Как настроить образование сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом

Сведения об образовании сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) нужны не только для кадрового учёта: они участвуют в формировании личных карточек Т-2, отчётов по кадрам, подборе кандидатов на должности с квалификационными требованиями и в статистической отчётности. Ошибки в этих данных приводят к некорректным печатным формам и проблемам при проверках.

Настройка сводится к трём уровням: заполнение справочников видов образования и учебных заведений, ввод данных в карточку физического лица и контроль корректности через отчёты. Ниже разобран каждый уровень с точными путями по меню для типовой конфигурации ЗУП 3.1.

Где в ЗУП хранятся сведения об образовании

Данные об образовании привязаны к физическому лицу, а не к сотруднику. Это важно: если у одного физлица несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), сведения об образовании заполняются один раз и отображаются во всех связанных карточках. Если вы не видите введённые данные в карточке сотрудника, проверьте, не заведено ли дублирующее физлицо.

Путь к данным: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника → в шапке карточки перейдите по ссылке «Личные данные» или найдите группу «Образование, квалификация» (название ссылки зависит от релиза). Откроется форма редактирования физического лица с вкладками, среди которых есть «Образование».

Также сведения можно редактировать напрямую через справочник «Физические лица»: раздел «Кадры» → «Физические лица» (или «Настройка» → «Физические лица» в зависимости от настроек видимости). Этот способ удобен при массовой проверке дублей.

Подготовка справочников перед вводом данных

Прежде чем вносить образование конкретным людям, проверьте базовые справочники, иначе получите разнобой в наименованиях: «высшее», «Высшее», «высшее профессиональное» — три разных записи, которые испортят отчёты и группировки.

Основные справочники находятся в разделе «Настройка» → «Общие настройки» → «Всевозможные справочники» либо через «Кадры» → «Настройка кадрового учёта». Проверьте следующее:

• Виды образования физических лиц — предопределённый список (высшее, среднее профессиональное, среднее общее и т. д.). Обычно дополнять не требуется, но удалять предопределённые элементы не стоит.
• Учебные заведения — заполняется по мере ввода данных. Заводите наименование в едином формате, например без сокращений «ГОУ ВПО», чтобы не плодить дубли.
• Специальности и профессии — используются классификаторы; при необходимости добавляйте записи вручную с указанием кода ОКСО, если он применяется в вашей отчётности.

Ввод сведений об образовании в карточку сотрудника

Откройте карточку сотрудника, перейдите к данным физического лица и на вкладке «Образование» нажмите «Добавить». Для каждой записи заполняются поля: вид образования, учебное заведение, специальность, квалификация по диплому, год окончания, серия и номер диплома, дата выдачи.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   В карточке перейдите по ссылке к данным физического лица (группа «Образование, квалификация»)
3. 3
   На вкладке «Образование» нажмите «Добавить» и выберите вид образования
4. 4
   Заполните учебное заведение, специальность, квалификацию, год окончания
5. 5
   Внесите реквизиты диплома: серия, номер, дата выдачи
6. 6
   Запишите форму и проверьте отображение в карточке сотрудника

Если у сотрудника несколько образований (например, среднее профессиональное и высшее), добавляйте каждое отдельной строкой. Порядок строк влияет на вывод в печатных формах: в личную карточку Т-2 обычно попадают все записи, поэтому располагайте их в хронологии окончания.

Поле «Квалификация по диплому» заполняйте строго по документу: «инженер», «бакалавр», «магистр». Эти данные используются при проверке соответствия квалификационным требованиям должности и в штатных расстановках с требованиями к образованию.

Повышение квалификации и дополнительное образование

Курсы повышения квалификации, профессиональная переподготовка и аттестации вводятся на соседних вкладках той же формы физического лица: «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка», «Знание языков». Эти сведения также выводятся в Т-2 и кадровые отчёты.

Для сотрудников, чья квалификация требует регулярного подтверждения (медики, охрана труда, электробезопасность), заполняйте даты окончания действия удостоверений. В типовой ЗУП нет автоматического напоминания об истечении всех видов удостоверений, поэтому контроль сроков обычно строят на периодических отчётах по произвольным кадровым данным или дополнительных сведениях.

Если кадровик ведёт сроки действия удостоверений в Excel, практичнее перенести их в дополнительные сведения физлица с типом «дата» и строить отчёт «Дополнительные сведения» с отбором по периоду — так истекающие документы видны заранее без внешних файлов.

Проверка результата и вывод в отчёты

После ввода данных проверьте их отображение в типовых формах. Основные точки контроля: личная карточка Т-2 (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личные карточки» либо печать из карточки сотрудника), отчёт «Образование» (если включён в подсистему кадровых отчётов) и универсальный отчёт по справочнику физических лиц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Личная карточка Т-2

Норма

Раздел «Образование» заполнен, реквизиты дипломов совпадают с оригиналами

Тревожный признак

Пустые строки, устаревшие учебные заведения, пропущен год окончания

Карточка сотрудника

Норма

Все образования видны списком, без дублей

Тревожный признак

Записи не отображаются — вероятен дубль физлица

Отчёт по кадрам с группировкой по виду образования

Норма

Корректные группы: высшее, среднее профессиональное и т. д.

Тревожный признак

Несколько похожих групп из-за дублей в справочнике видов

Если данные введены, но в отчётах не видны, чаще всего причина в том, что отчёт строится по сотрудникам с отбором по организации, а часть физлиц заведена без действующего трудового договора. Проверьте настройки отбора в отчёте.

Массовый ввод и загрузка данных

Если образование нужно внести десяткам сотрудников (например, при стартовом переносе данных), ручной ввод каждой карточки долгий и чреват опечатками. Варианты ускорения:

• Копирование записей — в форме образования доступно копирование строки с последующей правкой, удобно для однотипных учебных заведений.
• Обработки загрузки из табличного документа — через «Все функции» → «Обработки» или типовые механизмы загрузки данных из табличного документа (доступность зависит от релиза и прав). Перед загрузкой сделайте резервную копию базы.
• Перенос из ЗУП 2.5 или других систем — используйте типовые обработки перехода, они переносят и сведения об образовании.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная проблема — разнобой между данными ЗУП и бухгалтерской программы при обмене. Синхронизация переносит физических лиц целиком, поэтому исправления образования делайте в той программе, которая назначена ведущей по кадровым данным (обычно ЗУП), иначе при очередном обмене изменения затрутся.

Частые вопросы

Почему образование не отображается в карточке сотрудника?

Чаще всего данные введены в карточку другого физического лица — дубля. Откройте справочник «Физические лица», найдите записи по ФИО и сравните: у сотрудника должна быть связь именно с тем физлицом, где заполнено образование. Дубли объединяют штатной обработкой поиска и удаления дублей либо переносом данных вручную.

Можно ли ввести образование сразу при приёме на работу?

Да. В документе «Приём на работу» при создании нового сотрудника доступен переход к данным физического лица, где сразу заполняются образование, семья и документы. Это правильный момент для ввода: данные сразу попадут в личную карточку Т-2.

Как вывести список сотрудников с определённым образованием?

Используйте кадровые отчёты с произвольными отборами, например «Список сотрудников» с добавлением поля из физического лица «Образование. Вид образования» и отбором по нужному значению. Если типового поля нет, постройте отчёт через универсальный отчёт по справочнику физических лиц.

Что делать, если учебного заведения нет в справочнике?

Создайте новый элемент прямо из поля ввода — программа предложит добавить значение в справочник. Вводите полное официальное наименование по диплому. Перед созданием проверьте поиском по фрагменту названия, нет ли уже такой записи в другом написании.

Нужно ли заполнять серию и номер диплома?

Для печатной формы Т-2 эти реквизиты выводятся, поэтому для корректной личной карточки их стоит заполнять. Формально программа не блокирует запись без них, но при кадровой проверке незаполненные реквизиты потребуют доработки.

Переносятся ли сведения об образовании в 1С:Бухгалтерию?

При типовой синхронизации переносится физическое лицо с его данными, включая образование, если это предусмотрено настройками обмена вашей версии. Правила зависят от релиза, поэтому после настройки синхронизации проверьте одного тестового сотрудника на обеих сторонах.