Сотрудники и Зарплата · 13 мин
Как заполнить табель в 1С:Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по заполнению табеля учёта рабочего времени в 1С:ЗУП: настройка графиков, ввод отклонений, проверка и печать формы Т-13.
Табель учёта рабочего времени в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) заполняется двумя способами: автоматически — на основании графиков работы сотрудников и документов отклонений (отпусков, больничных, командировок), либо вручную — документом «Табель», когда фактическое время отличается от плана или ведётся суммарный учёт за период. В большинстве организаций достаточно первого способа: программа сама рассчитывает отработанное время, если кадровые документы оформлены корректно и вовремя.
Ключевой принцип работы с табелем в 1С:ЗУП — время сотрудника не вводится «в лоб», а складывается из графика работы и зарегистрированных отклонений. Если сотрудник был в отпуске, но документ «Отпуск» не проведён, в табеле эти дни останутся рабочими, и зарплата рассчитается неверно. Поэтому качество табеля напрямую зависит от дисциплины оформления кадровых документов.
Ниже разобран полный цикл работы: от настройки графиков и видов времени до проверки заполненного табеля и вывода унифицированной формы Т-13 на печать. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1; в отраслевых и доработанных решениях названия пунктов меню могут отличаться.
Подготовка: графики работы и виды времени
Прежде чем табель начнёт заполняться корректно, в программе должны быть настроены графики работы сотрудников. Откройте раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и проверьте, что для каждого режима работы создан свой график: пятидневка, сменный график, график с суммированным учётом рабочего времени и т.д. В графике задаётся расписание по дням недели или цикл смен, а также заполняется календарь на год.
График должен быть заполнен на текущий год заранее. Если календарь графика не заполнен, программа не сможет рассчитать норму времени, и в табеле появятся пустые дни или ошибки при расчёте зарплаты. Заполнение выполняется кнопкой «Заполнить» в форме графика с последующей ручной корректировкой под производственный календарь организации.
Второй обязательный элемент — виды использования рабочего времени (справочник «Виды использования рабочего времени» в разделе «Настройка»). Именно они определяют буквенные и цифровые обозначения в табеле: «Я» — явка, «В» — выходной, «ОТ» — отпуск, «Б» — больничный, «К» — командировка, «НН» — неявка по невыясненной причине. В типовой конфигурации основные виды времени уже созданы, но при наличии специфических начислений (например, работа вахтовым методом) может потребоваться добавить собственные.
Автоматическое заполнение табеля по графикам и отклонениям
Основной рабочий сценарий в 1С:ЗУП выглядит так: в течение месяца оформляются все кадровые и расчётные документы — отпуска, больничные листы, командировки, прогулы, работа сверхурочно. На этапе расчёта зарплаты документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически определяет отработанное время каждого сотрудника: берёт плановое время по графику и вычитает периоды отклонений.
Например, у сотрудника пятидневный график, а с 10 по 16 число оформлен отпуск. При расчёте зарплаты программа посчитает явку только за фактически отработанные дни, а дни отпуска исключит из рабочего времени. Отдельный документ «Табель» для этого создавать не нужно.
Проверить, как программа собрала время, можно до расчёта зарплаты. Откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель (Т-13)», укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Отчёт покажет все отклонения, которые зарегистрированы документами на текущий момент.
- 1Проверьте, что графики работы заполнены на текущий год и назначены всем сотрудникам
- 2Оформите все документы отклонений за месяц: отпуска, больничные, командировки, прогулы
- 3Сформируйте отчёт «Табель (Т-13)» и сверьте его с фактическими данными
- 4Исправьте недостающие или ошибочные документы отклонений
- 5Выполните документ «Начисление зарплаты и взносов» — отработанное время подтянется автоматически
Ручной ввод табеля документом «Табель»
Документ «Табель» находится в разделе «Зарплата» → «Учёт времени» → «Табели». Он применяется, когда фактически отработанное время нужно зафиксировать явно: при суммарном учёте за месяц, при работе по гибкому графику без фиксированного расписания или когда методология компании требует ведения сплошного табеля.
Создайте новый документ, укажите организацию, подразделение и месяц учёта. По кнопке «Заполнить» программа подберёт сотрудников и проставит плановое время по их графикам. Далее вручную скорректируйте ячейки: выделите дни сотрудника и укажите вид времени и количество часов — например, замените явку на больничный, если документ ещё не введён, но данные известны.
Важно понимать приоритет: проведённый документ «Табель» имеет более высокий приоритет, чем график работы. Если табель заполнен, расчёт зарплаты будет опираться именно на него. Поэтому ошибка в ручном табеле напрямую искажает начисления — документ следует заполнять только после сверки с реальными данными о явках.
Если табель ведётся не за весь месяц, а за его часть (например, при увольнении в середине периода), в документе укажите даты начала и окончания учёта. Программа учтёт введённые данные только в этих границах, остальные дни рассчитает по графику.
Регистрация отклонений: отпуска, больничные, командировки
Каждый вид отсутствия или особой работы оформляется своим документом, и только после его проведения табель отразит соответствующее обозначение. Основные документы находятся в разделах «Зарплата» и «Кадры».
Отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска»). После проведения дни отпуска в табеле отобразятся кодом «ОТ» (или «ОД» для дополнительного отпуска). Больничный — документом «Больничный лист», в табеле появится код «Б». Командировка — документом «Командировка», код «К». Прогул регистрируется документом «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» — до выяснения обстоятельств в табеле ставится «НН».
Сверхурочная работа и работа в выходные оформляются документами «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни». Эти часы добавляются к табелю и влияют на оплату по повышенным ставкам. Без документа программа не узнает о переработке, даже если фактически сотрудник работал.
Часы по графику за вычетом отклонений
Определяются графиком работы сотрудника
Проверьте документ «Отпуск»
Проверьте документ «Больничный лист»
Проверьте документ «Командировка»
Требует выяснения до расчёта зарплаты
Проверка табеля перед расчётом зарплаты
Перед тем как начислять зарплату, табель нужно сверить. Основной инструмент — отчёт «Табель (Т-13)». Сформируйте его за расчётный месяц и проверьте: у всех ли сотрудников заполнены дни, нет ли неожиданных явок в периоды отпусков, соответствует ли количество отработанных дней реальности.
Дополнительно используйте отчёт «Анализ неявок» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает все зарегистрированные отсутствия с группировкой по причинам и помогает быстро найти сотрудников, у которых неявка не закрыта документом. Также полезен отчёт «Остатки отпусков» — он косвенно подтверждает, что отпуска оформлены корректно.
Типичный признак проблемы — сотрудник с полным месяцем явок, хотя известно, что он болел. Это значит, что больничный не введён или не проведён. Другой симптом — пустые строки в табеле: у сотрудника не назначен график работы или график не заполнен на текущий год. Обе ситуации исправляются до расчёта зарплаты, иначе начисления будут неверными.
Как проверить результат
Все дни заполнены кодами, отклонения совпадают с реальными событиями
Пустые ячейки, явки в дни отпуска или больничного
Все неявки закрыты документами с известной причиной
Есть записи «НН» без последующего документа
Совпадает с производственным календарём по графику
Норма нулевая или явно занижена — график не заполнен
Отработанные дни и часы совпадают с табелем
Время в расчёте отличается от Т-13 — есть конфликтующий ручной табель
Печать формы Т-13 и выгрузка табеля
Унифицированная форма Т-13 формируется одноимённым отчётом и сразу готова к печати. В отчёте укажите организацию, период (обычно месяц или его половину — Методические рекомендации допускают ведение табеля за половину месяца), при необходимости отберите подразделение или конкретных сотрудников. Нажмите «Сформировать», затем используйте стандартную кнопку печати.
Форма Т-13 в 1С:ЗУП соответствует постановлению Госкомстата: содержит шапку с реквизитами организации, табличную часть с кодами явок и неявок по дням, итоги отработанного времени за половины месяца и за месяц в целом. Ответственные лица (руководитель подразделения, кадровик) подставляются из настроек ответственных лиц организации — проверьте их актуальность в карточке организации.
Если в организации принята собственная форма табеля (компании вправе использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов), её макет дорабатывается программно. Для этого потребуется либо внешняя печатная форма, либо изменение конфигурации — такую доработку выполняет специалист по 1С.
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая распространённая ошибка — расчёт зарплаты до оформления всех отклонений. Бухгалтер начисляет зарплату 25-го числа, а больничный сотрудник приносит 28-го. Решение: ввести и провести больничный, затем пересчитать документ «Начисление зарплаты и взносов» или оформить перерасчёт в следующем периоде — в зависимости от принятой в компании методики.
Вторая частая проблема — дублирование ручного табеля и документов отклонений. Если табель заполнен вручную, а потом введён отпуск, время может учесться некорректно. Правило простое: либо учёт ведётся автоматически по документам, либо вручную через «Табель» — смешивать подходы для одного сотрудника в одном периоде не следует.
Третья группа ошибок связана с графиками: сотруднику перевели на новый график устной договорённостью, без кадрового документа. В табеле продолжает действовать старое расписание. Любое изменение режима работы оформляйте документом «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников» с датой начала действия нового графика.
FAQ: частые вопросы о табеле в 1С:ЗУП
Обязательно ли создавать документ «Табель» каждый месяц?
Нет. Если учёт времени ведётся по графикам и все отклонения оформляются документами, документ «Табель» не нужен — программа рассчитает время автоматически при начислении зарплаты. Ручной табель требуется только при суммарном учёте, гибких режимах без фиксированного расписания или когда методология компании предписывает сплошную регистрацию фактического времени.
Почему в табеле у сотрудника пустые дни?
Наиболее вероятные причины: сотруднику не назначен график работы, график не заполнен на текущий год, либо сотрудник принят не с начала месяца и проверяемый период выходит за дату приёма. Проверьте карточку сотрудника, документ приёма на работу и заполнение календаря графика в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников».
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и нерабочие праздничные дни» (раздел «Зарплата»), укажите сотрудника, дату и количество часов. После проведения эти часы добавятся к табелю и будут оплачены по правилам оплаты работы в выходные — повышенно или с предоставлением отгула, в зависимости от настроек документа.
Сотрудник заболел в конце месяца, больничный ещё не закрыт. Что делать с табелем?
До получения больничного дни отсутствия можно зарегистрировать документом «Прогул, отсутствие по невыясненной причине» — в табеле будет код «НН», и время не попадёт в оплачиваемое. Когда сотрудник предоставит больничный лист, введите документ «Больничный лист»: программа скорректирует время и выполнит необходимые перерасчёты.
Как исправить ошибку в уже проведённом табеле?
Откройте документ «Табель» из списка (Зарплата → Учёт времени → Табели), внесите исправления и проведите заново. Если по этому периоду уже начислена зарплата, после исправления табеля перепроведите или перезаполните документ «Начисление зарплаты и взносов», чтобы расчёт учёл новые данные о времени.
Можно ли вести табель за половину месяца?
Да, форма Т-13 допускает заполнение за первую или вторую половину месяца — в отчёте укажите нужные даты. В документе «Табель» также можно задать произвольный период учёта. Такой вариант удобен, когда аванс рассчитывается по фактически отработанному времени первой половины месяца.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП табель строится автоматически из графиков работы и документов отклонений; ручной документ «Табель» нужен лишь в особых режимах учёта и перекрывает графики. Порядок работы: заполненные графики → своевременные документы отклонений → проверка отчётом Т-13 и «Анализом неявок» → расчёт зарплаты. Большинство ошибок возникает из-за неоформленных больничных и отпусков либо неназначенных графиков.