатки будут сходиться. Ошибка в коэффициенте — классическая причина «лишних» или «пропавших» остатков.
Штрихкоды хранятся в привязке к карточке и упаковке. Один товар может иметь несколько штрихкодов (разные упаковки, разные производители партий). При загрузке данных от поставщика проверяйте, не занят ли штрихкод другой карточкой — программа обычно выдаёт предупреждение, игнорировать его не стоит.
Характеристики, серии и прослеживаемость
Характеристики позволяют вести одну карточку вместо десятков: например, «Футболка» с характеристиками «размер S/M/L, цвет белый/чёрный». Остатки и продажи при этом учитываются по каждой комбинации. Характеристики включаются на уровне вида номенклатуры — либо общие для вида, либо индивидуальные для карточки.
Серии нужны для учёта партий со сроком годности (продукты, косметика, медикаменты) и для прослеживаемых товаров, где в документах указывается РНПТ — регистрационный номер партии товара. Для импортных прослеживаемых позиций в карточке обязательно заполняются страна происхождения и признак прослеживаемости, иначе документы реализации не пройдут контроль.
Решение о включении характеристик и серий принимайте до начала движений по позиции. Включение механизма «задним числом», когда по товару уже есть остатки, потребует ввода начальных остатков в разрезе характеристик или серий — это трудоёмкая операция.
Как выбрать структуру карточек
Типичные ошибки и борьба с дублями
Самая распространённая проблема справочника — дубли: «Гвоздь 100мм», «Гвоздь 100 мм», «Гвозди 100 мм строительные». Они появляются при работе нескольких сотрудников без регламента и при загрузках из внешних файлов без сопоставления. Дубли дробят остатки, искажают анализ продаж и мешают инвентаризации.
Для устранения дублей в типовых конфигурациях есть обработка «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»). Она находит похожие элементы и заменяет ссылки в документах на выбранную «правильную» карточку. Перед запуском обязательно сделайте резервную копию: замена ссылок — необратимая массовая операция.
Профилактика дешевле лечения: назначьте ответственного за справочник, ограничьте права на создание новых позиций, используйте загрузку из прайсов через штатные механизмы сопоставления и периодически (например, раз в квартал) запускайте поиск дублей.
Как проверить, что справочник в порядке
Контрольные точки
Совпадений нет или они обоснованы разными товарами
Десятки похожих карточек с движениями
Нет остатков по услугам и отрицательных остатков без причины
Услуги «висят» на складе, массовые минуса
Подставляются верные счета, НДС и единица измерения
Пустые счета учёта или неверная ставка НДС
Заполнены страна и признак прослеживаемости
Документы не проводятся из-за отсутствия РНПТ
Регулярная проверка по этим точкам занимает не больше получаса и позволяет поймать проблемы до того, как они попадут в отчётность. Особое внимание уделяйте новым позициям, которые заводятся перед крупными закупками, — именно там чаще всего ошибаются в спешке.
Что важно запомнить
Номенклатура — это справочник всех товаров, материалов и услуг компании, на который ссылаются все документы. Ключевые реквизиты — вид номенклатуры, единица измерения и ставка НДС. Правильный вид, единые правила именования, контроль дублей и аккуратная настройка упаковок и характеристик до начала движений — основа чистого учёта.
Частые вопросы
Чем номенклатура отличается от товара?
Товар — лишь один из видов номенклатуры. Справочник «Номенклатура» включает также услуги, работы, материалы, наборы и сертификаты. Поэтому корректно говорить «позиция номенклатуры», когда речь может идти не только о физическом товаре.
Можно ли удалить карточку номенклатуры, по которой были документы?
Физически удалить такую карточку нельзя — на неё ссылаются документы. Можно пометить её на удаление: она перестанет мешаться в подборе, но ссылки в старых документах сохранятся. Окончательное удаление возможно только после удаления всех ссылающихся объектов.
Как объединить две дублирующиеся карточки?
Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование → Обслуживание». Выберите основную карточку, и программа заменит ссылки во всех документах, после чего лишнюю карточку можно пометить на удаление. Перед операцией сделайте резервную копию базы.
Нужно ли заводить отдельную карточку на каждый размер одежды?
Нет, если включены характеристики. Заводится одна карточка «Футболка», а размеры и цвета оформляются как характеристики с отдельными остатками и штрихкодами. Это упрощает отчёты и не раздувает справочник.
Что делать, если поставщик присылает товар с другим наименованием?
Не создавайте новую карточку. Во многих конфигурациях есть механизм «Номенклатура поставщиков», где наименование и артикул поставщика привязываются к вашей карточке. Тогда при загрузке электронных документов позиции сопоставляются автоматически, а в печатных формах остаётся ваше наименование.
Какие поля карточки заполнять в первую очередь?
Минимум для корректной работы: вид номенклатуры, единица измерения, ставка НДС и полное наименование для печати. Для импортных и прослеживаемых товаров добавьте страну происхождения и признак прослеживаемости — без этого документы реализации могут не провестись.