1С ЗУП: где внести данные с предыдущего места работы для расчета больничного

При расчете пособия по временной нетрудоспособности учитывается заработок сотрудника за два предшествующих календарных года, в том числе полученный у других работодателей. Если сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы (ранее — форма 182н), эти данные нужно внести в 1С:ЗУП до расчета больничного листа, иначе программа посчитает пособие только по начислениям текущей организации или исходя из МРОТ.

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Он находится в разделе «Зарплата» либо вводится прямо из документа «Больничный лист». Ниже разберем оба способа, порядок заполнения, проверку результата и типичные ошибки.

Способ ввода зависит от ситуации: если сотрудник принес справку при приеме на работу, удобнее внести ее заранее через раздел «Зарплата», чтобы данные подтянулись во все последующие больничные. Если справка появилась уже при расчете конкретного листка нетрудоспособности, ее можно ввести непосредственно из формы больничного.

Где находится документ для ввода справки о заработке

В типовой 1С:ЗУП 3.1 входящие справки о заработке хранятся в разделе «Зарплата». Откройте раздел и в группе «См. также» найдите ссылку «Справки о заработке для расчета пособий». Если ссылки не видно, проверьте настройки состава команд интерфейса раздела либо откройте журнал через «Все функции» → «Документы» → «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)».

Второй путь — из самого больничного листа. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»), перейдите на вкладку «Оплата» и в поле, где отображается средний заработок, нажмите кнопку редактирования (значок карандаша или ссылку «Добавить из справки» — формулировка зависит от релиза). Программа предложит создать входящую справку, привязанную к сотруднику.

Оба способа создают один и тот же документ. Разница только в удобстве: из раздела «Зарплата» справку вводят заранее при приеме сотрудника, из больничного — когда справку принесли уже после начала расчета пособия.

Как заполнить входящую справку по форме 182н

Создайте новый документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» и заполните его по бумажной справке, которую принес сотрудник. Основные поля:

• Сотрудник — выберите из справочника. Справка привязывается к конкретному физическому лицу, поэтому проверьте, что не выбрано задвоенное физлицо;
• Страхователь — наименование предыдущего работодателя из справки. Если такого контрагента нет, создайте новый элемент прямо из поля ввода;
• Период работы — даты приема и увольнения у предыдущего работодателя, указанные в справке;
• Годы и суммы заработка — в табличную часть внесите суммы за каждый календарный год отдельно, строго в разрезе лет, как в справке;
• Дни болезни, ухода за ребенком — количество календарных дней, исключаемых из расчета (периоды нетрудоспособности, отпусков по беременности и уходу за ребенком), если они указаны в справке.

Суммы вводятся с точностью до копеек, именно те, что указаны в справке, — не пересчитывайте и не округляйте их самостоятельно. Программа сама сравнит годовой заработок с предельной базой по взносам на соответствующий год и при расчете возьмет меньшую из величин.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий»
2. 2
   Создайте новый документ и выберите сотрудника
3. 3
   Укажите предыдущего работодателя и период работы у него
4. 4
   Внесите суммы заработка по каждому году отдельно
5. 5
   Введите исключаемые дни, если они есть в справке
6. 6
   Проведите документ и пересчитайте больничный лист

Ввод справки непосредственно из больничного листа

Если больничный уже создан, а справку принесли позже, откройте документ «Больничный лист» и перейдите на вкладку «Оплата». В поле «Средний заработок» отображается текущее расчетное значение. Нажмите кнопку изменения рядом с полем — откроется форма детализации среднего заработка, где видно, из каких начислений он сложился.

В этой форме есть возможность добавить данные предыдущих страхователей. После ввода и проведения справки вернитесь в больничный и нажмите «Рассчитать» (или перепроведите документ) — сумма среднего заработка и пособия пересчитаются с учетом новых данных.

Обратите внимание: простое создание справки в базе не пересчитывает уже проведенные больничные автоматически. Каждый ранее рассчитанный листок нетрудоспособности, на который влияет справка, нужно открыть и пересчитать вручную.

Как проверить, что данные учтены в расчете

После ввода справки откройте больничный лист и на вкладке «Оплата» нажмите на расшифровку среднего заработка. В развернутой форме по годам должны отображаться две строки (или суммы) за каждый расчетный год: заработок в текущей организации и заработок у предыдущего страхователя. Если видна только текущая организация — справка либо не проведена, либо заведена на другое физлицо, либо годы в справке не пересекаются с расчетным периодом больничного.

Дополнительно сформируйте печатную форму «Расчет среднего заработка» из больничного (кнопка «Печать»). В ней наглядно видно, какие суммы и за какие годы взяты в расчет, как применено ограничение предельной базой и не сработало ли ограничение по МРОТ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

В расшифровке видны суммы текущей организации и предыдущего работодателя по годам

Тревожный признак

Учтены только начисления текущей организации или расчет идет из МРОТ

Документ справки

Норма

Справка проведена, заполнены сотрудник, годы и суммы

Тревожный признак

Справка сохранена без проведения или годы не совпадают с расчетным периодом

Физическое лицо

Норма

Справка заведена на то же физлицо, что и в больничном

Тревожный признак

В базе два дубля физлица, справка «повисла» на дубле

Если справки нет: запрос в СФР и расчет из МРОТ

Если сотрудник не может предоставить справку (предыдущий работодатель ликвидирован, утеряна связь), пособие рассчитывается только из заработка в текущей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. При этом сотрудник вправе написать заявление о запросе данных в Социальный фонд России (СФР, ранее ПФР).

В 1С:ЗУП такой запрос оформляется через механизм обмена с контролирующими органами (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Обмен с контролирующими органами»), если в программе настроен и подключен сервис электронного документооборота. После получения ответа данные о заработке загружаются и учитываются при перерасчете пособия.

Важно: если справка или ответ из фонда пришли после того, как пособие уже выплачено, сотрудник вправе потребовать перерасчета. Перерасчет выполняется за весь прошлый период, но не более чем за три года, предшествующие дню представления справки.

Способы получения данных о заработке

Справка 182н от сотрудника

Самый быстрый способ. Вносится документом «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Ограничение: сотрудник должен сам получить справку у бывшего работодателя

Запрос в СФР через 1С-Отчетность

Подходит, когда справку получить невозможно. Требует настроенного обмена с контролирующими органами; ответ приходит не мгновенно

Расчет без данных о прошлом заработке

Применяется, пока данных нет: пособие считается из текущего заработка или МРОТ, после получения сведений выполняется перерасчет

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы возникают не из-за самой справки, а из-за дублей физических лиц: сотрудник принят повторно, создано новое физлицо, и справка введена на одну карточку, а больничный оформлен на другую. Перед вводом справки проверьте справочник физических лиц на дубли и при необходимости выполните объединение (в типовой конфигурации есть сервис поиска и устранения дублей).

Вторая частая ошибка — ввод сумм одной строкой за два года или в неверных годах. Расчетный период больничного определяется автоматически, и если годы в справке не совпадают с ним, суммы просто не попадут в расчет. Сверяйте годы справки с двумя годами, предшествующими году страхового случая.

Еще одно ограничение: входящая справка влияет на пособия по нетрудоспособности, беременности и родам и уходу за ребенком, но не влияет на расчет отпускных и командировок — там средний заработок считается только по начислениям текущей организации.

Перерасчет пособия после ввода справки

Если больничный был рассчитан и выплачен до получения справки, получите от сотрудника заявление о перерасчете и приложите справку. Затем введите «Справку о заработке для расчета пособий (входящая)», откройте соответствующий больничный лист и пересчитайте его. Разница доначисляется ближайшей выплатой зарплаты.

В документе «Больничный лист» при пересчете проверьте, что не сброшены ручные корректировки, если они были, и что период нетрудоспособности не изменился. После пересчета сформируйте печатную форму расчета среднего заработка и приложите ее к делу — она подтвердит обоснованность доплаты.

Частые вопросы

Можно ли внести данные о прошлом заработке без справки 182н?

Нет, вручную произвольные суммы вводить нельзя — основанием служит только справка установленной формы или ответ СФР на официальный запрос. До получения документов пособие рассчитывается из заработка в текущей организации или из МРОТ, а после получения выполняется перерасчет.

Справка введена, но больничный ее не учитывает. Что проверить?

Проверьте три вещи: проведен ли документ справки; на то ли физическое лицо она заведена (нет ли дублей в справочнике); совпадают ли годы в справке с расчетным периодом больничного. После исправлений пересчитайте листок нетрудоспособности.

Нужно ли пересчитывать старые больничные, если справку принесли позже?

Да, по заявлению сотрудника. Перерасчет выполняется за весь период, но не более чем за три года, предшествующие дню представления справки. Каждый затронутый больничный открывается и пересчитывается вручную, разница доплачивается.

Влияет ли входящая справка на расчет отпускных?

Нет. Справка о заработке для расчета пособий используется только для пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам и уходу за ребенком. Отпускные и командировочные считаются из начислений текущей организации за последние 12 месяцев.

Что делать, если предыдущий работодатель ликвидирован и справку получить невозможно?

Сотрудник пишет заявление о запросе сведений в СФР. В 1С:ЗУП запрос отправляется через сервис электронного документооборота с контролирующими органами (при его подключении). После получения ответа данные загружаются в базу и пособие пересчитывается.

Зачем в справке заполнять дни болезни и ухода за ребенком?

Эти дни исключаются из расчетного периода при расчете пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком. Если их не указать, знаменатель среднего дневного заработка будет завышен, а сумма пособия — занижена.