Что значит ДО в 1С:Зарплата и как оформить отпуск без сохранения оплаты

Если в табеле учета рабочего времени или в расчетном листке сотрудника в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) вы видите буквенный код «ДО», это означает отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику с разрешения работодателя. Такой отпуск в быту называют «за свой счет» или «административным». Код «ДО» закреплен в унифицированной форме табеля (Т-12, Т-13) и соответствует статье 128 Трудового кодекса РФ.

Важно не путать «ДО» с похожими кодами: «ОЗ» — это отпуск без сохранения зарплаты в случаях, предусмотренных законодательством (например, обязательные отпуска для отдельных категорий работников), а «УД» — дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения оплаты. В 1С:ЗУП каждому из этих кодов соответствует свой вид расчета и свой документ, поэтому неверный выбор приведет к ошибкам в табеле, среднем заработке и отчетности.

Ниже разберем, как именно программа регистрирует такое отсутствие, каким документом его оформить, как проверить, что зарплата рассчитана корректно, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Что означает код «ДО» и где он появляется в программе

Код «ДО» — это условное обозначение из классификатора табеля учета рабочего времени. Расшифровывается как «отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя». Работник пишет заявление, руководитель согласовывает, и на дни отсутствия в табеле проставляется «ДО» вместо явки «Я».

В 1С:ЗУП код «ДО» можно встретить в нескольких местах:

• в отчете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» — раздел «Зарплата — Отчеты по зарплате»;
• в документе «Данные для расчета зарплаты» при вводе табеля вручную;
• в расчетном листке сотрудника — как вид отсутствия, уменьшающий отработанное время;
• в настройках видов расчета начислений, где указано вытеснение при отсутствиях.

Чем «ДО» отличается от кодов «ОЗ» и «УД»

Ошибка в выборе кода — частая причина неверного табеля и претензий при проверках. Разница между кодами принципиальна: «ДО» — отпуск по соглашению сторон, то есть работодатель вправе отказать. «ОЗ» — отпуск, который работодатель обязан предоставить по закону: например, участникам Великой Отечественной войны, работающим пенсионерам, родителям и супругам погибших военнослужащих, работникам при рождении ребенка, регистрации брака или смерти близких родственников (до 5 календарных дней).

Код «УД» применяется для учебных отпусков без оплаты — например, при поступлении в вуз или сдаче вступительных испытаний. В 1С:ЗУП для каждого случая предусмотрен свой вид расчета, и программа подставляет код в табель автоматически на основании оформленного документа.

Как оформить отпуск «ДО» в 1С:ЗУП

Стандартный способ — документ «Отсутствие» (в некоторых релизах — «Отпуск без сохранения оплаты»). Он находится в разделе «Кадры — Отсутствия» или «Зарплата — Отсутствия» в зависимости от настроек интерфейса. Документ одновременно регистрирует кадровое событие и отменяет начисление зарплаты за дни отсутствия.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» (или «Зарплата») и создайте документ «Отсутствие».
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Отпуск без сохранения зарплаты» (код ДО).
3. 3
   Задайте период отсутствия — даты начала и окончания по заявлению работника.
4. 4
   Проверьте, что в документе стоит признак освобождения ставки, если на период отсутствия нужно освободить позицию штатного расписания.
5. 5
   Проведите документ и сформируйте табель Т-13 за месяц — в дни отсутствия должен стоять код «ДО».
6. 6
   Рассчитайте зарплату и сверьте расчетный листок: начисление оклада должно быть уменьшено пропорционально дням отсутствия.

Если отсутствие приходится на весь месяц целиком, удобнее использовать документ «Отпуск без сохранения оплаты» (доступен при включенной опции внутрисменных и целодневных отсутствий в настройках учета). Он полностью отменяет начисления за период и корректно отражается в кадровом учете.

Если отпуск нужно оформить задним числом

Когда зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, а отсутствие выяснилось позже, вводите документ «Отсутствие» тем же месяцем, но после расчета. Программа зарегистрирует перерасчет, и в следующем периоде появится сторно излишне начисленных сумм. Не редактируйте вручную уже закрытый документ «Начисление зарплаты и взносов» — это нарушит связность данных.

Как «ДО» влияет на зарплату, стаж и средний заработок

За дни с кодом «ДО» зарплата не начисляется. При окладной системе оплата за месяц считается по формуле: оклад делится на норму рабочих дней по графику и умножается на фактически отработанные дни. Дни «ДО» из отработанных исключаются, поэтому сумма уменьшается пропорционально.

По стажу есть важное ограничение: в стаж, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается не более 14 календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в течение рабочего года. Превышение сдвигает дату окончания рабочего года. 1С:ЗУП отслеживает это автоматически, если отсутствия оформлены корректными документами, а не ручными правками табеля.

При расчете среднего заработка (для отпускных, командировок, больничных) дни «ДО» исключаются из расчетного периода вместе с суммами — их просто нет, поэтому среднедневной заработок от отпуска за свой счет не страдает, но уменьшается база месяца.

Настройка вида расчета и типичные проблемы

В типовой конфигурации вид расчета «Отпуск без сохранения заработной платы» уже предопределен, и в большинстве случаев настраивать ничего не нужно. Но если конфигурация дорабатывалась или вид расчета создавался вручную, проверьте ключевые параметры: назначение начисления — «Отсутствие», способ расчета — без начисления (отсутствие), код в табеле — «ДО», а в списке вытесняемых начислений должны быть оклад и другие повременные начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц

Норма

В дни отсутствия стоит код «ДО», итог отработанных дней уменьшен

Тревожный признак

Стоит «Я» или «НН» — документ отсутствия не проведен или выбран неверный вид

Расчетный листок сотрудника

Норма

Оклад начислен за фактически отработанные дни, сумма меньше полного оклада

Тревожный признак

Начислен полный оклад при наличии дней «ДО» — начисление не вытесняется

Остатки отпусков

Норма

При отсутствии более 14 дней в рабочем году дата окончания года сдвинута

Тревожный признак

Дата не изменилась — возможно, отсутствие введено ручной правкой табеля

Ручной ввод табеля

Если в организации табель ведется документом «Данные для расчета зарплаты» (шаблон «Табель»), код «ДО» проставляется вручную по дням. Этот способ допустим, но рискован: программа не свяжет такую запись с кадровым приказом, не сдвинет рабочий год и не освободит ставку. Используйте ручной табель только как исключение и всегда дублируйте оформление документом «Отсутствие».

Частые ошибки при работе с отпуском «ДО»

Отдельный риск — совмещение отпуска «ДО» с больничным. Если работник заболел во время отпуска без сохранения зарплаты, пособие за дни болезни, совпавшие с отпуском, не назначается, а сам отпуск не продлевается. В 1С:ЗУП больничный в таком случае нужно вводить с даты окончания отпуска «ДО» либо сначала отменить (сторнировать) отсутствие.

Проверка результата после оформления

После проведения документа и расчета зарплаты выполните контрольную сверку. Сформируйте табель Т-13: дни отпуска должны быть отмечены «ДО», а количество отработанных дней — уменьшено. Затем откройте расчетный листок сотрудника: начисление по окладу должно быть рассчитано за фактически отработанное время, а в строках отсутствий виден вид «Отпуск без сохранения заработной платы».

Дополнительно проверьте отчет «Остатки отпусков» (раздел «Кадры»), если суммарная продолжительность отпусков за свой счет в рабочем году превысила 14 дней. И убедитесь, что в отчете по страховым взносам база месяца уменьшилась ровно на сумму неначисленного оклада.

Если сотрудник регулярно берет отпуска за свой счет, заведите в 1С:ЗУП напоминание сверять суммарную продолжительность «ДО» по каждому работнику раз в квартал. Это позволит вовремя заметить превышение 14-дневного лимита и корректно рассчитать отпускные при следующем оплачиваемом отпуске.

Частые вопросы

Чем «ДО» отличается от прогула «ПР» в табеле?

«ДО» — законное отсутствие по соглашению с работодателем, «ПР» — отсутствие без уважительных причин, то есть дисциплинарное нарушение. Оба не оплачиваются, но «ПР» может служить основанием для взыскания вплоть до увольнения, поэтому подмена одного кода другим недопустима.

Можно ли оформить «ДО» на часть рабочего дня?

Да, если согласовано отсутствие на несколько часов. В 1С:ЗУП для этого используется документ «Отсутствие» с включенной опцией внутрисменных отсутствий — указывается количество часов. В табеле день отразится как явка с уменьшенным временем.

Уменьшает ли отпуск «ДО» будущие отпускные?

Напрямую среднедневной заработок не страдает: дни «ДО» и отсутствующие суммы исключаются из расчетного периода. Но если отпусков за свой счет много, за расчетный период накапливается меньше учитываемых выплат, а длительные отсутствия сдвигают рабочий год и дату права на следующий отпуск.

Что делать, если в табеле «ДО», а зарплата начислена полностью?

Проверьте, проведен ли документ «Отсутствие» и совпадает ли его период с месяцем расчета. Затем откройте вид расчета оклада и убедитесь, что отпуск без сохранения зарплаты указан в списке вытесняющих отсутствий. После исправления пересчитайте сотрудника в документе «Начисление зарплаты и взносов».

Нужно ли освобождать ставку в штатном расписании на период «ДО»?

Это определяется кадровой политикой. Если на время отсутствия планируется временный перевод другого работника или прием замещающего, в документе «Отсутствие» установите признак освобождения ставки. Для коротких отпусков на 1–3 дня ставку обычно не освобождают.

Как отразить «ДО», если расчет ведется в другой программе, а в 1С только кадры?

Оформите документ «Отсутствие» в кадровом контуре — он зафиксирует событие и код в табеле. При обмене с расчетной системой отсутствие передастся как неоплачиваемый период. Главное — не дублировать ввод вручную в обеих программах, чтобы избежать расхождений.