Сотрудники и Зарплата · 10 мин
Как создать табель в 1С: Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по созданию табеля в 1С: ЗУП: документ «Табель», автоматическое заполнение, отчеты Т-12 и Т-13, исправление ошибок и проверка данных.
Табель учета рабочего времени в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) можно получить двумя способами: сформировать печатную форму Т-12 или Т-13 по уже введенным данным о рабочем времени либо ввести документ «Табель», когда фактически отработанное время отличается от планового графика. Правильный выбор зависит от того, как в вашей организации учитывается рабочее время: по графикам сотрудников или по отдельным документам-отклонениям.
В большинстве конфигураций ЗУП рабочее время накапливается автоматически: программа рассчитывает его на основании графиков работы сотрудников, документов отсутствий (отпуска, больничные, командировки) и документов переработок. Документ «Табель» нужен только тогда, когда фактические данные табельщика расходятся с расчетными — например, сотрудник выходил на работу в свой выходной без оформленного приказа или отсутствовал без документального подтверждения.
Ниже разобраны оба сценария: как получить готовый табель отчетом и как ввести документ «Табель» вручную, а также как проверить результат перед расчетом зарплаты и какие ошибки встречаются чаще всего.
Подготовка: что должно быть настроено до формирования табеля
Чтобы табель сформировался корректно, в программе должны быть заполнены базовые данные о сотрудниках и их режимах работы. Проверьте, что каждому сотруднику при приеме на работу (или кадровым переводом) назначен график работы — он указывается в документе «Прием на работу» на вкладке с условиями труда или в отдельном документе «Изменение графика работы списком сотрудников».
Сами графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). Для стандартной пятидневки подойдет типовой шаблон, для сменных режимов график настраивается по циклу с указанием рабочих и выходных дней, часов работы и перерывов. Если график не заполнен или содержит ошибки, табель покажет неверные часы либо пустые строки.
Также убедитесь, что все отсутствия и переработки оформлены документами: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Прогул, отсутствие», «Работа сверхурочно», «Работа в выходные и праздники». Именно эти документы формируют отклонения от графика, которые попадут в табель со своими буквенными кодами.
Кадровые документы: прием на работу, кадровый перевод
Отпуска, больничные, командировки проведены и не в черновике
Раздел «Настройка» → «Производственные календари»
Все документы месяца введены до формирования табеля
Как сформировать табель отчетом Т-13
Самый быстрый способ получить табель — воспользоваться типовым отчетом. Перейдите в раздел «Зарплата», откройте «Отчеты, справки» и выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать».
Программа соберет данные по всем сотрудникам: рабочие дни и часы по графику, отсутствия по документам с соответствующими кодами (ОТ — отпуск, Б — больничный, К — командировка и т. д.). Внизу формы выводятся итоги по дням и часам за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом.
Если вместо унифицированной формы Т-13 нужна форма Т-12 (с разделом оплаты), проверьте настройки учетной политики: в некоторых версиях ЗУП выбор формы задается в настройках организации. Также доступен отчет «Табель учета рабочего времени» в свободной форме — он удобен для внутреннего контроля, когда унифицированный бланк не обязателен.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки»
- 2Выберите отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
- 3Установите период, организацию и подразделение
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте коды и часы по сотрудникам
- 5Распечатайте или сохраните форму в файл через кнопку печати
Когда нужен документ «Табель» и как его ввести
Документ «Табель» применяется, когда фактические данные о времени отличаются от тех, что программа рассчитала автоматически. Типичные ситуации: сотрудник фактически не работал, но отсутствие не оформлено документом; работник трудился в день, который по графику выходной, а приказ оформят позже; организация ведет сплошной табельный учет и передает данные табельщика в расчетный отдел.
Чтобы создать документ, откройте раздел «Зарплата» → «Табели» и нажмите «Создать». Заполните организацию, подразделение и месяц. Затем нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников подразделения и проставит время по расчетным данным (графики и документы отсутствий).
После автозаполнения вручную скорректируйте нужные дни: измените вид времени (например, «Явка» на «Незапланированное отсутствие») или количество часов. Проведите документ. Важно понимать механику: данные документа «Табель» имеют приоритет над расчетными — при начислении зарплаты программа будет использовать именно то, что указано в табеле.
Настройка автоматического учета времени без документа «Табель»
Если в организации нет отдельного табельщика и все отклонения оформляются приказами вовремя, документ «Табель» можно не использовать вовсе. Проверьте настройку в разделе «Настройка» → «Расчет зарплаты»: в типовых конфигурациях учет времени по табелю включается опционально, и по умолчанию расчет идет по графикам и документам-отклонениям.
При такой схеме ключевое требование — дисциплина ввода документов. Каждое отсутствие должно быть оформлено до расчета зарплаты: неоформленный прогул попадет в табель как рабочее время, и сотруднику начислят лишнее. Для временной фиксации отсутствий до получения подтверждающих документов используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» — он корректно отражается и в табеле, и в расчете.
Два подхода к учету времени
Подходит большинству организаций. Табель формируется отчетом, ручной ввод не нужен. Ограничение: требуется своевременное оформление всех отсутствий документами.
Подходит при сплошном табельном учете или частых неформальных отклонениях. Ограничение: документ фиксирует время на момент заполнения и не реагирует на кадровые документы, введенные позже.
Проверка табеля перед расчетом зарплаты
Перед начислением зарплаты сверьте табель с первичными данными. Удобный инструмент — отчет «Анализ отсутствий» или универсальный отчет «Данные о времени» (в разных релизах названия могут отличаться): он показывает, из каких источников сложилось время по каждому сотруднику — график, документ отсутствия или табель.
Обратите внимание на типовые расхождения: сотрудник принят или уволен в середине месяца (проверьте, что время заполнено только за период работы), переведен на другой график (данные до и после перевода должны соответствовать разным графикам), больничный введен после формирования табеля (время пересчитается только при отсутствии документа «Табель»).
Как проверить результат
Совпадают с нормой графика минус оформленные отсутствия
Часы больше нормы при наличии отпуска или больничного
Каждому коду соответствует проведенный документ
Код есть, а документа-основания нет
Время заполнено с даты приема
Явки стоят за дни до приема на работу
Введен только при реальной необходимости и актуализирован
Табель введен раньше кадровых документов и не перезаполнен
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего проблемы возникают из-за нарушения последовательности ввода данных. Если табель сформирован, а потом задним числом введен отпуск, при расчете по документу «Табель» отпуск не учтется в отработанном времени корректно — документ нужно перезаполнить кнопкой «Заполнить» (ручные правки при этом будут потеряны, их придется повторить).
Вторая частая ситуация — пустой или неполный табель по сотруднику. Причины: не назначен график работы, график не заполнен на нужный период, сотрудник числится в другом подразделении. Проверяйте в указанном порядке: кадровый документ → график → подразделение в отборе отчета.
Частые вопросы
Обязательно ли вводить документ «Табель» каждый месяц?
Нет. Если все отклонения от графиков оформляются документами (отпуска, больничные, командировки), фактическое время рассчитывается автоматически, а печатная форма Т-13 формируется отчетом. Документ «Табель» нужен только для ручной корректировки данных.
Почему в табеле у сотрудника пустые строки?
Основные причины: сотруднику не назначен график работы в кадровом документе, график не заполнен на этот период либо не заполнен производственный календарь. Проверьте эти три пункта последовательно и перезаполните табель.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Правильный способ — документ «Работа в выходные и праздники» в разделе «Зарплата». Он автоматически добавит часы с кодом РВ в табель и обеспечит оплату по повышенной ставке или предоставление отгула. Ручная правка табеля без документа приведет к проблемам с оплатой.
Что делать, если больничный пришел после расчета зарплаты?
Введите больничный лист фактическим периодом в текущем месяце — программа сторнирует излишне начисленную оплату за дни болезни и рассчитает пособие. Если за тот месяц был введен документ «Табель», его также нужно перезаполнить, чтобы данные о времени стали согласованными.
Можно ли сформировать табель за половину месяца для аванса?
Да. В отчете Т-13 укажите период с 1 по 15 число. Если аванс в организации рассчитывается по фактически отработанному времени, используется документ «Начисление за первую половину месяца», который также опирается на данные о времени за эти дни.
Чем отличаются формы Т-12 и Т-13?
Т-12 содержит дополнительный раздел для расчета оплаты труда, Т-13 — только учет рабочего времени. В ЗУП стандартно доступна форма Т-13; расчетные данные при этом выводятся в расчетных листках и расчетной ведомости, поэтому для большинства организаций Т-13 достаточно.
Что важно запомнить
В 1С: ЗУП табель в большинстве случаев формируется автоматически: по графикам работы и документам отсутствий, а печатная форма Т-13 выводится отчетом из раздела «Зарплата». Документ «Табель» вводите только при реальных расхождениях факта с расчетом и обязательно перезаполняйте его после поздно введенных кадровых документов. Перед расчетом зарплаты сверяйте итоговые часы с нормой и проверяйте, что каждому коду отсутствия соответствует проведенный документ.