Как занести нового сотрудника в 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом»

Приём нового сотрудника в 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» состоит из двух обязательных этапов: создания карточки физического лица с личными данными и оформления кадрового документа «Приём на работу». Без документа человек в базе существует, но зарплата ему не начисляется — именно приём задаёт должность, подразделение, график работы и оклад.

Действия выполняются в разделах «Кадры» и «Настройка». Права на проведение кадровых документов должны быть у пользователя заранее: если пункты меню недоступны, доступ настраивает администратор через профили групп доступа. Перед началом работы убедитесь, что в базе уже созданы организация, подразделения, штатное расписание (если оно ведётся) и графики работы — иначе при оформлении приёма не из чего будет выбирать значения.

Порядок действий немного отличается в зависимости от настроек программы: ведётся ли штатное расписание, используется ли обмен с «1С:Кадры» или сервисами электронного кадрового документооборота. Ниже описан стандартный сценарий для типовой конфигурации ЗУП 3.1, который подходит большинству организаций.

Подготовка: что должно быть заполнено до приёма сотрудника

До создания карточки проверьте базовые справочники, иначе на этапе приёма придётся прерываться. В разделе «Настройка → Организации» должна быть заполнена карточка организации с реквизитами. В разделе «Настройка → Подразделения» — структура компании. Если подразделений нет, создайте хотя бы одно, иначе документ приёма не провести.

Отдельно проверьте графики работы («Настройка → Графики работы сотрудников»): пятидневка, сменные графики, гибкое рабочее время. График влияет на расчёт нормы времени и, следовательно, на начисление оклада. Если нужного графика нет, создайте его заранее, указав шаблон заполнения и дату отсчёта.

Если в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания, позиция должна быть создана и утверждена до приёма. При включённом контроле штатного расписания программа не даст принять сотрудника на несуществующую или уже занятую ставку — это нормальное поведение, а не ошибка.

Создание карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры → Сотрудники» и нажмите кнопку «Создать». Программа предложит заполнить фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол. ФИО вводите строго как в паспорте: от этих данных формируются отчёты в ПФР, ФНС и ФСС, и расхождение в одну букву приведёт к ошибкам при сдаче персонифицированной отчётности.

После записи карточки перейдите по ссылкам в шапке формы и заполните личные данные: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, адрес регистрации, контактный телефон. СНИЛС — обязательный реквизит для страховых отчётов; если у сотрудника его нет (редкий случай для иностранцев), поле можно оставить пустым, но программа будет выдавать предупреждения при проверке отчётности.

История изменения ФИО и документов ведётся через соответствующие гиперссылки в карточке. Если сотрудник уже работал в организации раньше и был уволен, не создавайте новую карточку — найдите существующую поиском по ФИО или СНИЛС, иначе в базе появится дубль физического лица, что сломает отчётность и расчёт НДФЛ.

Оформление документа «Приём на работу»

Документ создаётся из карточки сотрудника (кнопка «Оформить документ → Приём на работу») или из журнала «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения». В документе укажите дату приёма, организацию, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок и график работы.

Если приём оформляется задним числом, учитывайте: программа пересчитает данные за прошлые периоды только после перепроведения документов начисления. По возможности оформляйте приём до закрытия расчётного месяца, в котором человек начал работать.

Вкладка «Оплата труда»

На вкладке «Оплата труда» добавьте плановые начисления: как минимум «Оплату по окладу» или «Оплату по тарифной ставке» с указанием размера. Если штатное расписание ведётся, размер оклада подтянется из позиции, но его можно скорректировать вручную — например, при неполной ставке или индивидуальных условиях.

При необходимости добавьте надбавки, премии и доплаты, которые должны начисляться ежемесячно автоматически. Разовые премии здесь не указывают — они оформляются отдельными документами «Премия» или «Разовое начисление».

Испытательный срок и условия договора

В документе можно указать вид занятости (основное место работы или совместительство), срок испытания и номер трудового договора. Эти сведения попадают в печатную форму приказа по форме Т-1 и в отчёт ЕФС-1 (подраздел о приёме). Вид занятости влияет на расчёт: для внешнего совместителя программа иначе считает нормы и лимиты.

1. 1
   Проверьте наличие организации, подразделения, графика и позиции штатного расписания
2. 2
   Создайте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → Создать, заполните ФИО и личные данные
3. 3
   Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, график, ставка
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» добавьте оклад и плановые надбавки
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в списке на начисление зарплаты

Проверка результата после приёма

После проведения документа откройте «Зарплата → Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и заполните документ. Новый сотрудник должен появиться в табличной части, а сумма начисления — рассчитаться пропорционально отработанным дням по его графику. Если сотрудник принят не с первого числа, программа автоматически учтёт неполный месяц.

Проверьте кадровые отчёты: «Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка» и «Список сотрудников». Сотрудник должен отображаться в нужном подразделении с правильной должностью и датой приёма. Также сформируйте печатную форму приказа Т-1 из документа приёма и сверьте с бумажным оригиналом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в документе начисления зарплаты

Норма

Присутствует, сумма рассчитана за отработанные дни

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или сумма нулевая

Отчёт «Штатная расстановка»

Норма

Позиция занята новым сотрудником с даты приёма

Тревожный признак

Позиция пустая или показывает ошибку контроля ставок

Приказ Т-1

Норма

Реквизиты совпадают с бумажным приказом

Тревожный признак

Не заполнены номер договора, дата или должность

Типичные ошибки и как их исправить

Наиболее частая проблема — сотрудник создан, но зарплата ему не начисляется. Причина почти всегда одна: документ «Приём на работу» не создан, не проведён или проведён другой датой. Проверьте журнал кадровых документов и состояние документа.

Вторая группа ошибок связана с дублями: пользователь не нашёл карточку уволенного ранее сотрудника и завёл новую. Признаки — в отчётах по НДФЛ человек фигурирует дважды. Исправление: пометить дубль на удаление, перенести кадровые документы на основную карточку и перепровести расчётные документы.

Третья типичная ситуация — неверный график работы. Если новому сотруднику назначили пятидневку, а он работает посменно, норма времени посчитается неправильно, и оклад за неполный месяц исказится. График можно изменить документом «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников».

Особые сценарии приёма

При приёме совместителя в том же документе выберите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя карточка сотрудника создаётся новая, но привязывается к тому же физическому лицу — это важно для корректного расчёта НДФЛ по совокупности доходов.

Приём по срочному договору оформляется указанием даты окончания трудового договора в документе приёма. Программа напомнит о приближении срока окончания в разделе напоминаний, что помогает не пропустить увольнение или продление договора.

Если организация использует электронный кадровый документооборот (например, интеграцию с сервисом «1С:Кабинет сотрудника»), после проведения приёма данные о сотруднике передаются в сервис при очередной синхронизации. Проверьте, что обмен настроен и не содержит ошибок в журнале регистрации.

Сравнение вариантов

Приём через карточку сотрудника

Быстрый путь для одиночного приёма: документ создаётся с уже заполненным сотрудником. Неудобен при массовом приёме.

Приём через журнал документов

Подходит для оформления нескольких приёмов подряд и для контроля всех кадровых движений в одном списке.

Обмен из «1С:Кадры» или ЭКДО

Карточка и документ создаются автоматически при синхронизации. Требует настроенной интеграции и контроля ошибок обмена.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника, если штатное расписание не ведётся?

Да. Отключите или не включайте ведение штатного расписания в настройках учётной политики — тогда в документе приёма вместо позиции выбирается просто должность из справочника, а оклад вводится вручную.

Что делать, если сотрудник принят, но не появляется в начислении зарплаты?

Проверьте, что документ приёма проведён, дата приёма попадает в расчётный месяц, а в документе указан график работы и хотя бы одно плановое начисление. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация.

Как исправить ошибку в дате приёма?

Если зарплата за период ещё не начислялась, просто откройте документ, измените дату и перепроведите. Если начисления уже сделаны, отмените их, исправьте приём и пересчитайте зарплату заново.

Нужно ли заново заводить карточку при повторном приёме ранее уволенного сотрудника?

Нет. Найдите существующую карточку поиском, обновите в ней актуальные данные (документ, адрес) и оформите новый документ «Приём на работу». Это сохранит непрерывность учёта по НДФЛ и взносам.

Как оформить приём на 0,5 ставки?

В документе приёма в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и выберите график неполного рабочего времени. Программа будет начислять половину оклада пропорционально отработанному времени по этому графику.