Сотрудники и Зарплата · 13 мин
Как уволить сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по увольнению сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом: документ «Увольнение», расчёт компенсации, НДФЛ, отчёты и типичные ошибки.
Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) оформляется документом «Увольнение», который одновременно решает кадровую и расчётную задачи: фиксирует приказ о прекращении трудового договора, рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает долг за отпуск, использованный авансом, и начисляет НДФЛ с взносами. Если документ заполнен корректно, программа сама формирует печатную форму приказа по форме Т-8 и включает сотрудника в расчёт при окончательной выплате.
Типичная ошибка — оформить увольнение «после» расчёта зарплаты за месяц либо вообще забыть его ввести, а потом вручную править остатки отпусков и стаж. Такие ручные правки разрушают связность учёта: в отчётах 6-НДФЛ и РСВ появляются расхождения, а средний заработок для последующих расчётов считается неверно. Поэтому важен правильный порядок: сначала проверить исходные данные (отсутствия, отпуска, авансы), затем ввести документ увольнения, проверить расчёт и только после этого формировать выплату и отчётность.
Инструкция ниже ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП редакции 3.1. В более старых редакциях и в 1С:КАМИН названия документов могут отличаться, но общая логика — кадровое событие плюс расчёт при увольнении — сохраняется.
Подготовка: что проверить до ввода документа
До того как создавать документ увольнения, убедитесь, что в базе корректно отражён текущий месяц. Все больничные, командировки, отпуска и прогулы сотрудника должны быть введены и проведены — иначе программа рассчитает дни и средний заработок по неполным данным, и придётся пересчитывать документ заново.
Проверьте остаток отпусков через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» или «Зарплата» → «Отчёты, справки»). Если остаток в отчёте не сходится с вашими данными, разберитесь с причиной до увольнения: после увольнения исправлять права на отпуск сложнее. Также убедитесь, что сотруднику не оформлен непогашенный аванс или займ, который нужно удержать при окончательном расчёте.
Отдельно проверьте дату увольнения. День увольнения — последний рабочий день сотрудника, за него начисляется зарплата. Если увольнение приходится на день, в который уже проведён документ «Отражение зарплаты в бухучёте» или сформированы ведомости, эти документы потребуется перезаполнить.
Создание документа «Увольнение»
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчёты по каждому сотруднику внутри одного приказа.
Заполните основные поля: организация, сотрудник, дата увольнения, основание (статья Трудового кодекса) и причина. Основание выбирается из справочника, и важно выбрать корректную формулировку — она попадёт в приказ Т-8 и в трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности). Например, увольнение по собственному желанию — пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ.
Поле «Дата увольнения» определяет последний день работы. Программа автоматически рассчитает период, за который начисляется зарплата, и количество дней компенсации отпуска. Если сотрудник работал по графику с выходными после даты приказа, проверьте, что дата увольнения соответствует фактическому последнему рабочему дню по табелю.
- 1Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение
- 2Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
- 3Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска на вкладке расчёта
- 4Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-8 по кнопке «Печать»
- 6Сформируйте ведомость на окончательную выплату
Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск
После заполнения шапки документа программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск. Количество дней определяется из остатков отпусков, накопленных в регистрах кадрового учёта. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска.
Средний заработок для компенсации считается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Открыть детализацию расчёта можно по ссылке в поле среднего заработка: там видно, какие начисления и дни вошли в базу. Если сотрудник принят недавно и расчётный период неполный, программа использует фактически отработанное время — проверьте, что в базу попали все начисления.
Если количество дней компенсации не сходится с вашим расчётом, не исправляйте цифру вручную в документе. Сначала сверьте отчёт «Остатки отпусков» и «Справка об остатках отпусков» — чаще всего причина в неправильно введённом праве на отпуск при приёме на работу или в ручных корректировках остатков, сделанных ранее.
НДФЛ, взносы и удержания при увольнении
На вкладке «НДФЛ» документ показывает налог, исчисленный с начислений при увольнении: зарплаты за отработанные дни, компенсации отпуска и выходного пособия, если оно предусмотрено. Обратите внимание: компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ полностью, а выходное пособие — в пределах установленного необлагаемого лимита (трёхкратный средний месячный заработок, для работников Крайнего Севера — шестикратный). Программа применяет лимит автоматически, если пособие введено правильным видом начисления.
Страховые взносы начисляются на зарплату и компенсацию отпуска в общем порядке. Выходное пособие в пределах лимита взносами не облагается. Проверьте вкладку «Взносы» — суммы должны появиться автоматически после расчёта начислений.
Удержания при увольнении включают долг за отпуск, использованный авансом, непогашенные займы и исполнительные листы. Если по сотруднику действует исполнительный лист, удержание по нему при увольнении рассчитывается в общем порядке, а после выплаты нужно уведомить пристава или взыскателя о прекращении удержаний — программа формирует соответствующие данные, но отправка уведомления остаётся на бухгалтере.
Выплата при увольнении и печатные формы
По закону окончательный расчёт с сотрудником производится в день увольнения. В 1С:ЗУП выплата оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» (раздел «Выплаты»). Чтобы в ведомость попали именно суммы при увольнении, удобно создать её по кнопке «Выплатить» из документа увольнения либо выбрать в ведомости способ заполнения по увольнениям.
При проведении ведомости программа регистрирует факт выплаты и удержанный НДФЛ. Проверьте, что дата выплаты в ведомости соответствует фактической — от неё зависят сроки перечисления НДФЛ и отражение операции в отчёте 6-НДФЛ.
Из документа «Увольнение» доступны печатные формы: приказ по форме Т-8 (или Т-8а для списочного документа), записка-расчёт Т-61. Также сотруднику при увольнении выдаются справки: о заработке для расчёта пособий, сведения о стаже и взносах (выписки из персонифицированных форм), раздел 2 справки о доходах. Все они формируются из раздела «Отчётность, справки» или непосредственно из карточки сотрудника.
Как проверить результат
Есть зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ, итог к выплате совпадает с ведомостью
Компенсация отсутствует при положительном остатке отпуска или сумма в ведомости не совпадает с расчётом
Остаток обнулён компенсацией или удержанием
Остаток «висит» — дни компенсации в документе не совпадают с остатком
В списке сотрудников отображается статус увольнения с указанной датой
Сотрудник числится работающим — документ не проведён
Кадровые последствия: трудовая книжка, ЭТК и отчётность
Документ «Увольнение» автоматически формирует сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки. Мероприятие «Увольнение» попадёт в отчёт ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях), который нужно сдать в Социальный фонд России не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. Проверьте готовность отчёта в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность».
Если сотрудник вёл бумажную трудовую книжку, запись об увольнении вносится вручную по формулировке из приказа. Программа хранит сведения о выбранном способе ведения трудовой книжки в карточке сотрудника — убедитесь, что там отражён актуальный вариант, иначе подготовите не тот комплект документов.
После увольнения бывший сотрудник продолжает попадать в ряд отчётов: 6-НДФЛ (пока есть выплаты и налог в отчётном периоде), РСВ, персонифицированные сведения о физлицах за месяц увольнения. Это нормально: исключать его из отчётности вручную не нужно — программа учитывает период работы автоматически.
Отмена и исправление увольнения
Если документ введён ошибочно и выплата ещё не проведена, достаточно отменить проведение документа «Увольнение» или пометить его на удаление. После этого сотрудник снова станет активным, а расчётные регистры очистятся автоматически.
Сложнее ситуация, когда выплата уже прошла и отчётность сдана. В этом случае прямое удаление документа приведёт к расхождениям в учёте НДФЛ и взносов. Правильный путь — оформить отмену увольнения через восстановление сотрудника (в ЗУП 3.1 для этого используется механизм исправления кадровых документов), затем скорректировать выплаты и подать уточнённые расчёты. Перед такими операциями сделайте резервную копию базы и зафиксируйте исходные суммы.
Если нужно изменить только дату или основание увольнения, а расчёт верен, исправьте поля в том же документе и перепроведите его. Программа пересчитает зависимые данные. Проверьте после этого расчётный листок и, при изменении даты, периоды в отчётах.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в документе «Увольнение» не рассчиталась компенсация отпуска?
Чаще всего причина в нулевом или отрицательном остатке отпуска: проверьте отчёт «Остатки отпусков» на дату увольнения. Вторая возможная причина — в карточке сотрудника или в позиции штатного расписания не указано право на ежегодный отпуск. Третий вариант — отсутствуют данные для расчёта среднего заработка (нет начислений в расчётном периоде), тогда проверьте детализацию среднего заработка по ссылке в документе.
Можно ли оформить увольнение задним числом?
Технически документ можно ввести любой датой, но последствия зависят от состояния учёта. Если за прошлый период уже рассчитана и выплачена зарплата, сдана отчётность, потребуется пересчёт документов и уточнённые расчёты. Перед вводом такого документа сделайте резервную копию и проверьте, не закрыт ли период датой запрета редактирования.
Как уволить сотрудника, который находится в отпуске или на больничном?
Документ «Увольнение» вводится в обычном порядке, но нужно учесть нюансы. Увольнение по инициативе работодателя в период болезни запрещено Трудовым кодексом, а по собственному желанию — допустимо. Если отпуск или больничный после даты увольнения уже проведён в программе, эти документы потребуется скорректировать или сторнировать, иначе расчёт не сойдётся.
Чем отличается «Увольнение» от «Кадрового перевода» в другую организацию?
Если сотрудник переходит в другую организацию внутри одной информационной базы, где ведётся учёт по нескольким юрлицам, юридически это всё равно увольнение с последующим приёмом. В ЗУП 3.1 для такого случая удобно оформить последовательно увольнение из одной организации и приём в другую — компенсация отпуска при этом рассчитывается, как при обычном увольнении, если стороны не договорились о переводе с сохранением прав.
Нужно ли вручную формировать сведения для электронной трудовой книжки?
Нет, мероприятие «Увольнение» для ЕФС-1 формируется автоматически при проведении кадрового документа. Ваша задача — вовремя сформировать и отправить отчёт через «1С-Отчётность» не позднее следующего рабочего дня после приказа. Проверьте, что в отчёт попали корректные основание и дата увольнения.
Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в сумме компенсации?
Если выплата и отчётность ещё не закрыты, исправьте причину (остатки отпуска, средний заработок) и перепроведите документ. Если деньги уже выплачены, оформите доначисление или удержание документом корректировки в текущем периоде, отразите операцию в учёте НДФЛ и при необходимости подайте уточнённый 6-НДФЛ. Ручная правка регистров без документов недопустима — она нарушит связность учёта.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП оформляется одним документом, который объединяет приказ, расчёт компенсации, НДФЛ и взносы. Ключ к чистому результату — подготовка: проверенные отсутствия и остатки отпусков до ввода документа, правильная дата и основание, выплата отдельной ведомостью и своевременная отправка ЕФС-1. Ручные правки сумм без исправления исходных данных создают скрытые ошибки, которые проявляются в отчётности.