Где в 1С:Зарплата найти среднесписочную численность

Среднесписочная численность (ССЧ) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) формируется автоматически на основе кадровых документов — приёмов, переводов и увольнений. Искать её нужно не в документах, а в специализированных отчётах раздела «Кадры» или «Отчётность, справки». Главный инструмент — отчёт «Численность и текучесть кадров», который показывает среднесписочную численность за любой период с расшифровкой по подразделениям и сотрудникам.

Точный путь к данным зависит от редакции конфигурации (3.1 — актуальная линейка) и от того, для какой цели нужен показатель: для сведений в налоговую, для статистической отчётности (форма П-4) или для внутренней аналитики. Ниже разобраны все рабочие места, где можно получить ССЧ, порядок настройки отчётов, способы проверки корректности цифр и типичные ошибки, из-за которых показатель расходится с реальностью.

Где находится отчёт по среднесписочной численности в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь: откройте раздел «Кадры», затем пункт «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров». Если раздел «Кадры» в интерфейсе не виден, перейдите через главное меню (кнопка с тремя полосами слева вверху) — там доступны все разделы программы.

В отчёте установите период — например, с 1 января по 31 декабря для годового показателя — и нажмите «Сформировать». В таблице появятся колонки: численность на начало периода, принято, уволено, численность на конец и среднесписочная численность. Значение ССЧ выводится по организации в целом и в разрезе подразделений.

Альтернативный путь — раздел «Отчётность, справки» → «Отчёты по кадрам» (в некоторых версиях интерфейса). Там же доступен отчёт «Статистика персонала», который рассчитывает ССЧ по правилам Росстата для заполнения формы П-4.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров».
3. 3
   Установите нужный период и при необходимости отбор по организации.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите колонку «Среднесписочная численность».
5. 5
   Для расшифровки дважды щёлкните по значению или сформируйте вариант с детализацией по сотрудникам.

Какие отчёты показывают численность и чем они отличаются

В 1С:ЗУП несколько отчётов работают с численностью, и их легко перепутать. «Списочный состав» показывает работников на конкретную дату — это моментальный срез, а не среднее значение. «Штатная расстановка» отображает занятые и вакантные ставки по штатному расписанию, что тоже не равно ССЧ. «Численность и текучесть кадров» — единственный типовой кадровый отчёт, где среднесписочная считается напрямую.

Если отчёт «Численность и текучесть кадров» отсутствует в списке, проверьте права пользователя: отчёт доступен ролям расчётчика и кадровика. Также убедитесь, что в командном интерфейсе включён показ кадровых отчётов — настройка выполняется через меню раздела, пункт «Настройка навигации».

Как настроить отчёт и получить нужный вариант

После открытия отчёта нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»). Здесь задаётся структура: по умолчанию группировка идёт по подразделениям, но её можно заменить на организацию, должность или конкретного сотрудника. Для проверки расчёта удобен вариант с детализацией до сотрудника — тогда видно, кто именно вошёл в показатель и с каким коэффициентом занятости.

Обратите внимание на отборы. Если в программе ведётся учёт по нескольким организациям, обязательно установите отбор по нужной организации, иначе ССЧ посчитается суммарно по всем. Также проверьте, не стоит ли случайный фильтр по подразделению — частая причина «пропажи» части работников из отчёта.

Готовый вариант отчёта можно сохранить через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать структуру заново. Сохранённый вариант появится в списке кадровых отчётов под своим именем, например «ССЧ по сотрудникам помесячно».

Где ССЧ используется в регламентированной отчётности

Помимо кадровых отчётов, среднесписочная численность автоматически подтягивается в регламентированные формы. В разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» показатель ССЧ рассчитывается на титульном листе расчёта по страховым взносам (РСВ) и в форме ЕФС-1 для Социального фонда. При заполнении формы программа берёт данные из тех же кадровых документов.

Для статистической отчётности используйте отчёт «Статистика персонала» (форма П-4): он считает среднесписочную численность с разбивкой по категориям работников и отработанному времени по методологии Росстата. Это важно, потому что правила включения отдельных категорий (внешние совместители, работники в декрете) в статистике и в налоговых формах различаются.

Если цифра в РСВ расходится с отчётом «Численность и текучесть», сначала сравните периоды и организации в обеих формах. Затем проверьте, как программа учла работников с особыми условиями — об этом ниже.

Кого программа включает и не включает в расчёт

1С:ЗУП при расчёте ССЧ опирается на кадровые события и характер занятости. В показатель входят сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, включая временных и работающих на условиях неполного рабочего времени — последние учитываются пропорционально отработанному времени по правилам расчёта, заложенным в программу.

Не включаются в среднесписочную численность внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, — для них в программе ведётся отдельный учёт. Работницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком по общим правилам статистики исключаются из ССЧ, и 1С учитывает это при наличии корректно оформленных документов отсутствия (отпусков по уходу).

Ключевое условие корректного расчёта — полнота кадровых данных. Если сотрудник фактически уволен, а документ «Увольнение» не проведён, он продолжит попадать в численность. То же касается неоформленных переводов между организациями и «висячих» приёмов с неверной датой.

Как проверить правильность расчёта

Самый надёжный способ — сверка с детализацией. Сформируйте «Численность и текучесть кадров» с группировкой по сотрудникам за один месяц и проверьте выборку: каждый работник должен иметь понятный статус (основное место, внутренний совместитель), корректные даты приёма и увольнения.

Дополнительно сравните ССЧ со списочным составом на начало и конец периода. Если списочная численность стабильна, а среднесписочная заметно ниже — вероятно, часть сотрудников оформлена на неполную ставку или были массовые отсутствия, исключаемые из расчёта. Если среднесписочная выше списочной — ищите дубли физических лиц или непроведённые увольнения.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ за месяц vs списочный состав на конец месяца

Норма

Значения близки, разница объясняется неполной занятостью

Тревожный признак

Разница в разы без видимой причины

Детализация по сотрудникам

Норма

Каждый сотрудник один раз, с верными датами

Тревожный признак

Дубли физлиц, сотрудники без даты увольнения, хотя не работают

ССЧ в РСВ vs кадровый отчёт

Норма

Показатели совпадают при одинаковом периоде и организации

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой методической причины

Отсутствующие (декрет, уход за ребёнком)

Норма

Оформлены документы отсутствия, исключены из ССЧ

Тревожный признак

Числятся в ССЧ при длительном отсутствии

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего завышенная ССЧ возникает из-за непроведённых увольнений или увольнений, оформленных «задним числом» уже после формирования отчёта за прошлый период. Вторая распространённая причина — дубли физических лиц в справочнике, когда один человек заведён дважды и принят как два разных сотрудника. Дубли ищите через раздел «Настройка» → «Устранение дублирования элементов» или визуально в списке сотрудников.

Обратная ситуация — заниженная ССЧ — бывает, когда приём сотрудника оформлен не кадровым документом «Приём на работу», а другим способом, либо когда в документе указана неверная дата приёма. Также проверьте, не ведётся ли часть работников в другой информационной базе: при раздельном учёте по организациям сводную ССЧ придётся собирать вручную.

Ограничение типового решения: если требуется нестандартная методика расчёта (например, отраслевые правила включения отдельных категорий), типовой отчёт может потребовать доработки или выгрузки данных во внешнюю обработку. В таких случаях корректнее выгрузить детальные данные и считать показатель по своей методике, документально зафиксировав её.

Частые вопросы о среднесписочной численности в 1С:ЗУП

Почему в списке кадровых отчётов нет «Численность и текучесть кадров»?

Чаще всего дело в правах пользователя: отчёт доступен профилям кадровика и расчётчика. Проверьте также настройку командного интерфейса раздела «Кадры» — отчёт мог быть скрыт из навигации. Полный список отчётов доступен через «Ещё» → «Все отчёты» или через главное меню.

Можно ли посмотреть ССЧ помесячно за год одним отчётом?

Да. В настройках отчёта «Численность и текучесть кадров» добавьте группировку по периоду с шагом «Месяц» или сформируйте отчёт за каждый месяц отдельно. Учтите, что годовая ССЧ — это среднее от помесячных значений, а не их сумма.

Почему внешние совместители не попадают в среднесписочную численность?

Это соответствует правилам расчёта: внешние совместители учитываются отдельно и не входят в ССЧ. В программе они оформляются с видом занятости «Внешний совместитель», и отчёт исключает их автоматически. Если внешний совместитель ошибочно оформлен как внутренний или основной — он исказит показатель.

Как ССЧ попадает в расчёт по страховым взносам?

При автоматическом заполнении РСВ программа рассчитывает среднесписочную численность за отчётный период по данным кадровых документов и проставляет её на титульный лист. Если кадровый учёт в базе неполный, показатель будет неверным — сначала приведите в порядок приёмы и увольнения, затем перезаполните форму.

Что делать, если ССЧ дробная, а в форму нужно целое число?

Регламентированные формы округляют показатель по общим правилам округления автоматически. В аналитических отчётах значение может выводиться с десятыми долями — это нормально, поскольку среднее за период редко бывает целым. Настройку округления в кадровом отчёте можно изменить в его параметрах.

Можно ли выгрузить расчёт ССЧ в Excel для проверки?

Да. Сформированный отчёт сохраняется через «Ещё» → «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» в форматы MXL, Excel и другие. Для проверки удобнее всего выгружать вариант с детализацией по сотрудникам — тогда в таблице виден состав показателя.