Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Как закрыть месяц в 1С: Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по закрытию месяца в 1С ЗУП: начисление зарплаты, расчёт НДФЛ и взносов, проверка отчётов, ведомости и типичные ошибки расчётчика.
Закрытие месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не одна кнопка, а последовательность действий: ввод всех кадровых документов, начисление зарплаты и взносов, проверка расчётов, формирование ведомостей на выплату и подготовка отчётности. Если пропустить хотя бы один шаг, в учёте появятся расхождения, которые всплывут при сдаче отчётности или при увольнении сотрудника.
Порядок действий зависит от того, как ведётся учёт в организации: только в ЗУП или с последующей синхронизацией с 1С: Бухгалтерией. В первом случае закрытие ограничивается расчётным блоком, во втором добавляется этап выгрузки проводок и сверки данных между программами.
Ниже разобран полный цикл закрытия месяца: от проверки кадровых документов до контрольных отчётов. Инструкция ориентирована на актуальные релизы конфигурации ЗУП 3.1, но общая логика подходит и для других редакций.
Проверка кадровых документов перед расчётом
До начисления зарплаты убедитесь, что в программе отражены все события месяца: приёмы на работу, увольнения, переводы, изменения окладов. Пропущенный кадровый приказ — самая частая причина пересчёта уже «закрытого» месяца. Проверьте раздел «Кадры»: все приказы должны быть проведены и датированы не позже последнего дня расчётного месяца.
Отдельно проверьте отсутствия: больничные, отпуска, командировки, отгулы, прогулы. Если сотрудник болел, а больничный не введён, программа начислит оклад за полный месяц — и придётся делать сторнирование. Удобно сверить данные с табелем: отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» из раздела «Отчёты, справки» покажет все учтённые явки и неявки.
Также проверьте разовые начисления и удержания: премии, материальную помощь, исполнительные листы, займы. Алименты по исполнительному листу, введённому с середины месяца, программа рассчитает автоматически — но только если документ проведён до итогового начисления.
Начисление зарплаты и взносов
Основной документ закрытия месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата»). Создайте новый документ, укажите месяц начисления и организацию, затем нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберёт всех сотрудников, рассчитает плановые начисления пропорционально отработанному времени, начислит НДФЛ и страховые взносы.
После заполнения проверьте документ до проведения. Откройте вкладки «НДФЛ» и «Взносы»: суммы должны быть заполнены по каждому сотруднику. Нулевой НДФЛ у сотрудника с начислениями — повод проверить вычеты и статус налогового резидента. Отрицательные суммы начислений требуют разбора: обычно это следствие неотработанных дней при авансе или перерасчёта прошлых периодов.
Если в организации есть подразделения с разными условиями труда, северные надбавки или сотрудники на льготных тарифах взносов, убедитесь, что эти параметры заданы в учётной политике и карточках сотрудников до расчёта. Исправлять их после проведения документа сложнее — потребуется отмена и повторное заполнение.
- 1Введите и проведите все кадровые документы, больничные, отпуска и разовые начисления за месяц
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
- 4Проверьте вкладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы» на пустые и отрицательные строки
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для выборочной проверки
Проверка расчётов аналитическими отчётами
После проведения начисления не спешите формировать ведомости — сначала проверьте результат отчётами. Основной инструмент — «Свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Отчёты, справки»). Он показывает итоги по организации: начислено, удержано, НДФЛ, взносы, задолженность на начало и конец месяца. Сравните суммы с прошлым месяцем: резкие колебания без понятной причины (приёмы, увольнения, премии) — сигнал к проверке.
Для контроля НДФЛ используйте «Анализ НДФЛ по месяцам» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ». Исчисленный налог должен сходиться с налоговой базой: проверьте, что вычеты применены корректно и нет сотрудников с необоснованно нулевым налогом. Для взносов полезен отчёт «Анализ взносов в фонды» — он показывает базу и исчисленные суммы по каждому виду взносов.
Расчётные листки стоит выгрузить хотя бы по нескольким сотрудникам из разных категорий: с окладом, с больничным в месяце, с удержаниями по исполнительному листу. Визуальная проверка листка быстро выявляет ошибки, которые не видны в сводных отчётах — например, двойное начисление премии или отсутствие районного коэффициента.
Как проверить результат расчёта
Суммы сопоставимы с прошлым месяцем, отклонения объяснимы кадровыми событиями
Резкие скачки без приёма/увольнения сотрудников или премий
Налог заполнен по всем сотрудникам с доходом, ставка соответствует статусу
Нулевой НДФЛ при наличии начислений без вычетов
Долг равен сумме к выплате по итогам месяца
Отрицательная задолженность или долг за прошлые периоды, который должен был быть выплачен
Выплата зарплаты и отражение в учёте
После проверки расчётов формируйте ведомости на выплату: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты в организации. Документы находятся в разделе «Выплаты». При заполнении программа подтягивает суммы к выплате с учётом удержанного НДФЛ.
Не забудьте про аванс: если он выплачивался документом «Начисление за первую половину месяца», то при итоговом расчёте программа учтёт его автоматически. Если аванс выплачивался фиксированной суммой без расчёта, проверьте, что ведомости на аванс проведены — иначе задолженность перед сотрудниками отобразится неверно.
Завершающий этап — отражение зарплаты в бухгалтерском учёте. Документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата») формирует данные для проводок. Если у вас настроена синхронизация с 1С: Бухгалтерией, после проведения этого документа выполните обмен и проверьте, что проводки появились в бухгалтерской программе. Если синхронизации нет, проводки вводятся в бухгалтерию вручную на основании свода.
Синхронизация с 1С: Бухгалтерией и закрытие периода
В связке ЗУП + Бухгалтерия порядок критичен: сначала полностью закрывается расчётный блок в ЗУП (начисление, ведомости, отражение в учёте), затем выполняется синхронизация, и только после этого бухгалтер закрывает месяц в бухгалтерской программе. Если бухгалтер закроет месяц раньше, поздние перерасчёты зарплаты создадут конфликт данных.
После синхронизации сверьте обороты: суммы начисленной зарплаты, НДФЛ и взносов в ЗУП должны совпадать с проводками по счетам 70, 68.01 и 69 в бухгалтерии. Расхождения обычно возникают из-за непроведённых документов в одной из программ или из-за ручных операций, введённых напрямую в бухгалтерию в обход синхронизации.
Для защиты закрытого периода от случайных изменений используйте дату запрета редактирования (раздел «Администрирование» — «Поддержка и обслуживание» — «Даты запрета изменения данных»). Установите её после того, как месяц полностью проверен и отчётность подготовлена. Это не отменяет возможность перерасчёта — для исправлений используйте документы текущего периода с доначислением.
Частые проблемы и способы их решения
Одна из типичных ситуаций — программа не заполняет документ начисления по конкретному сотруднику. Причины: не оформлен приём на работу, сотрудник уволен раньше начала месяца, в карточке не назначено плановое начисление. Проверяйте в указанном порядке: кадровый документ, даты, вкладка «Начисления» в карточке сотрудника.
Вторая частая проблема — НДФЛ считается «неправильно» с точки зрения расчётчика. Чаще всего дело в применённых вычетах, в доходах прошлых месяцев (налог считается нарастающим итогом) или в смене статуса резидента. Расшифровку расчёта смотрите двойным щелчком по сумме налога в документе — программа покажет базу и применённые вычеты по месяцам.
Третья ситуация — отрицательная сумма к выплате. Это значит, что удержания и ранее выплаченный аванс превысили начисления: например, сотрудник был в отпуске за свой счёт после выплаченного аванса. Нужно решить кадровый вопрос (удержание из будущих доходов, возврат), а не править суммы вручную.
Как выбрать действие при расхождении
FAQ: частые вопросы о закрытии месяца
Можно ли закрыть месяц, если не все больничные листы получены?
Да, но с оговоркой. Электронные больничные загружаются из ФСС автоматически или вручную. Если листок ещё не поступил, начислите зарплату по имеющимся данным, а после получения больничного введите его в следующем периоде — программа выполнит перерасчёт и сторнирует лишние начисления. Учтите, что это может повлиять на НДФЛ и потребовать уточнения отчётности.
Что делать, если после закрытия месяца нашлась ошибка в начислениях?
Не редактируйте старый документ напрямую. Введите кадровый документ или исправление текущей датой — ЗУП предложит доначисление или сторно через механизм перерасчётов. Если по периоду уже сдана отчётность, подготовьте уточнённые формы (6-НДФЛ, РСВ) после исправления.
Как закрыть месяц, если зарплата выплачивается в следующем месяце?
Это нормальная практика: начисление относится к расчётному месяцу, а ведомости на выплату датируются фактической датой выплаты. НДФЛ удерживается при выплате, поэтому в 6-НДФЛ налог попадёт по дате ведомости. Главное — чтобы документ начисления был проведён в своём месяце.
Нужно ли закрывать месяц, если в организации один сотрудник?
Да, порядок тот же. Даже для одного сотрудника нужны проведённое начисление, ведомость на выплату и отражение в учёте — иначе не сформируются регистры для отчётности по НДФЛ и взносам. Объём работы меньше, но этапы пропускать нельзя.
Можно ли автоматизировать закрытие месяца?
Частично. Заполнение документа начисления, расчёт налогов и взносов и так автоматические. Можно настроить автоматическую загрузку больничных из ФСС и регламентную синхронизацию с бухгалтерией. Но контрольные проверки отчётами и анализ отклонений остаются ручной задачей расчётчика.
Что важно запомнить
Закрытие месяца в ЗУП — это цепочка: кадровые документы → начисление зарплаты и взносов → проверка отчётами → ведомости на выплату → отражение в бухучёте → синхронизация и дата запрета. Ключ к спокойному закрытию — вводить все документы до расчёта и проверять результат сводом начислений и расчётными листками до формирования ведомостей.