Как внести сведения о заработке с предыдущего места работы в 1С: ЗУП

При приёме нового сотрудника бухгалтеру часто требуется учесть его заработок у прежнего работодателя — без этого невозможно правильно рассчитать больничный, пособие по беременности и родам или отпуск по уходу за ребёнком. В 1С: Зарплата и управление персоналом для этого предусмотрен специальный документ и справочник входящих справок.

Данные о заработке за два предшествующих календарных года берутся из справки о сумме заработка (ранее — форма 182н), которую сотрудник приносит с прошлого места работы, либо из сведений, полученных через СЭДО с СФР. Важно внести их до расчёта первого больничного листа, иначе пособие будет рассчитано только из заработка в текущей организации или из МРОТ.

Ниже разобраны все рабочие способы ввода: через карточку сотрудника, через журнал справок, непосредственно из больничного листа, а также проверка результата и типичные ошибки.

Когда нужно вносить сведения о заработке с прошлого места работы

Данные прежнего работодателя влияют только на расчёт пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Для обычной зарплаты, отпускных и командировочных эти сведения не используются — средний заработок для них считается по доходам в текущей организации.

Внести справку нужно, если сотрудник в двух предшествующих календарных годах работал у других страхователей и принёс подтверждающий документ. Если сотрудник трудится у вас давно, а справку принёс позже — например, для перерасчёта уже оплаченного больничного — данные вносятся тем же документом, после чего пособие доначисляется.

Если сотрудник справку не предоставил, пособие рассчитывается из имеющихся данных. Впоследствии, когда справка появится, расчёт можно скорректировать — законодательство допускает перерасчёт пособия при представлении подтверждающих сведений.

Способ 1. Ввод справки из карточки сотрудника

Самый прямой путь — открыть справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), найти нужного человека и в его карточке перейти по ссылке «Справки, уведомления, извещения». В открывшемся журнале нажмите «Создать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».

В документе укажите страхователя — прежнего работодателя. Если его ещё нет в справочнике, создайте новый элемент прямо из поля ввода, заполнив наименование и ИНН. Затем в табличной части по годам внесите суммы заработка за каждый календарный год расчётного периода в соответствии с бумажной справкой.

Если в какие-то периоды сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, отметьте эти годы флажком замены лет, если сотрудник подал соответствующее заявление. После заполнения проведите и закройте документ.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
2. 2
   В карточке перейдите по ссылке «Справки, уведомления, извещения»
3. 3
   Нажмите «Создать» → «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)»
4. 4
   Укажите прежнего страхователя, годы и суммы заработка по справке
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что он появился в журнале справок

Способ 2. Ввод из журнала справок и из больничного листа

Общий журнал входящих справок доступен в разделе «Отчетность, справки» → «Справки, уведомления, извещения». Здесь видны все справки по всем сотрудникам, что удобно, когда бухгалтер массово вводит данные по вновь принятым. Создание документа и заполнение полей аналогичны первому способу.

Ввод непосредственно из больничного листа

Если вы уже создали документ «Больничный лист» и обнаружили, что средний заработок занижен, справку можно ввести прямо отсюда. На закладке «Оплата» (или рядом с полем среднего заработка, в зависимости от версии) нажмите кнопку добавления справки о заработке — программа создаст входящую справку с уже заполненным сотрудником.

После записи справки вернитесь в больничный и нажмите «Рассчитать» либо обновите расчёт — сумма пособия пересчитается с учётом новых данных. Это самый быстрый сценарий, когда больничный уже в работе.

Сравнение вариантов ввода

Из карточки сотрудника

Подходит при приёме на работу и разовом вводе. Ограничение: нужно открывать каждого сотрудника отдельно.

Из общего журнала справок

Удобен при массовом вводе по нескольким сотрудникам и для контроля всех введённых справок в одном месте.

Из больничного листа

Оптимален, когда пособие уже рассчитывается и средний заработок нужно уточнить «на месте». Справка привязывается к сотруднику автоматически.

Как программа использует введённые данные

После проведения справки суммы заработка по годам включаются в расчёт среднего дневного заработка для пособий. Программа складывает заработок у прежних страхователей с заработком в вашей организации за расчётный период и делит на число календарных дней с учётом исключаемых периодов.

При этом действует ограничение: заработок за каждый год принимается в пределах предельной величины базы для начисления страховых взносов соответствующего года. Если в справке сумма выше лимита, программа при расчёте пособия учтёт только предельное значение — это нормальное поведение, а не ошибка.

Учтите, что на уже рассчитанные и проведённые больничные листы новая справка автоматически не влияет: документ нужно открыть и пересчитать вручную либо оформить доначисление.

Проверка результата после ввода

Создайте или откройте тестовый больничный лист сотрудника и нажмите «Рассчитать». Затем щёлкните по ссылке суммы среднего заработка — откроется расшифровка расчёта, где должны быть видны суммы из введённой справки по соответствующим годам и указанному страхователю.

Дополнительно сверьтесь с бумажным оригиналом: годы, суммы по годам и наименование страхователя должны совпадать до копейки. Опечатка в одной цифре исказит пособие и всплывёт при проверке фонда.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы справки по годам и прежнему страхователю

Тревожный признак

Учтён только заработок текущей организации или МРОТ

Журнал справок

Норма

Справка проведена, не помечена на удаление

Тревожный признак

Документ сохранён без проведения — данные в расчёт не попадают

Суммы по годам

Норма

Совпадают с бумажной справкой до копейки

Тревожный признак

Есть расхождения или перепутаны годы

Типичные ошибки и их последствия

Чаще всего справку вводят, но забывают провести документ — непроведённый документ в расчёте среднего заработка не участвует. Вторая распространённая ошибка — неверный год: сумму за один год заносят в строку другого, что меняет средний дневной заработок.

Ещё одна проблема — дублирование: бухгалтер вводит справку дважды (из карточки и из больничного), и заработок задваивается. Перед вводом проверьте журнал справок на предмет уже существующего документа по этому страхователю. Также ошибкой считается заводить прежнего работодателя как новый элемент справочника «Контрагенты» вместо корректного указания страхователя в специализированном поле документа.

Особые ситуации: СЭДО, несколько работодателей, перерасчёт

Если организация подключена к СЭДО с СФР, часть сведений о заработке может поступать из фонда в электронном виде. В этом случае проверьте, не загружены ли данные автоматически, прежде чем вводить справку вручную, чтобы избежать дублей.

Когда сотрудник в расчётном периоде работал у нескольких работодателей одновременно, действуют особые правила выбора места назначения пособия. В простом случае — один основной работодатель сейчас, другие в прошлом — вводятся все справки, и заработок суммируется. При совместительстве, продолжающемся и сейчас, порядок учёта заработка у других страхователей отличается, и здесь стоит свериться с методикой расчёта для вашей ситуации.

Для перерасчёта уже оплаченного больничного после позднего представления справки введите документ справки, затем откройте больничный лист и выполните перерасчёт, либо создайте доначисление в следующем расчётном периоде — в зависимости от того, закрыт ли период выплаты.

Удобно завести правило: при приёме сотрудника сразу запрашивать справку о заработке и вводить её в тот же день вместе с кадровыми документами. Тогда первый же больничный рассчитается корректно, без срочных перерасчётов.

FAQ

Где в 1С: ЗУП хранятся введённые справки о заработке?

Все входящие справки доступны в разделе «Отчетность, справки» → «Справки, уведомления, извещения», а также из карточки конкретного сотрудника по одноимённой ссылке. Там же можно отредактировать или пометить на удаление ошибочный документ.

Влияет ли справка с прошлого места работы на расчёт отпускных?

Нет. Для отпускных и командировочных средний заработок считается по доходам в текущей организации за 12 предшествующих месяцев. Справка используется только для пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.

Что делать, если сотрудник не принёс справку о заработке?

Пособие рассчитывается из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Когда сотрудник позже предоставит справку, введите её документом и пересчитайте пособие с доначислением разницы.

Как исправить ошибку в уже введённой справке?

Откройте документ справки, исправьте суммы или годы и перепроведите его. Затем пересчитайте все больничные листы, в которых участвовали эти данные. Если пособие уже выплачено, оформите доначисление или удержание разницы по правилам вашей учётной политики.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас первый год?

Да, если в двух предшествующих годах у него был заработок у других работодателей и он принёс подтверждающую справку. Без неё пособие будет рассчитано из МРОТ, что, как правило, занижает выплату сотруднику.

Почему программа учла сумму из справки не полностью?

Заработок за каждый год ограничивается предельной величиной базы по страховым взносам соответствующего года. Если сумма в справке выше лимита, в расчёт пособия берётся только предельное значение — это предусмотрено правилами расчёта пособий.