Как выбрать основной договор в 1С

Основной договор в 1С — это договор с контрагентом, который программа подставляет в документы автоматически при выборе контрагента. Если у покупателя или поставщика несколько договоров, правильно назначенный основной избавляет от ручного выбора в каждой реализации, поступлении и счёте, а главное — снижает риск разнести взаиморасчёты по разным договорам случайно.

Настройка выполняется в карточке контрагента, и механика почти одинакова в «1С:Бухгалтерии 8», «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации». Отличия — в расположении элементов интерфейса и в том, какие виды договоров участвуют в автоподстановке. Ниже разобраны условия выбора, порядок настройки, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых договор «не подставляется».

Зачем нужен основной договор и когда его стоит менять

При создании документа программа ищет договор по цепочке: сначала основной договор контрагента подходящего вида, затем — единственный доступный договор, и только если вариантов несколько и основной не задан, поле остаётся пустым или подставляется последний использованный. Назначенный основной договор делает поведение предсказуемым для всех пользователей базы.

Менять основной договор нужно в типовых ситуациях: заключён новый договор взамен истёкшего, компания перешла на работу по договору в другой валюте, прекращён договор поставки и остался только договор на услуги. Менять его «на всякий случай» не стоит: автоподстановка влияет на всех, кто работает с этим контрагентом, и незаметная смена может привести к тому, что отгрузки уйдут не по тому договору.

Условия, при которых договор можно назначить основным

Прежде чем назначать договор основным, убедитесь, что он корректно заполнен. Программа подставляет в документы только те договоры, чей вид соответствует операции: в реализацию подставится договор «С покупателем», в поступление — «С поставщиком». Договор с видом «Прочее» или неверно указанным видом в нужный документ не попадёт, даже если он основной.

Проверьте также организацию в шапке договора: если в базе несколько юрлиц, договор должен быть оформлен на ту организацию, от имени которой ведутся документы. Договор другой организации в документ не подставится. Дополнительно посмотрите срок действия и признак закрытия — закрытый или помеченный на удаление договор в подстановке не участвует.

Как назначить основной договор в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» или «Покупки/Продажи» — «Контрагенты») и перейдите в карточку нужного контрагента. В карточке есть группа «Договоры» — это список всех договоров контрагента. Выделите строку с нужным договором и нажмите кнопку «Использовать как основной» либо воспользуйтесь командой из меню «Ещё» списка договоров.

После назначения в списке договоров у выбранного появится признак основного (обычно выделение или пометка в колонке). Если кнопки в карточке нет, откройте сам договор — в некоторых релизах признак устанавливается внутри карточки договора. Сохранять карточку контрагента отдельно не требуется: признак записывается сразу.

1. 1
   Откройте карточку контрагента через справочник «Контрагенты»
2. 2
   Перейдите к списку договоров контрагента
3. 3
   Выделите нужный договор и нажмите «Использовать как основной»
4. 4
   Убедитесь, что у договора появился признак основного
5. 5
   Создайте тестовый документ и проверьте автоподстановку

Особенности в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации

В УТ 11 и КА 2 учет по договорам может быть отключён или упрощён в зависимости от настроек соглашений с клиентами и поставщиками. Если в разделе «НСИ и администрирование» — «Настройка НСИ и разделов» — «Продажи» (или «Закупки») включён учёт по соглашениям без договоров, то автоподстановку определяет соглашение, а не договор, и сначала нужно назначить основное соглашение.

Если договоры используются, механика аналогична: в карточке партнёра или контрагента откройте список договоров и установите признак основного. Обратите внимание на разделение «партнёр — контрагент»: договоры привязаны к контрагенту (юрлицу), а соглашения — к партнёру (бизнес-сущности). Путаница между этими уровнями — частая причина «неподставления» договора в заказы и реализации.

Как проверить, что настройка работает

Создайте новый документ того вида, где нужна подстановка: «Реализация (акты, накладные)» для договора с покупателем или «Поступление (акты, накладные)» для поставщика. Выберите контрагента — поле «Договор» должно заполниться автоматически назначенным основным договором. Проводить документ не обязательно, достаточно проверить заполнение и закрыть без сохранения.

Проверьте и обратную ситуацию: документ другого вида операции (например, поступление для договора «С покупателем») не должен подхватывать этот договор. Если поле осталось пустым или подставился другой договор — вернитесь к условиям из раздела выше: вид договора, организация, статус.

Контрольные точки

Как проверить результат

Новый документ реализации

Норма

Договор подставился автоматически при выборе контрагента

Тревожный признак

Поле пустое или подставился другой договор

Список договоров контрагента

Норма

У нужного договора стоит признак основного, он один

Тревожный признак

Признак у другого договора или отсутствует

Проведённые ранее документы

Норма

Старые документы остались со своими договорами

Тревожный признак

Реквизиты старых документов изменились — так быть не должно

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — назначить основным договор с неподходящим видом. Например, у контрагента договор «С покупателем» и «С поставщиком»; если основным назначен поставщический, в реализациях поле договора останется пустым. Решение — назначить основным договор нужного вида; 1С позволяет иметь по основному договору на каждый вид.

Вторая ошибка — ожидать, что смена основного договора изменит уже созданные документы. Этого не происходит: признак влияет только на новые документы. Ранее проведённые реализации и поступления сохраняют свои договоры, и если там ошибка, исправлять нужно каждый документ отдельно с перепроведением, а при закрытом периоде — через корректировки.

Третья группа проблем — дубли договоров. Пользователи заводят новый договор вместо поиска существующего, и в итоге у контрагента несколько одинаковых договоров, взаиморасчёты расползаются, а сверка с контрагентом перестаёт сходиться. Перед созданием нового договора всегда ищите по номеру и дате в списке договоров контрагента.

Что делать, если договор всё равно не подставляется

Если все условия выполнены, а подстановки нет, действуйте по маршруту: проверьте вид операции документа (в реализации бывают виды «Товары», «Услуги» — на подстановку это обычно не влияет, но вид договора критичен), затем организацию в шапке документа и в договоре, затем статус договора. В нетиповых и доработанных конфигурациях автоподстановку может переопределять код — тогда без программиста не обойтись.

Ещё одна причина — ограничение прав. Если пользователь не видит договор в списке выбора, возможно, настроено разграничение доступа (RLS) по организациям или группам контрагентов. Проверить это просто: попросите коллегу с полными правами открыть тот же документ. Если у него договор подставляется, проблема в правах, а не в настройке основного договора.

Маршрут решения

Если автоподстановка не работает

Поле договора пустое в новом документеПроверьте вид договора и признак основного в карточке контрагента

Подставляется не тот договорИщите второй основной договор подходящего вида или дубли

Договор не виден в списке выбораПроверьте организацию договора и права доступа пользователя

Всё настроено верно, но не работаетВозможна доработка конфигурации — привлеките специалиста по 1С

Частые вопросы

Можно ли назначить несколько основных договоров одному контрагенту?

Да, но по одному на каждый вид договора: например, один основной «С покупателем» и один «С поставщиком». Два основных договора одного вида у контрагента быть не должно — при назначении нового признак с прежнего снимается автоматически.

Изменятся ли старые документы после смены основного договора?

Нет. Признак основного договора влияет только на автоподстановку в новых документах. Ранее созданные и проведённые документы сохраняют указанные в них договоры; если требуется исправить их, это делается вручную в каждом документе.

Почему в счёте подставился один договор, а в реализации — другой?

Чаще всего потому, что реализация создавалась на основании счёта, выставленного до смены основного договора, либо договор в реализации был изменён вручную. Документы, созданные на основании, наследуют договор из документа-основания, а не берут текущий основной.

Что делать, если по контрагенту уже есть остатки по старому договору?

Назначение нового основного договора остатки не переносит. Старый долг останется на старом договоре до его закрытия оплатой или актом сверки с зачётом. Не закрывайте и не удаляйте старый договор, пока по нему есть незакрытые взаиморасчёты.

Как найти все документы по конкретному договору?

Откройте карточку договора и воспользуйтесь связанными отчётами (например, «Документы по договору» или отчёты по взаиморасчётам с отбором по договору). В большинстве конфигураций из карточки договора доступны переходы к расчётам и документам.