Сотрудники и Зарплата · 12 мин
Как начислить зарплату в 1С: Зарплата и управление персоналом пошагово
Пошаговая инструкция по начислению зарплаты в 1С ЗУП: настройка, документы начисления, НДФЛ, взносы, проверка расчёта и типичные ошибки.
Начисление заработной платы в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это регламентная операция, которая выполняется в конце расчётного месяца и включает несколько обязательных этапов: подготовка данных о сотрудниках, ввод отсутствий и премий, расчёт начислений, удержание НДФЛ, расчёт страховых взносов и формирование ведомостей на выплату. Если перепутать порядок документов, программа посчитает налоги с ошибками, и придётся пересчитывать весь месяц.
Ключевой принцип работы ЗУП — программа собирает данные из кадровых документов (приёмы, переводы, увольнения, отпуска, больничные) и на их основе автоматически рассчитывает зарплату в итоговом документе «Начисление зарплаты и взносов». Ручной ввод сумм требуется только для разовых начислений: премий, материальной помощи, разовых удержаний.
Ниже разобран полный цикл расчёта: от проверки исходных данных до выплаты и формирования отчётности. Инструкция подходит для типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 без глубоких доработок.
Подготовка: что проверить перед начислением
Основная причина ошибок в расчёте зарплаты — не сами расчёты, а неполные или некорректные исходные данные. Перед тем как создавать итоговый документ, убедитесь, что в программу внесены все кадровые события месяца: приёмы на работу, кадровые переводы (изменение оклада, графика, подразделения), увольнения, отпуска, больничные листы, командировки и прогулы.
Откройте раздел «Кадры» и проверьте журналы документов за расчётный месяц. Особое внимание уделите сотрудникам, принятым или уволенным в середине месяца: для них программа должна рассчитать оплату пропорционально отработанному времени, и это возможно только при корректно заполненном графике работы.
Проверьте также актуальность справочников: графики работы сотрудников, виды начислений, размеры окладов в штатном расписании или в документах приёма. Если в течение месяца менялся оклад, изменение должно быть оформлено документом «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не исправлением старого документа задним числом.
Как проверить готовность к расчёту
Все приёмы, переводы и увольнения проведены, даты корректны
Сотрудник работает, но приём не проведён — он не попадёт в расчёт
Все больничные, отпуска и командировки введены и проведены
Отпуск введён после начисления зарплаты — потребуется перерасчёт
График заполнен на расчётный месяц, норма времени посчитана
График не заполнен — оплата по окладу рассчитается неверно
Ввод разовых начислений и удержаний
До итогового расчёта введите документы, которые влияют на сумму к выплате, но не рассчитываются автоматически. К ним относятся премии (раздел «Зарплата» — «Премии»), материальная помощь, разовые начисления и разовые удержания, а также данные о вычетах НДФЛ, если сотрудник подал заявление в текущем месяце.
Для премий выберите корректный вид начисления: от него зависит, облагается ли премия НДФЛ и взносами и как она отразится в отчётности. Премии, начисленные отдельным документом, попадут в итоговый расчёт автоматически — дублировать их в документе «Начисление зарплаты и взносов» не нужно.
Если по сотруднику есть исполнительные листы (алименты и другие удержания), они должны быть зарегистрированы документом «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата» — «Удержания». Программа рассчитает удержание при итоговом начислении с учётом ограничений по проценту от дохода.
Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»
Основной расчёт выполняется одним документом. Перейдите в раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления, организацию и, если расчёт выполняется по частям, подразделение. Поле «Дата» определяет, когда операция отразится в учёте.
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех сотрудников, работавших в указанном месяце, и рассчитает для каждого плановые начисления (оклад, надбавки), учтёт отработанное время по графику, введённые отсутствия и разовые документы. Если нужно начислить зарплату только одному сотруднику, используйте кнопку «Подбор» или «Добавить».
После заполнения документ содержит несколько вкладок: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы», «Займы». Программа рассчитывает их последовательно: сначала начисления, затем НДФЛ с учётом вычетов, затем удержания и страховые взносы. При изменении данных на вкладке «Начисления» остальные вкладки пересчитываются автоматически или по команде «Пересчитать».
- 1Раздел «Зарплата» — «Начисление зарплаты и взносов» — кнопка «Создать»
- 2Укажите месяц начисления и организацию
- 3Нажмите «Заполнить» и дождитесь расчёта по всем сотрудникам
- 4Проверьте вкладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы» по контрольным сотрудникам
- 5Проведите документ и сформируйте расчётные листки для сверки
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ в ЗУП рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учётом ранее удержанного налога и предоставленных вычетов. На вкладке «НДФЛ» видны применённые вычеты, налоговая база и сумма налога по каждой ставке. Если у сотрудника в течение года менялся статус нерезидента или доход превысил пороги прогрессивной шкалы, программа применит соответствующую ставку автоматически — но только при корректно введённых данных о статусе.
Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» отдельно по каждому виду: пенсионные, медицинские, социальные и взносы на травматизм. Программа учитывает предельную базу и пониженные тарифы (например, для субъектов малого предпринимательства), если они заданы в настройках учётной политики организации. Проверьте, что в карточке организации указан правильный тариф — это частая причина расхождений с отчётностью.
Для контроля удобно открыть расчётный листок сотрудника прямо из документа: выделите строку и нажмите «Расчётный листок». В нём видно, из чего сложилась сумма: оплата по окладу, премии, удержанный НДФЛ, алименты и итог к выплате.
Выплата зарплаты: ведомости и удержание НДФЛ
После проведения начисления сформируйте ведомости на выплату: раздел «Выплаты» — «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета». Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с задолженностью по зарплате и рассчитает суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний.
Важно понимать механику удержания НДФЛ: в ЗУП налог считается удержанным в момент выплаты дохода, то есть при проведении ведомости. Именно дата ведомости определяет период, в котором НДФЛ попадёт в отчётность. Поэтому дата выплаты в документе должна совпадать с фактической датой перечисления денег — расхождение приводит к ошибкам в 6-НДФЛ.
Если выплата проходит через банк по зарплатному проекту, после загрузки подтверждения из банка отметьте зачисление в программе. Для выплат через кассу ведомость закрывается после фактической выдачи; невыплаченные суммы переводятся в депонированные.
Проверка результата и отчётность
Финальный контроль выполняется стандартными отчётами раздела «Отчёты, справки». Минимальный набор для сверки: «Расчётный листок» по выборочным сотрудникам, «Свод начисленной зарплаты» по организации в целом, «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов в фонды». Свод позволяет быстро сопоставить итоги месяца с предыдущими периодами и заметить аномалии.
Проверьте остаток задолженности отчётом «Задолженность по зарплате»: после полной выплаты задолженность на конец месяца должна состоять только из текущего начисления, если выплата по графику проходит в следующем месяце. Необъяснимые остатки обычно означают незакрытые ведомости или сторнированные документы.
Для передачи данных в бухгалтерию используйте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»), который формирует проводки по начислениям, НДФЛ и взносам. Он создаётся уже после итогового начисления и заполняется автоматически.
Заведите привычку сверять итоговую сумму фонда оплаты труда с прошлым месяцем до проведения ведомостей. Резкое отклонение без кадровых причин почти всегда указывает на пропущенный документ — найти его до выплаты значительно проще, чем делать перерасчёт после.
Перерасчёты и исправление ошибок
Если ошибка обнаружена до выплаты, исправьте исходный документ (например, дату отпуска или размер премии), затем перезаполните или пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов». Программа отслеживает зависимость документов и предложит обновить расчёт.
Если зарплата уже выплачена, не редактируйте проведённые документы напрямую. В ЗУП предусмотрен механизм перерасчётов: при опоздавшем вводе отсутствия или исправлении прошлого периода программа зарегистрирует необходимость перерасчёта (раздел «Зарплата» — «Перерасчёты») и доначислит или сторнирует суммы в текущем месяце. Ручное сторнирование документов прошлых периодов допустимо только в исключительных случаях и требует понимания влияния на отчётность.
Как выбрать способ исправления
Часто задаваемые вопросы
Почему сотрудник не попал в документ «Начисление зарплаты и взносов»?
Чаще всего причина в том, что не проведён документ приёма на работу, дата приёма относится к другому месяцу или сотрудник уже уволен до начала расчётного периода. Также проверьте, не был ли он полностью в отпуске без сохранения оплаты или в отпуске по уходу за ребёнком весь месяц — в этом случае начислений нет, и программа не включает его в заполнение.
Можно ли начислить зарплату только одному подразделению?
Да. В документе «Начисление зарплаты и взносов» укажите подразделение в шапке, и кнопка «Заполнить» подберёт только его сотрудников. Это удобно, когда расчёт ведут несколько специалистов по разным частям организации. Итоговые отчёты при этом корректно соберутся по организации в целом.
Что делать, если НДФЛ посчитался с копейками, отличающимися от ожидаемых?
НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года в целых рублях, поэтому отклонение на рубль-два от простого расчёта «13% от месячного дохода» — норма, а не ошибка. Проверяйте налог через отчёт «Анализ НДФЛ»: он показывает базу и налог с начала года, и расхождение, если оно есть, будет видно по конкретному месяцу возникновения.
Нужно ли начислять аванс отдельным документом?
Да, аванс (зарплата за первую половину месяца) оформляется документом «Начисление за первую половину месяца» в разделе «Зарплата». Он рассчитывает оплату за фактически отработанные дни первой половины месяца. При итоговом начислении программа учтёт уже начисленный аванс, и к выплате останется только разница.
Почему в ведомости сумма к выплате меньше, чем в расчётном листке?
Наиболее вероятные причины: у сотрудника есть удержания (алименты, займы), ранее выплаченный аванс или отпускные, которые уже перечислены отдельной ведомостью. Откройте расчётный листок — в нём строка «Выплачено» покажет все выплаты месяца, и разница станет объяснимой. Если выплат не было, проверьте, не попал ли сотрудник в другую ведомость.
Как отменить ошибочно проведённое начисление зарплаты?
Если выплаты по нему ещё не было, документ можно просто пометить на удаление. Если ведомости уже проведены, сначала отмените их проведение, затем удалите или исправьте начисление. При выплаченной зарплате документ не удаляют — оформляют перерасчёт или сторно в текущем периоде, чтобы не нарушить уже сданную отчётность.
Что важно запомнить
Правильная зарплата в 1С ЗУП — результат правильных исходных данных: сначала кадровые документы и отсутствия, затем разовые начисления, потом итоговое «Начисление зарплаты и взносов», проверка НДФЛ и взносов, и только после этого ведомости на выплату. Ошибки исправляются перерасчётом, а не ручной правкой проведённых документов.