Где в 1С:Зарплата находится штатное расписание и как с ним работать

Штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) расположено в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Если такого пункта в меню нет, значит в настройках программы отключено ведение штатного расписания — его нужно включить через раздел «Настройка» → «Кадровый учет». Это самая частая причина, по которой пользователи не могут найти документ.

Штатное расписание в ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм учета: позиции штатки связываются с подразделениями, должностями, разрядами, надбавками и графиками работы. На его основе рассчитывается плановый ФОТ, контролируются кадровые документы (прием, перевод, увольнение) и строятся отчеты по штатной расстановке.

Ниже разберем, где именно искать штатное расписание в разных сценариях, как включить его ведение, как создать и изменить документ, какие отчеты помогают проверить корректность данных и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится штатное расписание в интерфейсе 1С:ЗУП

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 путь к штатному расписанию выглядит так: главное меню → раздел «Кадры» → группа «Штатное расписание». Внутри обычно доступны несколько объектов: сам документ «Штатное расписание» (или список позиций, если включен журнал учета изменений), документы «Изменение штатного расписания», «Утверждение штатного расписания» и связанные отчеты.

Если ведение штатки настроено без истории изменений, в разделе «Кадры» будет один справочный список позиций, который редактируется напрямую. Если история включена — появятся документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», а сами позиции становятся результатом этих документов.

Быстрый способ найти нужный объект — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна программы: введите «штатное» и система покажет все связанные документы, справочники и отчеты. Это работает даже если пункт скрыт из панели навигации настройками интерфейса.

Как включить ведение штатного расписания

Если раздел отсутствует, пройдите по пути «Настройка» → «Кадровый учет» → «Штатное расписание» (в некоторых релизах: «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Кадровый учет»). Установите флаг «Ведется штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появится соответствующий пункт.

Дополнительные настройки определяют поведение механизма:

• «Ведется история изменений штатного расписания» — позиции создаются и изменяются утвержденными документами, хранится история по датам;
• «Проверять кадровые документы на соответствие штатному расписанию» — программа не даст принять сотрудника на отсутствующую или закрытую позицию;
• «Использовать разряды и тарифы» — актуально для бюджетных учреждений и тарифных сеток;
• «Использовать вилку окладов и надбавок» — позволяет задавать минимальное и максимальное значение начислений по позиции.

Как создать штатное расписание

Порядок зависит от того, включена ли история изменений. Рассмотрим оба варианта.

Без истории изменений

Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В форме позиции укажите подразделение, должность, количество ставок, дату утверждения, оклад или тариф, надбавки и график работы. Сохраните позицию. Каждая позиция редактируется непосредственно в списке, история изменений не хранится.

С историей изменений

Сначала создается документ «Утверждение штатного расписания» (Кадры → Штатное расписание → Утверждения штатного расписания → Создать). В табличной части добавляются позиции: подразделение, должность, количество ставок, начисления. После проведения документа позиции появляются в списке штатного расписания с указанной даты.

1. 1
   Включите ведение штатки и историю изменений в настройках кадрового учета
2. 2
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» и укажите дату и организацию
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, число ставок, оклад, надбавки, график
4. 4
   Проведите документ и откройте список «Штатное расписание» — позиции должны появиться
5. 5
   Проверьте плановый ФОТ отчетом «Штатное расписание» или «Штатная расстановка»

Как изменить штатное расписание

При включенной истории любые корректировки — добавление позиции, изменение оклада, сокращение ставки, закрытие позиции — выполняются документом «Изменение штатного расписания». В нем указывается дата, с которой действуют изменения, и по каждой позиции выбирается действие: изменить, добавить или закрыть.

Закрытие позиции не удаляет её из базы — позиция помечается как закрытая с определенной даты и перестает быть доступной для приема на работу. Это важно для корректной истории: прошлые кадровые документы и расчеты остаются привязанными к позиции.

Если история не ведется, позиции просто редактируются в списке, а «удаление» позиции выполняется пометкой на удаление — но только если на неё нет ссылок из кадровых документов. Иначе программа не даст удалить объект.

Отчеты для проверки штатного расписания

Для контроля данных используйте типовые отчеты из раздела «Кадры» → «Кадровые отчеты»:

• «Штатное расписание» — печатная форма Т-3 или произвольный список позиций на дату;
• «Штатная расстановка» — показывает, кто занимает каждую позицию, где есть вакансии и где превышено количество ставок;
• «Остатки отпусков» и другие кадровые отчеты к штатке напрямую не относятся, но «Штатная расстановка» — ключевой инструмент сверки.

Практический прием: после любого массового изменения штатки формируйте «Штатную расстановку» и сверяйте колонки «Количество ставок», «Занято» и «Вакантно». Расхождения укажут на позиции, по которым кадровые документы не совпадают со штатным расписанием.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиции в списке штатного расписания

Норма

Все действующие позиции видны на текущую дату, закрытые скрыты отбором

Тревожный признак

Позиции отсутствуют или дублируются — проверьте документы утверждения и изменения

Отчет «Штатная расстановка»

Норма

Занятые ставки соответствуют реально работающим сотрудникам

Тревожный признак

Есть «лишние» сотрудники на позиции или вакансии там, где люди работают

Прием на работу

Норма

В документе приема позиция выбирается и проводится без ошибок

Тревожный признак

Программа сообщает о несоответствии штатному расписанию — позиция закрыта или отсутствует

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего проблемы связаны не с самим документом, а с несогласованными настройками и данными. Разберем основные.

Еще одно ограничение: штатное расписание в ЗУП ведется по организации в целом, а структура подразделений берется из справочника «Подразделения». Если нужна штатка по обособленным подразделениям с отдельным утверждением, настройте иерархию подразделений заранее — переделывать её после ввода позиций трудоемко.

Если организация небольшая и структура стабильна, проще вести штатку без истории изменений — меньше документов и проще правки. История оправдана там, где нужно отслеживать изменения окладов и ставок во времени и формировать Т-3 на любую прошлую дату.

Частые вопросы

Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?

Ведение штатки отключено в настройках. Откройте «Настройка» → «Кадровый учет» и установите флаг «Ведется штатное расписание». Также проверьте права пользователя — у роли без доступа к кадровым данным пункт может быть скрыт.

Можно ли работать в 1С:ЗУП вообще без штатного расписания?

Да, ведение штатки — опциональная настройка. Без неё приемы и переводы оформляются с ручным указанием должности, подразделения и начислений. Но плановый ФОТ, контроль вакансий и форма Т-3 будут недоступны.

Как напечатать унифицированную форму Т-3?

Откройте отчет «Штатное расписание» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты», укажите дату и организацию, в настройках выберите вариант с формой Т-3. Отчет строится по данным позиций, действующих на указанную дату.

Что делать, если сотрудник принят на позицию, которой нет в штатке?

Если контроль соответствия включен, документ не проведется — создайте позицию документом «Изменение штатного расписания» с датой не позже даты приема. Если контроль выключен, документ проведется, но в «Штатной расстановке» появится несоответствие, которое лучше устранить.

Как изменить оклад сразу по нескольким позициям?

Создайте один документ «Изменение штатного расписания» и добавьте в него все нужные позиции с новыми значениями начислений. Для пересчета плановых начислений уже принятых сотрудников дополнительно используйте документ «Изменение плановых начислений» с возможностью подбора сотрудников по позициям.

Позиция не удаляется из списка — в чем причина?

На позицию ссылаются кадровые документы (приемы, переводы) или она создана документом утверждения при включенной истории. Вместо удаления закройте позицию документом «Изменение штатного расписания» — она перестанет быть активной, но история сохранится.