Как принять сотрудника на работу в 1С: Зарплата и управление персоналом

Оформление нового сотрудника в 1С:ЗУП — это не одно действие, а цепочка операций: создание карточки физического лица, документ приёма на работу, проверка штатного расписания, настройка начислений и графика работы. Если пропустить хотя бы один шаг, сотрудник не попадёт в расчёт зарплаты, отчёты или электронный документооборот с ФНС.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (редакция 3.1) — самую распространённую версию для кадрового учёта. Названия пунктов меню в других редакциях могут отличаться, но логика везде одинаковая: сначала физическое лицо, затем кадровый документ, затем проверка начислений.

Подготовка: что проверить до приёма сотрудника

Прежде чем вводить документ, убедитесь, что в программе заполнены базовые справочники. Если их не хватает, документ приёма либо не сохранится, либо сохранится с пустыми полями, что потом сломает расчёты и отчётность.

Откройте раздел «Настройка» → «Организации» и проверьте, что карточка организации заполнена: ИНН, КПП, регистрация в ФНС и взносах, учётная политика. Затем проверьте справочники «Подразделения», «Должности» и «Графики работы» — они понадобятся при заполнении документа.

Если в организации ведётся штатное расписание, убедитесь, что нужная позиция там создана и на дату приёма есть свободная ставка. При включённом контроле штатного расписания программа не даст принять сотрудника на занятую или отсутствующую ставку.

Создание карточки физического лица

Физическое лицо — это справочник, отдельный от сотрудника. Один человек может быть принят в организацию несколько раз (основное место, совместительство), и все эти записи будут привязаны к одной карточке физлица.

Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек ранее уже работал в организации, программа при вводе ФИО покажет подсказку о похожем физлице — выберите существующую карточку, чтобы не плодить дубли. Дубли физлиц — частая причина ошибок в персонифицированной отчётности.

Заполните основные данные: ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС, ИНН (при наличии), паспортные данные, адрес регистрации и фактического проживания. СНИЛС и паспорт обязательны для отчётности — без них отчёт в ФНС не пройдёт форматный контроль.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной документ создаётся в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» → кнопка «Создать». Документ можно также создать прямо из карточки сотрудника — программа сама подставит физическое лицо.

Заполните шапку документа: организацию, дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок. Если сотрудник принимается на полставки, укажите 0,5 — от этого зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени.

На вкладке «Главное» укажите график работы сотрудника и вид договора: трудовой договор или договор ГПХ. Для испытательного срока есть отдельное поле — заполните дату его окончания, чтобы программа напомнила о необходимости принять решение.

1. 1
   Проверьте справочники: организация, подразделение, должность, график, штатное расписание
2. 2
   Создайте или найдите карточку физического лица, заполните СНИЛС и документы
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» в разделе «Кадры»
4. 4
   Укажите дату, подразделение, должность, ставку, график работы
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» назначьте оклад и надбавки
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 при необходимости
7. 7
   Проверьте, что сотрудник появился в списке и попадает в начисление зарплаты

Приём по совместительству и совмещению

Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство» — при этом физлицо выбирается уже существующее, а создаётся новый сотрудник. Внешнее совместительство оформляется так же, но человек для вашей базы новый, поэтому карточка физлица создаётся с нуля.

Совмещение должностей — это не приём, а доплата. Оно оформляется документом «Совмещение должностей» и не создаёт нового сотрудника. Путать эти понятия нельзя: от выбора зависит, как считается средний заработок и как формируется табель.

Назначение начислений и оплаты труда

На вкладке «Оплата труда» документа приёма добавьте плановые начисления. Минимум — это основное начисление: «Оплата по окладу», «Оплата по часовому тарифу» или сдельная оплата, в зависимости от системы оплаты труда в организации.

Укажите размер оклада. Если позиция взята из штатного расписания, оклад подставится автоматически из позиции — проверьте, что он совпадает с трудовым договором. Дополнительные надбавки (за вредность, районный коэффициент, персональная надбавка) добавляются отдельными строками.

Обратите внимание на способ отражения зарплаты в бухучёте, если ведётся синхронизация с 1С:Бухгалтерией. По умолчанию берётся способ отражения подразделения или организации, но для отдельных сотрудников его можно переопределить.

Приказ, личная карточка и дополнительные данные

После проведения документа из него можно распечатать приказ о приёме по унифицированной форме Т-1 или по собственной форме организации. Кнопка печати находится в форме документа. Если организация отказалась от унифицированных форм, настройте свой макет через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Личная карточка сотрудника (форма Т-2) формируется из карточки сотрудника кнопкой «Печать». Для её корректного заполнения внесите в карточку физлица сведения об образовании, воинском учёте и семейном положении.

Если организация использует электронные трудовые книжки, приём на работу нужно подать в ФНС в виде отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП отчёт формируется через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», кадровое событие подтянется из документа приёма автоматически.

Проверка результата после приёма

После проведения документа откройте список сотрудников и убедитесь, что новый сотрудник отображается с правильными подразделением и должностью. Затем сформируйте табель учёта рабочего времени («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель Т-13») за месяц приёма: сотрудник должен появиться в табеле с даты приёма, а не с начала месяца.

Финальная проверка — тестовый расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма, нажмите «Заполнить» и убедитесь, что сотрудник попал в документ, оклад рассчитан пропорционально дням, НДФЛ и взносы начислены. Если сотрудник не попал в расчёт — почти всегда причина в непроведённом документе приёма или неверной дате.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Сотрудник виден с должностью и подразделением

Тревожный признак

Сотрудника нет или данные пустые

Табель Т-13

Норма

Строки с даты приёма до конца месяца

Тревожный признак

Табель пустой или заполнен с начала месяца

Начисление зарплаты

Норма

Оклад пропорционально дням, НДФЛ и взносы рассчитаны

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ или сумма нулевая

Штатное расписание

Норма

Ставка показана как занятая

Тревожный признак

Ставка свободна — приём не привязан к позиции

Типичные ошибки при приёме сотрудника

Самая частая ошибка — документ создан, но не проведён. В списке приёмов такой документ виден, но сотрудник в расчёты не попадает. Признак: в списке документов у приёма нет «зелёной» отметки о проведении.

Вторая распространённая проблема — неверная дата приёма или дата документа. Если дата документа раньше даты приёма в прошлом закрытом периоде, расчёт зарплаты за текущий месяц может пересчитать прошлые периоды. Проверяйте обе даты перед проведением.

Третья группа ошибок связана с графиком работы: сотруднику назначен график, не соответствующий реальному режиму. Тогда табель и расчёт оклада за неполный месяц будут неверными. Для сменных режимов заранее создайте сменный график в справочнике, а не используйте пятидневку «на время».

FAQ по приёму сотрудников в 1С:ЗУП

Можно ли принять сотрудника задним числом?

Технически можно: укажите фактическую дату приёма в документе. Но если прошлый период уже закрыт (зарплата выплачена, отчёты сданы), программа предложит пересчитать зарплату, а кадровое событие придётся подавать в ФНС с нарушением срока. Лучше вводить документы в день фактического приёма.

Как принять сотрудника на 0,5 ставки?

В документе «Приём на работу» в поле «Количество ставок» укажите 0,5. Программа автоматически будет рассчитывать оклад пропорционально ставке. Убедитесь, что график работы соответствует режиму неполного времени, иначе табель заполнится полными днями.

Сотрудник не попадает в начисление зарплаты — что проверить?

Проверьте по порядку: проведён ли документ приёма; совпадает ли организация в документе приёма и в документе начисления; не раньше ли дата приёма, чем расчётный месяц; не оформлено ли увольнение. Чаще всего причина — непроведённый приём или другая организация.

Как оформить приём, если штатное расписание не ведётся?

Если в настройках учёта штатное расписание отключено, в документе приёма выбираются просто подразделение и должность из справочников, а оклад вводится вручную на вкладке «Оплата труда». Контроль свободных ставок в этом случае не выполняется.

Чем приём отличается от перевода в 1С:ЗУП?

Приём создаёт нового сотрудника и новые трудовые отношения. Перевод (документ «Кадровый перевод») меняет условия работы уже принятого сотрудника: подразделение, должность, оклад, график. Если человек уже работает в организации, используйте перевод, а не новый приём.

Нужно ли подавать отчёт в ФНС при приёме?

Да, при заключении трудового договора подаётся отчёт ЕФС-1 с кадровым событием «Приём» не позднее следующего рабочего дня. В 1С:ЗУП отчёт формируется через «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность», данные подтягиваются из проведённого документа приёма.