Сотрудники и Зарплата · 9 мин
Где в 1С Зарплата найти личную карточку сотрудника (Т-2)
Где находится личная карточка сотрудника в 1С Зарплата и управление персоналом: путь к форме Т-2, печать, заполнение и типичные ошибки.
Личная карточка работника по форме Т-2 — это кадровый документ, который 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) формирует автоматически на основе данных справочника «Сотрудники» и кадровых приказов. Искать её нужно не среди документов, а в печатных формах, привязанных к конкретному сотруднику.
Точный путь зависит от редакции конфигурации: в ЗУП 3.1 интерфейс отличается от ЗУП 2.5, а в некоторых организациях меню дополнительно перенастроено администратором. Ниже разобраны оба варианта, а также способ вывести карточку через отчёты, если стандартной кнопки печати нет.
Перед печатью убедитесь, что у вас есть права на просмотр персональных данных сотрудника: в типовой настройке доступ к кадровым сведениям ограничен профилями «Кадровик» и «Расчётчик».
Где находится личная карточка в ЗУП 3.1
Основной способ — через справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации, перейдите в «Сотрудники» и найдите нужного работника по фамилии через строку поиска. Откройте его карточку двойным щелчком.
В форме сотрудника нажмите кнопку «Печать» в командной панели (обычно это кнопка со значком принтера в верхней части окна). В выпадающем списке выберите «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует табличный документ, который можно распечатать или сохранить в PDF или Excel.
Если кнопки «Печать» не видно, проверьте, не свёрнута ли командная панель, и откройте меню «Ещё» — в некоторых настройках формы печатные формы переносятся туда.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники».
- 2Найдите работника через поиск и откройте его карточку.
- 3Нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)».
- 4Проверьте заполнение разделов и отправьте документ на печать или сохраните в файл.
Как вывести Т-2 через кадровые отчёты
Второй путь удобен, когда нужно сформировать карточки сразу нескольких сотрудников или получить форму без открытия личной карточки работника. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Личные карточки (Т-2)».
В отчёте укажите период, организацию и при необходимости отбор по подразделению или конкретному сотруднику. Нажмите «Сформировать» — программа выведет карточки по всем работникам, попавшим под отбор. Этот способ подходит для массовой подготовки документов, например при аудите кадрового делопроизводства.
Если отчёта нет в списке, возможно, он скрыт настройкой панели отчётов. Откройте весь список отчётов через «Ещё» или воспользуйтесь глобальным поиском по программе (кнопка с лупой в верхней части окна), введя «Т-2».
Где искать карточку в ЗУП 2.5
В старой редакции 2.5 логика похожая, но расположение команд другое. Откройте справочник «Сотрудники организаций» (раздел «Кадровый учёт» или через рабочий стол кадровика). Откройте карточку сотрудника и найдите кнопку «Печать» или перейдите на вкладку «Трудовая деятельность» — оттуда также доступен вывод формы.
Альтернатива — отчёт «Личная карточка (форма Т-2)» в меню «Кадровый учёт» → «Отчёты». В 2.5 отчёт формируется по одному сотруднику за раз, поэтому для массовой печати удобнее доработанные внешние формы, если они подключены в вашей базе.
Что должно быть заполнено, чтобы карточка сформировалась корректно
Форма Т-2 собирается из нескольких источников внутри программы. Основные данные — ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС — берутся из карточки физического лица. Сведения о приёме, переводах и увольнении — из кадровых документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение».
Разделы об образовании, стаже, составе семьи и воинском учёте заполняются только вручную в карточке сотрудника (ссылки «Образование», «Семья», «Воинский учёт» и другие в шапке формы). Если эти сведения не внесены, соответствующие разделы Т-2 будут пустыми — это не ошибка программы, а незаполненные данные.
Отпуска в раздел VIII попадают из документов «Отпуск» и накопленных остатков. Если сотрудник работал до внедрения программы, начальные отпуска нужно ввести документом «Начальная штатная расстановка» или через ввод остатков — иначе история отпусков в карточке будет неполной.
Как проверить результат
ФИО, дата рождения, паспортные данные и табельный номер заполнены
Поля пустые или указаны старые паспортные данные
Все кадровые движения отражены с датами и номерами приказов
Отсутствуют переводы, которые были оформлены приказами
Указаны виды, периоды и количество дней отпусков
Раздел пуст при фактически предоставленных отпусках
Типичные проблемы и их решение
Самая частая ситуация — карточка формируется, но половина полей пустая. Причина почти всегда в том, что данные внесены не в те поля: например, образование указали в комментарии, а не в специальной таблице «Образование». Откройте карточку физического лица и последовательно проверьте все ссылки в её шапке.
Вторая проблема — в списке печатных форм нет пункта «Личная карточка (Т-2)». Это бывает при ограниченных правах пользователя или при отключённой функциональности. Проверьте у администратора, входит ли ваш профиль в группу доступа к кадровым данным, и попробуйте сформировать карточку через кадровый отчёт — у отчётов отдельные настройки прав.
Третья ситуация — дублирование сотрудника: человек числится дважды (например, как физическое лицо и как сотрудник, заведённые отдельно). Тогда часть данных попадает в одну карточку, часть — в другую. Решение — объединить дубли через сервис «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование», предварительно сделав резервную копию базы.
Нужна ли Т-2 на бумаге и как её хранить
Унифицированная форма Т-2 перестала быть обязательной для коммерческих организаций — компания вправе использовать собственную форму личной карточки или вести кадровый учёт полностью в электронном виде. Однако на практике многие продолжают печатать Т-2 из 1С, потому что форма привычна проверяющим и удобна для внутреннего аудита.
Государственные и муниципальные учреждения чаще обязаны вести личные карточки — для них печатная форма из 1С остаётся рабочим инструментом. Уточните требования в вашем локальном регламенте кадрового делопроизводства.
Если карточка ведётся на бумаге, распечатывайте её при приёме на работу и дополняйте при каждом кадровом событии: переводе, отпуске, увольнении. Подписи работника в разделах, где они предусмотрены, проставляются вручную на бумажном экземпляре.
Если стандартной формы не хватает
Когда типовая Т-2 не покрывает потребности организации — например, нужен дополнительный раздел или изменённая шапка, — есть два пути. Первый: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки». Такие формы разрабатываются под конкретные требования и не затрагивают типовую конфигурацию.
Второй путь — выгрузить карточку в Excel и доработать макет вручную. Это допустимо для разовых задач, но не подходит для регулярного документооборота: ручные правки не синхронизируются с базой и создают риск расхождений.
Что важно запомнить
Личная карточка Т-2 в 1С:ЗУП открывается из карточки сотрудника через кнопку «Печать» или формируется массово через кадровый отчёт «Личные карточки (Т-2)». Полнота карточки зависит от корректного заполнения данных физлица и кадровых документов, а не от самой формы.
Частые вопросы
Почему в карточке Т-2 пустой раздел об образовании?
Данные об образовании не подтягиваются из приказов — их нужно вручную внести в карточке физического лица по ссылке «Образование». Откройте карточку сотрудника, перейдите по этой ссылке, добавьте записи о документах об образовании и сформируйте Т-2 заново.
Можно ли распечатать Т-2 сразу по всем сотрудникам?
Да, через отчёт «Личные карточки (Т-2)» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Уберите отбор по конкретному сотруднику, задайте организацию и период — программа сформирует карточки по всем работникам. Для большого штата формирование может занять заметное время.
Нет кнопки «Печать» в карточке сотрудника — что делать?
Проверьте меню «Ещё» в форме сотрудника — печатные формы могут быть перенесены туда. Если и там их нет, вероятнее всего ограничены права: обратитесь к администратору, чтобы вашему пользователю назначили профиль с доступом к кадровым данным, либо используйте кадровый отчёт.
Как внести в Т-2 данные о работе до внедрения 1С?
Кадровые события прошлых лет вводятся документами с фактическими датами или через механизмы начального ввода данных (в ЗУП 3.1 — «Начальная штатная расстановка» и ввод остатков отпусков). Сведения об образовании и стаже заполняются вручную в карточке физического лица.
Обязательно ли распечатывать личную карточку?
Для коммерческих организаций — нет, форма Т-2 носит рекомендованный характер, и учёт можно вести электронно. Для бюджетных учреждений требования строже. Ориентируйтесь на локальные нормативные акты вашей организации и требования отрасли.
Чем Т-2 отличается от личного дела сотрудника?
Личная карточка Т-2 — это конкретная печатная форма с фиксированным набором разделов, которую 1С формирует автоматически. Личное дело — более широкое понятие: папка документов работника (заявления, копии приказов, согласия), которую программа целиком не формирует, хотя отдельные документы из неё можно распечатать из базы.