Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Зарплата и кадры в 1С Бухгалтерия 8.3: пошаговое руководство
Как вести зарплату и кадры в 1С Бухгалтерия 8.3: настройка учёта, приём сотрудников, начисление зарплаты, удержания, ведомости и отчётность. Пошаговая инструкция.
Конфигурация 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) включает встроенный блок «Зарплата и кадры», который позволяет небольшим организациям вести кадровый учёт, начислять зарплату, рассчитывать НДФЛ и страховые взносы без покупки отдельной программы 1С:ЗУП. Функционал ограничен по сравнению со специализированным решением, но для штата в несколько десятков сотрудников с простыми схемами оплаты его обычно достаточно.
Основные операции сосредоточены в разделе «Зарплата и кадры» главного меню: приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения, больничные, отпуска, начисление зарплаты и ведомости на выплату. Все документы формируют бухгалтерские проводки, поэтому расчётчику не нужно вручную дублировать данные в учёте.
Прежде чем начислять первую зарплату, необходимо правильно заполнить настройки учётной политики, реквизиты организации и справочники. Ошибки на этом этапе приводят к неверным проводкам, неправильному расчёту взносов и проблемам при сдаче отчётности, поэтому базовой настройке стоит уделить отдельное внимание.
Настройка учёта зарплаты перед началом работы
Первый шаг — раздел «Главное» → «Учётная политика». На закладке «Зарплата и кадры» укажите, что учёт ведётся в данной программе (а не во внешней), выберите порядок формирования резервов отпусков, если они нужны, и проверьте настройки страховых взносов. В карточке организации (раздел «Главное» → «Организации») на закладке «Зарплата» укажите дату выплаты зарплаты, виды доходов и тариф взносов.
Далее проверьте справочники в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки»: виды начислений и удержаний, шаблоны проводок (способы учёта зарплаты), графики работы сотрудников. Способ учёта зарплаты определяет, на какой счёт (20, 25, 26, 44 и т.д.) будут отнесены начисления — его можно задать по умолчанию для организации, подразделения или конкретного сотрудника.
Кадровые документы: приём, перевод, увольнение
Кадровый учёт начинается с документа «Приём на работу» (Зарплата и кадры → Кадровые документы). В нём указываются сотрудник (или создаётся новый элемент справочника «Сотрудники»), подразделение, должность, дата приёма, оклад или тарифная ставка, график работы. На основании приёма программа автоматически заполняет начисления в документе расчёта зарплаты.
При изменении условий труда создаётся «Кадровый перевод» — в нём фиксируется новое подразделение, должность или размер оклада. Увольнение оформляется документом «Увольнение», который при проведении предлагает рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и окончательный расчёт. Важно, чтобы личные данные сотрудника (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт) были заполнены полностью — без них не сформируются отчёты в фонды и ФНС.
Больничные, отпуска и командировки
Для расчёта пособий и отпускных предназначены документы «Больничный лист», «Отпуск» и «Командировка» в разделе «Зарплата и кадры». Программа рассчитывает средний заработок на основании начислений за расчётный период. Если сотрудник принят недавно и данных для расчёта среднего нет, заработок за предыдущие периоды придётся ввести вручную в карточке документа.
Ежемесячное начисление зарплаты
Центральный документ — «Начисление зарплаты» (Зарплата и кадры → Все начисления). Создайте его в конце месяца, укажите месяц начисления и подразделение, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт всех работающих сотрудников с их окладами, отработанным временем по графику, больничными и отпусками. На закладках «НДФЛ» и «Взносы» автоматически рассчитываются налог и страховые взносы с учётом вычетов.
Если нужны разовые начисления (премия, материальная помощь) или удержания (алименты, займы), они добавляются в тот же документ вручную либо оформляются отдельными документами. Проверьте перед проведением: колонка «Дни/часы» соответствует табелю, у сотрудников на больничном или в отпуске корректно уменьшено время, применены все положенные вычеты по НДФЛ (на детей, имущественные).
- 1Проверьте, что все кадровые документы месяца введены: приёмы, переводы, увольнения, больничные, отпуска
- 2Создайте документ «Начисление зарплаты» за месяц и нажмите «Заполнить»
- 3Проверьте отработанное время, добавьте премии и удержания вручную
- 4Сверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках документа
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для проверки
- 6Создайте ведомость на выплату и проведите выплату через банк или кассу
Выплата зарплаты и аванса
Выплата оформляется документами «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета» (для зарплатных проектов и переводов на карты). Ведомость создаётся на основании начисления или заполняется вручную по кнопке «Заполнить» — программа рассчитает суммы к выплате с учётом удержанного НДФЛ и ранее выплаченного аванса.
Аванс в 1С:Бухгалтерии обычно выплачивается фиксированной суммой или процентом от оклада — отдельного начисления за первую половину месяца в базовой поставке нет, ведомость заполняется вручную на выплачиваемую сумму. После проведения ведомости создайте документ списания с расчётного счёта или выдачи из кассы, чтобы закрыть задолженность перед сотрудниками и сформировать проводки.
НДФЛ, взносы и зарплатная отчётность
НДФЛ рассчитывается в документе начисления нарастающим итогом с начала года; удержание фиксируется при выплате через ведомость. Страховые взносы начисляются в том же документе на закладке «Взносы» по тарифам, заданным в учётной политике. Операция «Закрытие месяца» формирует проводки по взносам в составе расходов.
Отчётность формируется из раздела «Отчёты, справки» → «1С-Отчётность»: расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 в СФР. Перед отправкой сверьте данные с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 68.01, 69 и 70 и с регистрами учёта НДФЛ — расхождения проще исправить до сдачи, чем подавать уточнённые расчёты.
Как проверить результат
Сальдо равно нулю или соответствует сумме следующей выплаты
Висят остатки по отдельным сотрудникам — ведомость не проведена или суммы не совпали
Начислено минус НДФЛ и удержания равно сумме к выплате
Разница между расчётным листком и ведомостью
Удержанный налог совпадает с оборотами по счёту 68.01
Расхождения между отчётом и проводками
Когда 1С:Бухгалтерии недостаточно
Встроенный зарплатный блок имеет ограничения: нет полноценного учёта рабочего времени с табелями по сложным графикам, ограничен расчёт среднего заработка в нестандартных ситуациях, нет воинского учёта, электронных больничных в полном объёме и гибких схем мотивации. Если в организации сменные графики, сдельная оплата, районные коэффициенты с множеством надбавок или штат более нескольких десятков человек, расчётчику будет удобнее работать в 1С:Зарплата и управление персоналом с синхронизацией проводок в бухгалтерскую программу.
Сравнение вариантов
Подходит для небольшого штата с окладной системой оплаты; всё в одной базе, не нужна синхронизация. Ограничение — упрощённый кадровый и расчётный функционал
Полный кадровый учёт, табели, сложные начисления, электронный документооборот с сотрудниками. Требуется отдельная лицензия и настройка обмена
Допустимо при аутсорсинге расчёта зарплаты; в базе отражаются только сводные проводки. Минус — нет аналитики по сотрудникам в программе
Частые вопросы
Почему документ «Начисление зарплаты» не заполняется сотрудниками?
Чаще всего причина в том, что приём на работу не проведён, дата приёма позже месяца начисления или сотрудник уже уволен. Проверьте также, что в кадровом документе указано начисление (оклад) и график работы — без них программе нечего рассчитывать.
Как начислить премию, которой нет в списке начислений?
Создайте новый вид начисления в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Начисления», укажите код дохода для НДФЛ (например, 2002 для премии из прибыли или 2000 для производственной), облагаемость взносами и способ отражения в учёте. После этого премия станет доступна в документе начисления.
Можно ли исправить зарплату прошлого месяца после выплаты?
Да, но аккуратно. Если период не закрыт и отчётность не сдана, отмените проведение ведомостей, скорректируйте начисление и перепроведите документы. Если отчётность сдана, правильнее оформить корректировку текущим периодом (сторнирование или доначисление) и подать уточнённые расчёты.
Как отразить удержание алиментов?
Для алиментов используется документ «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата и кадры» → «Удержания». Укажите получателя, способ расчёта (процент или фиксированная сумма) и период действия — программа будет автоматически удерживать сумму при каждом начислении зарплаты.
Почему НДФЛ в отчёте не совпадает с проводками?
Налоговый учёт НДФЛ ведётся в регистрах, а проводки формируются по ним. Расхождения возникают после ручной правки налога в документах или проведения выплаты без ведомости. Проверьте регистр «Расчёты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» и исправьте исходные документы, а не проводки вручную.
Нужно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии?
В базовой поставке штатное расписание ведётся в упрощённом виде и не является обязательным для расчёта — начисления берутся из кадровых документов. Если нужен контроль соответствия приёмов штатному расписанию, включите его в настройках параметров учёта зарплаты.