Как в 1С Зарплата сформировать платежную ведомость

Платежная ведомость в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это документ, которым оформляется фактическая выплата зарплаты, аванса, отпускных или премий сотрудникам. Без неё начисленные суммы не превращаются в выплаченные: программа не закроет задолженность перед работником, не зафиксирует дату выплаты для НДФЛ и не сформирует корректные отчёты.

Документ создаётся в разделе «Выплаты» и имеет несколько разновидностей: ведомость в банк (зарплатный проект), в кассу, на счета (перечисление на карты вне зарплатного проекта) и через раздатчика. Выбор зависит от того, как организация фактически выдаёт деньги. Важно понимать: ведомость не начисляет зарплату, а лишь распределяет уже начисленные суммы по документам «Начисление зарплаты и взносов».

Ниже разобран полный цикл работы: подготовка, создание ведомости, её заполнение и проверка, печать унифицированной формы Т-53, а также типичные ошибки, из-за которых суммы не подтягиваются или НДФЛ учитывается неверно.

Подготовка: что должно быть сделано до создания ведомости

Ведомость формируется только на основании рассчитанных начислений. Если документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц не создан или не проведён, кнопка «Заполнить» вернёт пустую табличную часть — программе просто нечего выплачивать.

Проверьте три вещи перед созданием ведомости. Во-первых, все начисления и удержания за месяц проведены и рассчитаны. Во-вторых, в карточках сотрудников корректно указаны способы выплаты: лицевые счета для зарплатного проекта или реквизиты банковских карт. В-третьих, в учётной политике организации заданы даты выплаты аванса и зарплаты — от них зависит автоматическое заполнение поля «Выплачивать».

Также убедитесь, что нет непроведённых «зависших» документов предыдущих периодов. Например, непроведённая ведомость прошлого месяца может блокировать корректный расчёт остатков задолженности.

Контрольные точки

Что проверить до заполнения ведомости

Начисление зарплаты за месяц

Норма

Документ проведён, суммы рассчитаны

Тревожный признак

Документ отсутствует или в статусе черновика

Способы выплаты сотрудников

Норма

Заполнены лицевые счета или банковские карты

Тревожный признак

Поля пустые — сотрудник не попадёт в банковскую ведомость

Остаток задолженности

Норма

По отчёту «Задолженность по зарплате» есть суммы к выплате

Тревожный признак

Остаток нулевой — заполнять будет нечего

Выбор типа ведомости: банк, касса, счета или раздатчик

В ЗУП доступны четыре основных вида ведомостей, и выбор определяется каналом выплаты. «Ведомость в банк» используется для зарплатного проекта — деньги уходят одним реестром в банк, с которым заключён договор. «Ведомость на счета» — когда выплаты идут на разные карты разных банков по реквизитам сотрудников. «Ведомость в кассу» — для выдачи наличными. «Ведомость через раздатчика» — устаревший вариант для выплаты через ответственное лицо, сейчас применяется редко.

В одном месяце допустимо создавать несколько ведомостей разных типов. Например, основной персонал получает деньги через зарплатный проект, а два сотрудника с картами других банков — через ведомость на счета. Программа сама распределит людей по способам выплаты, если они заданы в карточках.

Виды ведомостей в 1С:ЗУП

Ведомость в банк

Зарплатный проект с одним банком. Требует заполненных лицевых счетов и обмена реестрами с банком.

Ведомость на счета

Перечисление на произвольные карты сотрудников. Подходит, когда зарплатного проекта нет или сотрудники в разных банках.

Ведомость в кассу

Выплата наличными. Формирует печатную форму Т-53, требует подписей и контроля депонирования.

Ведомость через раздатчика

Выдача через ответственное лицо. Используется редко, в основном в обособленных подразделениях без кассы.

Пошаговое создание и заполнение ведомости

Откройте раздел «Выплаты» и выберите нужный журнал, например «Ведомости в банк». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите месяц начисления, дату выплаты и организацию (если в базе их несколько). Дата выплаты критична: именно она станет датой фактического получения дохода для НДФЛ.

Нажмите кнопку «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников, у которых есть невыплаченная задолженность за указанный месяц, и проставит суммы «к выплате» с учётом удержанного НДФЛ. Если нужно выплатить не всё, а только часть (аванс, отпускные конкретному сотруднику), используйте поле «Выплачивать» и отбор по сотрудникам через кнопку «Подбор».

После заполнения проверьте итог по колонке «К выплате» и сверьте с расчётными листками. Затем нажмите «Провести». С этого момента задолженность считается погашенной, а НДФЛ — удержанным.

1. 1
   Откройте «Выплаты» → нужный журнал ведомостей → «Создать»
2. 2
   Укажите месяц начисления, дату выплаты и организацию
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет долги и НДФЛ
4. 4
   Проверьте список сотрудников и суммы, при необходимости скорректируйте через «Подбор»
5. 5
   Проведите документ и сверьте итог с расчётными листками или отчётом по задолженности

Печать формы Т-53 и выгрузка реестра в банк

Для кассовой ведомости доступна унифицированная печатная форма Т-53. Она вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Платежная ведомость (Т-53)». В форму подтягиваются номер, дата, период выплаты, список сотрудников с табельными номерами и суммами, а также итоговая сумма прописью.

Перед печатью убедитесь, что в настройках организации заполнены подписанты: руководитель, главный бухгалтер и кассир. Эти данные берутся из ответственных лиц организации — если поля пустые, в Т-53 останутся пустые строки подписи.

Для банковской ведомости вместо печати обычно нужна выгрузка реестра. Если настроен обмен с банком (1С:ДиректБанк или обмен файлами), из ведомости формируется файл реестра, который отправляется в банк. После подтверждения банком выплаты статус документа обновляется.

Проверка результата после проведения

После проведения ведомости откройте отчёт «Задолженность по зарплате» (раздел «Зарплата» → «Отчёты»). Задолженность на конец периода по выплаченным сотрудникам должна обнулиться или уменьшиться ровно на сумму ведомости. Если остаток не изменился — документ не проведён или дата выплаты вышла за период отчёта.

Второй контроль — НДФЛ. Сформируйте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и убедитесь, что удержанный налог появился именно на дату ведомости. Расхождение дат — частая причина ошибок в 6-НДФЛ.

Третья проверка касается кассовых ведомостей: невыплаченные в срок суммы нужно депонировать. В ЗУП для этого предусмотрен механизм депонирования, который оформляется на основании ведомости после истечения срока выдачи.

Если ведомость не заполняется или суммы не сходятся

Пустая табличная часть после нажатия «Заполнить» почти всегда означает одно из трёх: начисления за месяц не проведены, задолженность уже выплачена другой ведомостью, либо неверно указан месяц или организация в шапке. Проверьте эти три пункта в первую очередь.

Если суммы заполняются, но меньше ожидаемых, проверьте, не было ли промежуточных выплат: аванса, отпускных, удержаний по исполнительным листам. Ведомость показывает только остаток долга, а не весь начисленный доход.

Когда сотрудник не попадает в банковскую ведомость, откройте его карточку и проверьте способ выплаты. Если лицевой счёт не указан, программа не может включить его в реестр — заполните реквизиты и перезаполните документ.

Маршрут решения

Как выбрать действие при проблеме

Ведомость заполняется пустойПроверьте проведение «Начисления зарплаты» и месяц в шапке документа

Сотрудник не попадает в банковскую ведомостьЗаполните лицевой счёт в карточке сотрудника и перезаполните документ

Сумма к выплате меньше ожидаемойПроверьте ранее проведённые ведомости и удержания за этот месяц

Нужно выплатить только отпускные одному сотрудникуИспользуйте «Подбор» и укажите конкретного сотрудника и характер выплаты

Частые вопросы

Можно ли изменить проведённую ведомость?

Да, документ можно отменить и отредактировать, если по нему ещё не сформированы связанные документы (реестр в банк, РКО, отчётность). Если реестр уже отправлен в банк, сначала отмените отправку. После правки обязательно перепроверьте отчёты по задолженности и НДФЛ.

Чем ведомость в банк отличается от ведомости на счета?

Ведомость в банк работает в рамках зарплатного проекта: один банк, лицевые счета, единый реестр. Ведомость на счета используется для перечислений на произвольные карты разных банков по реквизитам из карточек сотрудников — зарплатный проект не требуется.

Нужно ли создавать ведомость на аванс?

Да. Аванс — это тоже выплата, и она оформляется отдельной ведомостью с характером выплаты «Аванс». Сумма берётся либо фиксированной, либо рассчитанной за первую половину месяца — в зависимости от настроек учётной политики.

Почему после проведения ведомости задолженность не закрылась?

Чаще всего дата выплаты в ведомости выходит за период, за который строится отчёт, либо документ сохранён, но не проведён. Также проверьте, не создана ли ведомость на другую организацию или другой месяц начисления.

Как выплатить зарплату только части сотрудников?

Используйте кнопку «Подбор» в табличной части ведомости и добавьте нужных сотрудников вручную, либо настройте отбор по подразделению. Кнопка «Заполнить» при этом не нажимается, чтобы не подтянуть весь список.

Что делать с невыданной по кассовой ведомости суммой?

По истечении срока выплаты невостребованные суммы депонируются. В ЗУП это оформляется специальным документом на основании ведомости. Оставлять «висящие» суммы нельзя — это искажает кассовую дисциплину и учёт задолженности.