Сотрудники и Зарплата · 11 мин
Как проиндексировать штатное расписание в 1С Зарплата и управление персоналом
Пошаговая инструкция по индексации штатного расписания в 1С ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», коэффициенты, проверка начислений и типичные ошибки.
Индексация штатного расписания в 1С:ЗУП выполняется не ручным редактированием позиций, а специальным документом, который изменяет размеры окладов и надбавок на заданный коэффициент. Такой подход сохраняет историю изменений, автоматически пересчитывает плановые начисления сотрудников и обеспечивает корректный расчёт среднего заработка, где индексация учитывается по правилам постановления № 922.
Ошибка при индексации приводит к серьёзным последствиям: если оклады в штатном расписании поменяли, а плановые начисления сотрудников — нет, зарплата будет считаться по старым значениям. Если же изменить начисления без документа индексации, расчёт среднего заработка для отпусков и командировок может оказаться заниженным, поскольку программа не применит коэффициент повышения.
Ниже описан порядок действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза, но общая логика документа «Изменение штатного расписания» сохраняется.
Подготовка: что проверить перед индексацией
Перед запуском индексации убедитесь, что в программе ведётся штатное расписание: в настройках учётной политики организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки») должна быть включена соответствующая опция. Если штатное расписание не ведётся, документ изменения позиций будет недоступен, и индексировать придётся только плановые начисления сотрудников.
Проверьте актуальность самого штатного расписания: все позиции, по которым работают сотрудники, должны быть утверждены, а оклады и надбавки — заполнены. Позиции с нулевыми или пустыми значениями начислений при индексации останутся без изменений, и это легко пропустить.
Определите дату индексации и коэффициент. Коэффициент рассчитывается как отношение нового оклада к старому. Если оклады повышаются на разные проценты по подразделениям или категориям персонала, потребуется несколько документов — по одному на каждую группу с единым коэффициентом.
Создание документа «Изменение штатного расписания»
Откройте раздел «Кадры» → «Изменения штатного расписания» (в некоторых релизах — «Штатное расписание» → ссылка «Изменения штатного расписания») и создайте новый документ. Укажите организацию, дату документа и месяц, с которого действуют изменения. Дата вступления изменений в силу — ключевое поле: именно с неё программа начнёт применять новые оклады.
Нажмите кнопку «Изменить позиции» и выберите команду «Индексация» (или «Изменить начисления» → «Индексировать» в зависимости от релиза). В открывшейся форме укажите коэффициент индексации — например, 1,05 при повышении на 5 %. Программа предложит выбрать позиции: можно проиндексировать всё штатное расписание или отдельные подразделения и должности.
После подтверждения табличная часть документа заполнится позициями, а начисления по ним будут пересчитаны на указанный коэффициент. Проверьте результат построчно: программа округляет значения по правилам, заданным для начислений, и иногда итоговый оклад отличается от ожидаемого на копейки.
- 1Проверьте, что штатное расписание ведётся и утверждено
- 2Создайте документ «Изменение штатного расписания» с датой вступления изменений в силу
- 3Через «Изменить позиции» → «Индексация» задайте коэффициент и выберите позиции
- 4Установите флажок «Учитывать как индексацию заработка»
- 5Проверьте пересчитанные оклады и проведите документ
- 6Убедитесь, что у сотрудников созданы кадровые переводы с новыми начислениями
Флажок «Учитывать как индексацию заработка»
Это самый важный реквизит документа. Если флажок установлен, программа при расчёте среднего заработка применит коэффициент индексации к выплатам расчётного периода, начисленным до повышения. Именно так требует порядок расчёта среднего заработка при повышении окладов по всей организации или структурному подразделению.
Если флажок не установить, изменение окладов будет зарегистрировано как обычное изменение условий труда. Зарплата сотрудников пересчитается корректно, но средний заработок для отпускных и командировочных будет определён без повышающего коэффициента — сотрудники потеряют деньги, а организация получит риск претензий при проверке.
Обратная ситуация тоже опасна: не устанавливайте флажок, если оклады повышены выборочно — отдельным сотрудникам за выслугу, по результатам аттестации или при переводе на другую должность. Индивидуальное повышение по правилам расчёта среднего заработка индексацией не считается, и применение коэффициента завысит выплаты.
Изменение плановых начислений сотрудников
После проведения документа изменения штатного расписания программа предложит отразить изменения в плановых начислениях сотрудников, занимающих проиндексированные позиции. В типовой конфигурации это происходит автоматически: на основании документа создаются «Кадровые переводы» или документ «Изменение плановых начислений» с той же датой вступления в силу.
Откройте список сотрудников по проиндексированным позициям и сверьте новые значения начислений. Удобно сделать это через отчёт «Штатное расписание» с расшифровкой по сотрудникам или через обработку «Штатное расписание» в режиме просмотра изменений на дату.
Особое внимание уделите сотрудникам, у которых помимо оклада есть надбавки, рассчитываемые в процентах от него: их размер пересчитается автоматически при расчёте зарплаты, но фиксированные надбавки (в рублях) индексацией не затрагиваются. Если по решению руководства они тоже должны вырасти, измените их вручную в том же документе до проведения.
Проверка результата после проведения
Первый контроль — формирование штатного расписания на дату после индексации. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и установите дату просмотра позже даты изменения: оклады должны отображаться в новых значениях. Затем переключите дату на день до индексации — должны показаться старые оклады. Это подтверждает, что история изменений сохранена корректно.
Второй контроль — расчёт зарплаты за первый месяц после индексации. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте на нескольких сотрудниках, что оклад взят новый. Если дата индексации приходится на середину месяца, начисление должно быть разбито на два периода: до и после изменения.
Третий контроль — средний заработок. Рассчитайте отпуск сотруднику, у которого расчётный период захватывает месяцы до индексации, и откройте подробную форму расчёта среднего заработка. В таблице должен отображаться коэффициент повышения, применённый к выплатам до даты индексации.
Как проверить результат
Отображаются новые оклады, на дату до индексации — старые
Оклады не изменились или пропала история изменений
Оклад сотрудника рассчитан по новому значению
Зарплата считается по старому окладу — не созданы кадровые изменения
К выплатам до индексации применён повышающий коэффициент
Коэффициент не применяется — не установлен флажок индексации
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — редактирование позиций штатного расписания напрямую в справочнике вместо документа изменения. При этом теряется история: узнать, какой оклад действовал на прошлую дату, становится невозможно, а расчёт среднего заработка и сторнирования за прошлые периоды начинают работать с некорректными данными.
Вторая ошибка — расхождение дат. Если документ индексации проведён одной датой, а кадровые переводы сотрудников — другой, в расчёте зарплаты возникнет разрыв: часть месяца посчитается по старому окладу, хотя приказом установлена единая дата. Всегда сверяйте дату вступления в силу во всех связанных документах.
Третья ошибка — индексация при непроведённых кадровых документах. Если на дату индексации есть непроведённые приёмы, переводы или увольнения, программа может не подобрать сотрудников на позиции или применить изменения к уже уволенным. Перед индексацией проведите все кадровые документы за период.
Если штатное расписание в программе не ведётся
В небольших организациях штатное расписание в 1С:ЗУП иногда не используют. В этом случае индексация оформляется документом «Изменение плановых начислений» (раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников»). Документ также поддерживает ввод коэффициента индексации и флажок учёта как индексации заработка.
Порядок аналогичен: создайте документ, заполните список сотрудников (можно подбором по подразделению), укажите коэффициент и установите флажок индексации. Программа пересчитает оклады в строках сотрудников и при проведении зарегистрирует новые плановые начисления.
Недостаток такого подхода — отсутствие актуального штатного расписания как отчёта. Если организации требуется форма Т-3 или штатная расстановка для внутренних целей, ведение штатного расписания в программе всё же стоит включить.
Сравнение вариантов
Подходит при ведении штатного расписания: меняет позиции и начисления сотрудников, сохраняет историю, формирует актуальную форму Т-3
Подходит, если штатное расписание не ведётся: меняет только начисления сотрудников, без истории позиций
Подходит для точечного изменения оклада отдельным сотрудникам; для массовой индексации трудоёмок и не применяет коэффициент к среднему заработку
Часто задаваемые вопросы
Можно ли проиндексировать оклады с разными коэффициентами по подразделениям?
Да. Создайте отдельный документ «Изменение штатного расписания» для каждой группы позиций со своим коэффициентом. В форме индексации выбирайте только нужные подразделения или должности. Все документы можно провести одной датой вступления в силу.
Что делать, если индексацию провели с ошибочным коэффициентом?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, отмените проведение документа индексации и связанных кадровых изменений, затем создайте новый документ с правильным коэффициентом. Если зарплата уже начислена, потребуется пересчёт: исправьте документ, а затем пересчитайте начисления за затронутые месяцы.
Индексируются ли надбавки и доплаты вместе с окладом?
Надбавки, заданные в процентах от оклада, пересчитаются автоматически при расчёте, так как их база выросла. Надбавки в фиксированной сумме документом индексации не изменяются — их нужно скорректировать вручную в том же документе до проведения, если это предусмотрено решением о повышении.
Как индексация влияет на расчёт отпускных?
Если в документе установлен флажок «Учитывать как индексацию заработка», выплаты расчётного периода, начисленные до повышения, умножаются на коэффициент индексации при расчёте среднего заработка. Это увеличивает отпускные и командировочные. Без флажка коэффициент не применяется.
Можно ли проиндексировать штатное расписание задним числом?
Технически можно, но это рискованная операция. Если за прошедший период уже рассчитана и выплачена зарплата, программа при следующем расчёте сформирует доначисления, а средний заработок по прошлым отпускам может потребовать пересчёта. Перед такой операцией сделайте резервную копию базы и проверьте результат на копии.
Почему после индексации у части сотрудников оклад не изменился?
Наиболее вероятные причины: сотрудник занимает позицию, которая не попала в выборку при индексации; на дату индексации есть непроведённые кадровые документы; либо сотрудник оформлен по совместительству на другую позицию. Проверьте штатную расстановку на дату изменения и список созданных кадровых переводов.
Что важно запомнить
Индексация выполняется документом «Изменение штатного расписания» с указанием коэффициента и обязательным флажком «Учитывать как индексацию заработка». После проведения проверьте три вещи: новые оклады в штатном расписании, плановые начисления сотрудников и применение коэффициента в расчёте среднего заработка. Прямое редактирование позиций без документа недопустимо — оно разрушает историю изменений.